在信息化時代下檔案管理的創新策略

何平

（云南省綏江縣城市管理綜合執法大隊，云南 綏江 657700）

一、信息時代下檔案管理工作的優勢

（一）有利于信息運用的方便性

傳統檔案管理工作開展的過程中，普遍會采取紙質檔案的管理形式，這樣就會導致在查找過程中出現不方便的問題，如果出現一點損失，就會消耗大量的時間，并提高工作人員自身的工作量。但信息化技術下開展檔案管理工作的過程中，就能夠對相關問題進行控制，還能夠方便對相關數據進行查找，避免數據出現丟失的問題和現象，從而保障能夠滿足各個方面的需求和標準。

（二）有利于檔案信息數據的完整性

我國當前社會經濟的發展速度較快，而檔案管理工作自身具備復雜性的特點，但傳統時期在開展檔案管理工作的過程中，會持續不斷的具有數據，但數據存儲容量具備限制，這就需要對相關數據進行刪除，在這樣的情況下，就會導致數據出現丟失的問題和現象。但在現階段纖細化技術檔案管理工作的情況下，就能夠對相關問題進行控制，不僅能夠存儲大量的數據，還能夠對相關數據進行備份，從而保證能夠加強檔案數據信息的完整性。

二、加強檔案管理工作水平的措施

（一）加強對檔案管理工作的重視

為了切實提高信息時代檔案管理工作水平，首先要做的就是要讓人們充分認識到檔案管理工作的重要性，這樣才能使人們更加重視檔案管理工作的開展。一方面，要進一步加大對檔案管理工作的重要性宣傳，通過宣傳使人們認識到檔案管理工作的必要性；另一方面，要及時更新檔案管理工作理念，既要重視檔案的存放和歸納更要重視檔案的后期利用，切實滿足信息化時代對檔案管理工作的要求。2.實現檔案管理資源共享信息化時代不僅在數據交互、分析上更為快捷，在數據共享上也極為便利，事業單位要做好檔案管理數據資源的共享，為可持續化發展夯實基礎。首先，優化檔案資源的基礎配置，以科學化手段完成分享。其次，在信息化檔案管理過程中，要不斷完善與優化信息庫，并逐步開放其中權限較低的內容，共享互通。最后，在自身信息化檔案管理平臺的運用過程中，針對試用體驗以及共享機制建設專門的意見反饋渠道。

（二）創新數據資料庫

越來越多的高新技術廣泛應用于生產生活領域，其中大數據技術在事業單位檔案管理中的應用中發揮著重要的作用。檔案信息管理系統實際運行過程中，只有完善的數據庫，才可以實現紙質檔案到電子檔案之間的過渡。數據庫作為檔案信息管理的基礎內容，其發展及建設是一項長期性工作。在數據庫建設工作進行過程中，應當切實遵循從低級到高級過渡的原則，明確各個環節的具體工作目標，科學合理的對信息技術和檔案管理之間的關系進行協調，推動目錄庫和數據庫相互融合，解決以往檔案管理工作中遇到的問題。為了避免出現檔案資料丟失的情況，部門負責人需要做好信息化檔案建設的安全存儲環節，最大程度地減少損失。操作人員應當學會根據重要性指數對信息化檔案進行分類，將數據分別存儲并加密，保證資源存儲的安全可靠；并隨時觀察計算機系統的運行狀態，一旦發現異常應當立即檢修，務必確保信息安全存儲和傳遞。

（三）完善檔案管理體系

各個行業在實際開展檔案管理工作的過程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發揮其自身的作用和價值看，并提高執行工作的力度，但在對相關數據和檔案整理的過程中，必須要對表現優秀的工作人員進行鼓勵，而對于一些不重視檔案工作的單位來說，需要對其進行懲罰。另外，在實際開展信息化建設工作的過程中，還需要提高對網絡建設工作的重視程度，并積極堅持先進化的發展理念和原則，還需要運用先進化的技術，確保能夠對其進行科學合理的規劃，從而保證能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎。

（四）加強檔案資料的安全和保密管理

加強檔案資料的安全管理，是對檔案進行加工、整理和保存時的一項重要工作，具有非常重要的意義，我們的基層工作人員必須時刻注意安全操作規范，并不斷學習先進技術，做好檔案信息的保密工作，確保有關數據的安全，防止檔案資料的丟失，以及檔案資料的損壞和破壞。同時，還需要對檔案資料填寫人員及整理人員進行必要的檔案知識的培訓，以便他們在做檔案資料整理時，更加與檔案管理工作相契合，因此保證檔案工作的順利進行，做好檔案資料整理人員的檔案培訓和安全管理、保密管理也是我們解決問題的一個重要的方法。

三、結束語

綜上所述，在信息時代下，各個行業中得到快速的發展，但當前我國一些部門在開展檔案管理工作的過程中，仍然在運用傳統檔案管理的方式和理念，這樣就會是相關數據得不到科學的分析，但隨著信息技術的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并不斷創新和優化傳統檔案管理形式，確保檔案管理工作能夠充分發揮其自身的作用和價值，并滿足時代發展的需求和標準。