大中專畢業生檔案信息化管理工作的探討

（綏濱縣人才交流服務中心，黑龍江 綏濱 156200）

大中專畢業生檔案作為用人單位與畢業生之間交流的重要內容，隨著網絡的普及應用，人才服務機構傳統的檔案管理工作相對落后，無法與時代發展相適應。在這種情況下，需要加快推進大中專畢業生檔案的信息化建設，全面提升畢業檔案的信息化管理質量，更好的發揮出檔案的重要作用和價值。

一、大中專畢業生人事檔案信息化管理概述

檔案信息化管理其實質即是檔案信息的數字化和檔案管理的網絡化，即借助于網絡實現畢業生檔案信息的合理運用。同時還要積極轉變檔案管理模式，將檔案從實體管理模式轉變為數字化管理模式。在實際檔案信息化管理工作還涉及到較多的因素，其是一項較為系統的工程，是檔案信息開發利用和檔案信息資源共享的重要前提和基礎。

一直以來人才服務機構對于畢業生檔案只進行簡單的保管，但在當前信息化時代背景下，這種管理模式已無法滿足時代發展需求，這就要求人才服務機構需要不斷控制檔案信息資源，進一步拓寬檔案服務渠道，促進畢業生檔案社會效益和經濟效益的提升，加快推進畢業生電子檔案的建設。特別是在當前信息技術快速發展的新形勢下，人才服務硬件設施有了較大程度的提升，電子檔案的發展也離不開軟件技術的支持，因此需要重視軟件技術的合理應用，針對各種電子文件信息進行合并，為用人單位提供便捷和高效的檔案信息查詢服務。

二、大中專畢業生檔案信息化管理的優化策略

（一）積極構建完善的人事檔案管理系統

目前人才服務中心檔案數量十分龐大，而且呈現出不斷增長的態勢，在這種情況下，為了實現對畢業生檔案的高效管理，需要積極構建完善人事檔案管理系統，實現對畢業生檔案信息的統一和集中管理，為檔案服務水平的提升打下良好的基礎。而且在此基礎上，還需要進一步整合畢業生檔案信息資源，通過建設檔案信息數據，提升檔案信息利用效率。另外，還要借助于遠程管理系統，及時將檔案信息上傳至網絡服務后臺，為檔案利用者提供實時檔案信息查詢服務，加快推進檔案信息資源的共享。

（二）檔案信息數據庫的建設

在當前人才服務機構實際運營過程中，在針對大中專畢業生檔案管理工作中對于信息技術的應用越來越重視，而且在實際工作中也開始運用先進的管理理論和管理，以此來提升檔案管理工作的效率。基于現代技術支撐下，人才服務中心檔案軟硬件設施不斷完善，并借助于先進技術手段來構建檔案信息數據庫，為用戶及時獲取到需要的檔案信息提供更多的便利。另外，人才服務中心還結合各行業的實際需求，通過建立健全聯動機制，為各行業提供人才檢索服務，以此來提升檔案服務的效率和質量。

（三）人才服務機構與企業實現有效對接

人才服務機構通過與企業之間建立良好的溝通機制，基于企業需求來為其提供檔案信息服務。在做好已有基礎業務的基礎上，能夠為企業提供更為便捷和高效的檔案信息服務，并有效的解決各種新的需求服務。同時還要制定各種針對性的檔案服務方式，根據企業需求和人才特性實現智能匹配，實現人才服務機構與企業之間的有效對接。目前企事業單位用人需求發生了較大的變化，因此人才服務機構也需要強化自身檔案管理服務的針對性，更好的突出人才的特點和自身的優勢，實現對檔案的個性化管理，積極推進人才檔案社會化服務的進程。

（四）整合資源提高檔案服務水平

在當前信息化時代背景下，信息獲取渠道更具多元化。在這種新形勢下，人才服務機構需要基于自身檔案信息資源的基礎上，借助于網絡來加快整合資源。人才服務機構在實際工作中，可以將畢業生檔案信息在人才檔案管理系統中進行錄入，并對各機構業務領域的信息進行整合，不斷的豐富檔案數據庫的信息。這樣企業在人才招聘時可以在檔案數據庫中搜尋與其相匹配的人才信息，不僅能夠縮短招聘周期，同時也能夠降低招聘成本。在具體人才培訓工作中，通過分析入庫流動人員信息，制定具有針對性的培訓計劃，全面強化培訓的實效性。

（五）重視信息數據技術的運用和設備的更新換代

對于人才服務中心，在當前針對畢業生檔案管理工作中，需要充分應用現代網絡技術和信息技術，做好網上征集、電子著錄和查詢一體化服務。并通過建立智能搜索引擎和個人化推薦系統，開辟多形式的網上遠程服務渠道，并搭交流溝通平臺，進一步開放檔案信息數據范圍，大范圍的實現檔案信息的共享利用。另外，還要加大資金投入力度，強化信息數據技術和設備的投入，為畢業生檔案信息化管理打牢基礎。

三、結束語

人才服務機構在畢業生就業中具有重要的作用，隨著信息技術的發展，人才服務機構要順應時代的發展需求，積極對日常工作進行管理，提高服務管理人員的綜合素質，強化與企業與畢業生的溝通和交流。通過積極提升大中專畢業生檔案信息化管理水平，從而為用人單位提供有效的檔案信息，進一步提升檔案信息管理和服務的效率和質量。