新形勢下企業檔案管理問題探究

（呂梁市城北供熱站，山西 呂梁 033000）

公司檔案是一種對于公司尤為重要的無形資產，對于公司工作的進行和建設有著重要影響。公司檔案管理精神對整個公司管理有著不可或缺的作用，將整個公司內部管理和運營進行完整的記錄，有利于公司的穩步發展。同時，將公司檔案中智力資源和寶貴的經驗應用于當今的公司運營中，可以激發全體員工的熱情，有利于提高員工的積極性和創造性，為公司帶來更多的效益。因此將公司檔案管理重視起來，對檔案管理中存在的問題進行優化，對于公司發展有著重要作用。大數據技術在企業檔案管理中的應用的必要性。

一、企業管理理念和思想的發展

現代企業管理需要大量的技術支撐和決策依據，這些資源一方面來自于企業外部，另一方面則來自于企業內部長期積累的檔案資料。越來越多的企業逐漸認識到檔案管理的重要性和價值創造力，逐漸將檔案列為一種企業資源，作為企業發展可靠的憑證和依據，成為企業可利用或供決策的資源，在企業管理中發揮其特有的作用。而大數據技術以其快速、高效的數據收集、管理、分析和處理能力滿足了企業的這一需求，逐漸成為企業檔案管理的一種工具，并發揮出了重要作用。

二、企業檔案管理工作存在的問題

（一）企業檔案管理隨意性強

因為企業當中各種檔案資料的歸檔及保管統一性不強，導致一些本來應當保存的資料沒有被保存，因為歸檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒有任何保存價值或者是沒有長久保存價值的資料會被長期保管，讓檔案管理經營成本大幅提升。因此在這一項工作進行的過程中，自然也就會手袋人為這一因素的影響。

（二）缺乏資金，設備落后

在進行企業的檔案管理工作中，進行軟硬件的建設是保證檔案管理信息化的基礎。但是，運用軟硬件需要使用大量的資金。因此，許多企業只是將資金用于產品研發和市場開發商，所以檔案管理工作上依然處于初級階段。不但資金不足，而且企業高層對于檔案的信息化不夠重視，所以，建設信息化檔案管理建設困難重重。在大部分企業中，技術檔案信息化體系還不夠完善，而且對于技術檔案的歸檔仍然在被動狀態，上頭傳下來什么文件，便對什么文件進行處理，工作人員的主動性難以得到發揮，無法有意識地對檔案中的內容進行篩選，從而導致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構建檔案管理信息化時，前期需要用到大量的資金來對軟硬件進行購買，而企業中許多設備需要升級，因此，企業還需要優化其工作環境。

三、企業檔案管理策略

（一）規范化的完成檔案管理工作

切實依據本企業實際情況，構建出較為完善的檔案管理制度，切實依據文件材料內容開展分類及歸檔工作，積極在以往檔案信息收集方法的基礎上進行創新，積極使用事前監控收發文件以及登門尋找等措施，爭取可以將廣泛收集和重點收集相互融合起來；切實把握時間要求，遵循各種類型檔案的形成規律，在適當的時機下進行收集；促使檔案資料的收集范圍變得更為豐富一些，既應當在實際工作的過程中收集紙質載體，也需要收集其他各種介質的載體。推動檔案滾來工作向著規范化的方向轉變，要求各個檔案管理人員實際工作的過程中，依據現行規章制度中提出的要求，妥善完成檔案管理工作。各種類型載體的檔案都應當統一管理，為后續檔案信息的利用做出保證。

（二）創新檔案管理信息化服務

為了保證企業的檔案管理符合時代的發展，要不斷的更新檔案信息化服務。例如，企業可以利用網上的檢索工具，來保證資源的共享。此外，企業還可以構建電子文檔信息中心，保證用戶能夠自主的進行電子文檔的上傳。同時，對于電子文檔的下載能夠保持多個平臺進行處理。通過創新檔案管理工作，轉變檔案管理的形式，使其變成開放式管理，以此滿足用戶的需求，適應經濟的發展。通過不斷使服務主體得到創新，實現網絡遠程檢索，主體多元化建設，從而滿足管理工作的時代需求。另外，企業為了能夠更好的利用電子信息建設，可以通過人工整理，將網絡現有的電子文件信息納入利用范圍，從而實現檔案管理、信息化服務“一條龍”建設。

（三）組建高水平的信息化開發團隊

在企業進行信息化檔案建設的過程中，除了將信息化技術、信息化體系進行建立健全，同時也應針對基層人員進行合理的管理和配置，建立技能合格、素質合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的并根據企業相應的發展情況和需求，進行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應該組織及時的信息化理念培訓，結合社會信息發展的趨勢以及市場經濟狀態，進行技能上、理論上、思想意識上的培訓引導，使整個基礎人員團隊能夠保持良好的工作狀態，具備工作積極性，不僅要有技術，還要有頭腦，能夠保質保量地進行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進行技能創新、理念創新。

四、結語

隨著信息技術的快速發展，大數據技術得以廣泛應用，并將繼續迭代發展，檔案管理要積極應用新技術，轉變思想,完善管理機制，提高檔案資源的利用價值，更好的服務企業發展，同時也要防范網絡安全風險。