新時期加強國有企業檔案信息化建設初探

（惠州大亞灣石化工業區投資有限公司，廣東 惠州 516000）

當今社會處于全球信息大爆炸的時代，信息化網絡的建立使各行各業的發展大大提速，人們的工作和生活也越來越離不開信息化網絡，在這種時代背景下，國有企業檔案管理尤其要加強信息化建設力度，以滿足國家信息化建設及檔案管理行業的發展需求。

一、國有企業檔案信息化建設的重要性

國有企業在生產、研發和經營管理過程中形成各種有價值的需要加以保存的文件叫做國有企業信息檔案，是企業活動的記錄，也是維護國有企業職工合法利益的重要憑證，是社會和諧穩定和經濟平穩發展的有力保障。隨著信息科技的不斷發展，國有企業的檔案管理由原來的紙質檔案逐步轉變為電子化、網絡化、信息化模式，管理效率也獲了得大幅度的提升，檔案管理的安全性和完整性也得到了有力的保障。國有企業檔案管理相關部門也要結合自身實際情況，不斷提升自身的信息化建設水平，進一步推進服務質量及效率的提升。

二、存在的問題

我國國有企業檔案信息化建設已有了一定的基礎，處在發展階段，雖小有成效，但在實際工作中也存在著一定的問題，詳情如下：

（一）對檔案信息化管理的重要性認識不足，不夠重視，資金及人力缺乏。企業的工作中心都是以生產經營為主，重視利潤的增長，認為檔案管理屬于后勤行政方面的工作沒有經濟效益產生，只要不丟失不影響生產即可，不必投入大量的人力物力。所以導致企業檔案信息化建設資金不足，人才缺乏，嚴重影響了檔案管理工作的效率，導致檔案的信息化管理進程緩慢。

（二）沒有完善的標準規范作為支撐。檔案信息化管理需要有完善的制度作為支撐，在制度的規范下對方式和內容逐步加以填充，才能不斷滿足人們日益增長的社會檔案服務需求。而且隨著科技和信息多媒體的發展人們對于檔案服務的效率和便捷化要求越來越高，而現階段存在的檔案管理數字化水平較低、不規范、系統建設分散不對口等問題需要逐個加以解決。

三、加強國有企業檔案信息化建設的對應策略

（一）提高領導的重視度。企業檔案信息化管理工作對企業的和諧穩定發展具有重要的推動作用，各級領導要認識到檔案信息化管理的重要性，將企業信息納入檔案信息化建設的范疇，并指定整體規劃和方案來領導和組織企業的信息化建設。建立健全相關的管理制度和工作機制，明確工作組織體系及各機構的職責，并制定相應的考核制度，增加經費投入并明確經費使用情況，使企業的檔案管理朝著科學化、規范化、專業化的方向發展，不斷提升企業的信息化管理水平。

（二）加強檔案管理的標準化建設，共享信息資源。檔案信息化規范主要體現在管理性、業務性和技術性三個方面。《中華人民共和國互聯網信息服務管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》屬于管理性規范，是一套完整的管理規則。《企業檔案工作規范》《電子文件歸檔與管理規范》等屬于業務性標準規范，是用來規范是電子文件（檔案）的業務處理。《紙質檔案數字化技術規范》屬于技術性標準規范，它包括的內容較多，如數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范、電子文擋數據的存儲壓縮格式規范以及系統軟硬件設施技術標準等等。通過這些標準化的建設，對現行檔案管理制度及流程進行不斷的充實和完善，來達到將標準統一共享的目的。

（三）加強基礎設施建設。完善檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，是檔案信息傳輸、交換及資源共享的基礎條件，企業要通過不斷的完善這些基礎設施建設來保障帶電子檔案管理數據保存的的安全性完整性，將檔案信息化的整體效益充分發揮出來。同時要保證內網和外網的物理隔離，使它們之間各自獨立，保證檔案信息系統運行的安全性和穩定性，保障電子檔案信息收集、管理和傳輸安全。還要做好傳輸設備的保密措施，并配置正版的殺毒軟件，防止數據信息資料泄露，并設置由安全管理員、管理員和安全審計員職的三元管理制度，保證信息和運行系統的安全性。

(四）加強企業檔案管理人員培訓，提高工作人員綜合素質。企業根據部門規劃設置配備管理人員，并在上崗前對人員進行職業素質培訓，使檔案管理人員就具備保守公司機密、愛崗敬業服務群眾的良好素質。并定期通過內部培訓和外部學習的方式，對工作人員進行業務能力和計算機、統計學、社會學等各方面基礎知識的學習，不斷提升在職人員的綜合素質，在實際工作中綜合運用所掌握的知識和皆能解決實際問題，滿足人們的服務需求，不斷適應社會的變化需要。

總之，企業檔案工作要順應時代發展的需求而不斷進行更新和變革。尤其使國有企業的檔案管理關系著廣大國有企業職工的個人福利，尤其要加強檔案管理的信息化建設，使之滿足人民群眾日益增長的多元化查閱服務需求，適應國家信息化建設及檔案管理行業的發展需求，進一步推進服務質量及效率的提升。