基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革思考

（呂梁市城北供熱站，山西 呂梁 033000）

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)面臨的境況日益復(fù)雜，挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策需要加強(qiáng)對(duì)信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和日常管理的真實(shí)記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的發(fā)展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價(jià)值。因此，信息化時(shí)代，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理效率，切實(shí)發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，確保企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）欠缺標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺乏，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)所面臨的突出問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始實(shí)施檔案信息化建設(shè)和改革，并且投入了大量的資金和精力，但是效果卻并不明顯，甚至連一個(gè)像樣的檔案管理體系都沒(méi)有形成。究其原因，主要是由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺乏所造成的。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，必須明確信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這其中包括了信息數(shù)據(jù)的規(guī)格、文本檔案形式以及檔案分類標(biāo)準(zhǔn)等，但顯然多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有很好地完成這一工作。

（二）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重視程度，決定了信息化建設(shè)的效率和整體水平。目前，盡管國(guó)內(nèi)部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案信息化，并且組建了專門的建設(shè)小組來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，但仍有相當(dāng)一部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，這無(wú)疑造成了企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度大大延后，使得信息化建設(shè)質(zhì)量令人堪憂。

二、優(yōu)化措施分析

（一）檔案信息資源的有效收集和整合

企業(yè)檔案信息管理中，需要做好資源的收集工作，保證檔案信息收集的全面性，并且要避免資源的重復(fù)收集，也要注意防止資源的丟失，保證信息收集的有效性，為充分發(fā)揮檔案信息的作用奠定基礎(chǔ)。特別是隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)部門的數(shù)量也越來(lái)越多，企業(yè)各部門都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，不僅有生產(chǎn)信息，還有財(cái)務(wù)以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)具有重要的作用。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源管理時(shí)，要形成一套全面具體的管理體制，確保管理工作有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)資源的有效收集和整合。例如，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息，財(cái)務(wù)人員每天都要匯總相關(guān)檔案信息，并按照時(shí)間做好檔案信息的排序工作，在匯總時(shí)，要注意檔案信息的完整性和有效性，避免遺漏和丟失；同時(shí)做好檢查工作，檢查無(wú)誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財(cái)務(wù)人員錄入會(huì)計(jì)信息后，還需要設(shè)置好相應(yīng)的控制權(quán)限，并根據(jù)檔案信息的變動(dòng)情況，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、增加和修改，保證檔案信息的及時(shí)性。對(duì)于人力資源信息來(lái)說(shuō)，人力資源部門要為每位員工制定個(gè)人檔案文件夾，將員工文案信息完整地錄入，并且隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，內(nèi)部員工流動(dòng)性加劇，需要適時(shí)調(diào)整崗位，人力資源部門就要根據(jù)員工的變動(dòng)情況，對(duì)員工檔案信息進(jìn)行調(diào)整、修改，確保檔案信息的正確性、完整性、及時(shí)性，便于查詢和調(diào)取。此外，還要制定一套嚴(yán)格的檔案信息管理劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確各個(gè)部門的檔案信息管理職責(zé)，以避免和防止信息的重復(fù)錄入，使檔案信息更加清晰有效。

（二）充分落實(shí)檔案管理制度

為了加快新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理改革進(jìn)程，需要注重將檔案管理制度完全落實(shí)到管理實(shí)踐中，在確定管理標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施流程的條件下，提高管理規(guī)范性，從檔案資料收集、整理、保存等多個(gè)環(huán)節(jié)出發(fā)，制定檔案管理優(yōu)化措施。從企業(yè)運(yùn)營(yíng)實(shí)際來(lái)看，大部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理制度的全面構(gòu)建，但是由于缺乏先進(jìn)的管理理念，導(dǎo)致檔案管理改革效率低下。針對(duì)這一問(wèn)題，應(yīng)從員工層面著手，加大對(duì)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，使其明確檔案管理重要性并能高效執(zhí)行管理操作。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供需要的設(shè)備和技術(shù)保障，從而為管理制度的實(shí)施奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)管理制度在管理實(shí)踐中的有效運(yùn)用。

（三）采用信息控制措施

新的檔案管理環(huán)境下，加大了企業(yè)檔案管理難度，多種類型企業(yè)檔案信息的出現(xiàn)，對(duì)企業(yè)管理技術(shù)提出了新的要求，還需要建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)，確保檔案信息管理質(zhì)量及效率，引導(dǎo)管理人員運(yùn)用新型技術(shù)完成各項(xiàng)管理任務(wù)。檔案信息準(zhǔn)確性是保障檔案管理功能正常發(fā)揮的關(guān)鍵，如果出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤的問(wèn)題時(shí)，將對(duì)企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。因此，在創(chuàng)新檔案管理的過(guò)程中，需要采取恰當(dāng)?shù)男畔⒖刂拼胧瑸闄n案信息傳輸創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，同時(shí)要求檔案人員嚴(yán)格按照管理流程實(shí)施管理工作，是提高管理質(zhì)量的關(guān)鍵。在制定檔案管理要求時(shí)，要強(qiáng)調(diào)管理原則和管理目標(biāo)，為檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展提供指導(dǎo)。提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，推進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)為了滿足經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)展需求，應(yīng)充分考慮信息化背景下對(duì)企業(yè)檔案管理的要求，通過(guò)創(chuàng)新管理模式，有效應(yīng)對(duì)檔案管理中面臨的一系列問(wèn)題。目前的企業(yè)檔案管理，主要以提高管理人員創(chuàng)新意識(shí)為主，建立現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理有關(guān)工作的展開(kāi)提供借鑒，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)良好發(fā)展的目的。