試論人事檔案管理工作存在的問題及完善對(duì)策

呂樹洽

（東平縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 東平 271500）

一、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

（一）加強(qiáng)人事檔案管理，能夠切實(shí)提升事業(yè)單位人力資源的社會(huì)價(jià)值

與一般企業(yè)檔案管理工作不同，事業(yè)單位中的人事檔案管理工作具有一定的特殊社會(huì)屬性，具體工作的開展要依據(jù)國(guó)家法律制度進(jìn)行，才能夠更好地履行自身的社會(huì)職能。從內(nèi)容來(lái)看，它涉及事業(yè)單位員工的相關(guān)信息，直接與員工的薪酬待遇、組織關(guān)系等有著十分密切的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理，能夠有效推動(dòng)人力資源改革的進(jìn)一步深化

我國(guó)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作深受傳統(tǒng)因素的影響，在很大程度上制約了人力資源檔案管理工作的有效開展，存在很多不足之處，比如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的積極性不高、人力資源檔案管理工作的相關(guān)配置不合理、檔案管理手段落后等，迫切需要針對(duì)這些存在的問題進(jìn)行優(yōu)化提高，深化人力資源改革，在提升人力資源工作效率的同時(shí)改善其工作中存在的不合理現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員不足且管理水平不高

檔案管理其實(shí)是一份極其考驗(yàn)人的耐性的工作，工作過程瑣碎，工作內(nèi)容繁多，在管理時(shí)還需要足夠的細(xì)心。同時(shí)，大部分的檔案管理工作都被認(rèn)為沒有技術(shù)含量，不需要高知識(shí)高水平的人來(lái)完成，因此一般情況下都是由單位基層員工負(fù)責(zé)。而單位的基層員工未專業(yè)學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，缺乏經(jīng)驗(yàn)提高業(yè)務(wù)水平，提高業(yè)務(wù)技能，要培養(yǎng)既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，全面推進(jìn)事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展。完善檔案管理人員待遇，建立人事檔案管理人才機(jī)制。實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是必要的，管理人員的素質(zhì)水平和專業(yè)技能是決定政府機(jī)關(guān)檔案管理是否成功的關(guān)鍵。此外，檔案管理人員素質(zhì)低下是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)狀，但沒有真正認(rèn)識(shí)到自身綜合素質(zhì)的重要意義。檔案管理缺乏與常規(guī)學(xué)習(xí)有關(guān)的管理知識(shí)，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，降低了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同度不高，工作不積極。

（二）各項(xiàng)制度的制定不合理

在事業(yè)單位檔案管理中，管理體制的建立需要特別注意。完善的管理制度可以大大提高檔案管理人員的工作效率，使檔案管理有序、簡(jiǎn)潔。制定人事檔案管理制度時(shí)，要嚴(yán)格遵守有關(guān)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度。在法律方面，我國(guó)已經(jīng)頒布了一些關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的法律法規(guī)，在人事檔案管理的法律規(guī)范和監(jiān)督方面還存在一些問題。規(guī)范、有序、簡(jiǎn)明的人事檔案管理工作，可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，對(duì)事業(yè)單位的嚴(yán)格管理應(yīng)在制度上進(jìn)行，并要具體實(shí)施。許多高層次的機(jī)構(gòu)都抱著檔案管理的理念：檔案管理工作主要是說，做是次要的，而忙是最不必要的。這種情況的出現(xiàn)，主要是由于事業(yè)單位檔案管理制度不健全所致。標(biāo)準(zhǔn)化、條理化、簡(jiǎn)明化要求在會(huì)議中只強(qiáng)調(diào)口頭，而不是在管理系統(tǒng)中，更不用說具體實(shí)施。由于在檔案工作中缺乏對(duì)管理制度的重視，使得檔案管理人員在檔案收集整理、流轉(zhuǎn)和保管上缺乏規(guī)范性和嚴(yán)密性。

三、事業(yè)單位人力資源檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視檔案管理工作

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性，高度重視人事檔案管理工作，盡快完善對(duì)人力資源檔案管理工作的考核評(píng)估，將其納入到單位日常管理體系中；加大對(duì)人事檔案管理工作的資金投入，確保人事檔案管理制度建設(shè)、維護(hù)管理、信息化等工作的順利推進(jìn)，同時(shí)建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，還要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際需求配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備，方便工作的開展，保障檔案管理工作的安全可靠性，為檔案管理水平的提升提供物質(zhì)保障。

（二）建立完善的人事檔案管理制度

事業(yè)單位人事檔案管理涉及內(nèi)容眾多，事項(xiàng)繁雜，是一項(xiàng)瑣碎細(xì)致的工作。完善其管理制度，可以使這項(xiàng)工作更加規(guī)范。一是事業(yè)單位在制定人事檔案管理制度的過程中，應(yīng)充分考慮各方面的情況，細(xì)化并明確人事檔案信息及其材料的收集、日常整理、借閱、移交以及開發(fā)利用等內(nèi)容。二是建立完善的目標(biāo)管理考核制度與責(zé)任追究制度，在人事檔案移入和調(diào)出的過程必須詳細(xì)記錄下來(lái)，而檢索和查閱人事檔案的時(shí)候，也要做好相關(guān)登記，避免人事檔案出現(xiàn)丟失、非法修改、泄密等問題，使人事檔案管理工作規(guī)范有序。

（三）推動(dòng)人力資源檔案管理信息化發(fā)展

人事檔案是事業(yè)單位人才的信息庫(kù)，需要事業(yè)單位合理利用已有的各種資源，充分發(fā)揮人事檔案及其管理工作的作用。當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，各種先進(jìn)的信息技術(shù)在社會(huì)各行各業(yè)都得到廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位也要充分借助先進(jìn)的技術(shù)手段，更高效、高質(zhì)量地開展人事檔案管理工作。應(yīng)將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，將包括圖片、影像、文字資料在內(nèi)的已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，以紙質(zhì)化、數(shù)字化兩種形式進(jìn)行存儲(chǔ)；利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，將檔案庫(kù)中的資料進(jìn)行分類，在單位內(nèi)部將非涉密檔案發(fā)布出來(lái)，供其他有需要的部門查閱調(diào)用，在豐富人力資源服務(wù)內(nèi)容的同時(shí)，提升事業(yè)單位整體的工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位中人事檔案的管理工作也在進(jìn)行改善，將管理工作中存在的問題進(jìn)行改善，通過合理科學(xué)的措施解決。規(guī)范檔案管理工作，提升職工的專業(yè)水平以及職業(yè)態(tài)度，在良好的環(huán)境中來(lái)做好這份管理工作，并結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案的管理工作，各個(gè)部門也相互配合，一起來(lái)促進(jìn)單位人事檔案管理的發(fā)展，這對(duì)職工后期的相關(guān)憑證也有幫助。