檔案管理信息化效率更上一層樓

（貴州省晴隆縣檔案館，貴州 晴隆 561400）

隨著計算機技術的快速發展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經濟和社會發展的主流。從政治、經濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率。

一、培養人才

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以需要制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化、科學化。因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。與其它行業相比，檔案工作政治性、政策性、專業性都很強，在專業技能上，提高檔案從業者的信息素養和信息技能，思想上有較高政治素質，保護檔案的安全，不泄露檔案內容等。

二、更新設備

各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統一，造成了很多數據不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統一的、專業的數字化設備和專業的統一的檔案管理系統，利用這些設備可實現字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號，統一規格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現提供保障。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡，因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，利用多種信息技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案并且運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

三、統一規范

傳統的檔案管理是以檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，要運用現代信息技術管理電子文件，對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態的檔案文獻作符合信息化環境和目標的轉化，實現檔案網站和數字檔案館建設，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規、標準應涵蓋信息化建設的所有方面，包括電子文件歸檔和數字檔案管理的各個環節。數字環境下檔案工作的根本目標依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數字網絡等現代技術手段來實現檔案工作的根本目標。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，促成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

四、安全管理

檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

總而言之，檔案管理信息化是新時期社會事業發展對檔案行業提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統一部署下，強化檔案管理信息化的科學意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設備，同時加強對檔案管理人員的素質培養和技能培訓，才能在時代發展的帶動下更好地進行結構調整與升級，進而更快地實現檔案管理的信息化，為相關單位和企業提供便利，為人們提供優質的服務。