談不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

苗亞杰

（黑龍江省鶴崗市不動(dòng)產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：在現(xiàn)在的社會(huì)形勢(shì)下，信息技術(shù)的發(fā)展，不僅實(shí)現(xiàn)了更先進(jìn)的信息交流，而且還使各個(gè)行業(yè)的工作變得更方便，其中，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，也不例外地變得更方便。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作，主要針對(duì)的是房產(chǎn)，以及地產(chǎn)等方面，在此類工作中，不動(dòng)產(chǎn)檔案種類較多，設(shè)計(jì)的內(nèi)容也比較繁雜，這就意味著，在這個(gè)信息化社會(huì)，要做好不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理，尤其是對(duì)檔案的利用，以及相關(guān)的保密工作，這也是為了符合社會(huì)的發(fā)展方向。同時(shí)，在努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化的同時(shí)，還要注重對(duì)相關(guān)工作人員的培養(yǎng)。

一、提高相關(guān)人員的檔案保密管理意識(shí)

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，首先要提高相關(guān)人員的保密意識(shí)，只有這樣，才能優(yōu)化管理模式，同時(shí)，相關(guān)工作人員可以不斷對(duì)檔案管理的步驟進(jìn)行調(diào)整，對(duì)各個(gè)部分進(jìn)行精確管理。其次，即使在信息化時(shí)代，檔案逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，但是在目前，還不能避免紙質(zhì)檔案的使用，這就要求相關(guān)人員要完善紙質(zhì)檔案的利用步驟，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。正常來說，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，首先要對(duì)同類檔案進(jìn)行編號(hào)，定期檢查編號(hào)是否齊全，排列是否有序；然后，對(duì)檔案的封面進(jìn)行編制，在此過程中。不僅要保證檔案內(nèi)部?jī)?nèi)容的完整，而且還要對(duì)調(diào)整的檔案進(jìn)行補(bǔ)充，把相關(guān)問題進(jìn)行合理的概括；接下來，就可以對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，以及封裝；最后。將所有檔案按順序排列，放置在相應(yīng)的位置，也就是入庫(kù)，由相應(yīng)管理部門進(jìn)行檔案保管工作。除此之外，所有檔案的內(nèi)容，都不允許外人查看，尤其是機(jī)密檔案，這樣才能保障檔案的保密工作，避免檔案內(nèi)容的泄露。

二、積極推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

（一）做好檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

在現(xiàn)在的社會(huì)中，做好檔案管理工作，具有非常現(xiàn)實(shí)的意義，也就是說，做好檔案管理工作，不僅可以保障國(guó)家的利益，而且還能維護(hù)人民的相關(guān)權(quán)益；同時(shí)，還能保障社會(huì)的公平，提高相關(guān)管理的專業(yè)化；結(jié)合社會(huì)的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)更高效的檔案管理。要想實(shí)現(xiàn)這些意義，就要在進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，保障電子檔案的完整性，這樣才能突出信息化建設(shè)的價(jià)值。在實(shí)際的工作中，相關(guān)管理人員，要把紙質(zhì)版檔案內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，用電子的形式體現(xiàn)出來，然后進(jìn)行相應(yīng)的分類整理，在這個(gè)過程中，要保障信息的準(zhǔn)確；然后，要對(duì)所有的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，設(shè)置不易破解的密碼，這樣才能實(shí)現(xiàn)安全的電子檔案管理工作。

（二）構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系

要構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，也就是管理平臺(tái)，只有這樣，才能更好保存相應(yīng)的數(shù)據(jù)，或者是圖片，甚至是電子語言，同時(shí)，在電子管理平臺(tái)中，這些信息還能實(shí)現(xiàn)更好的利用。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字化管理體系，具有非常大的意義，首先，不動(dòng)產(chǎn)檔案的內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)永久保存，不會(huì)像紙質(zhì)檔案一樣受損，這樣就保障了檔案內(nèi)容的完整，而且還在很大程度上避免信息的丟失；其次，檔案管理的工作變得更方便，在很大程度上，減少了人力，減少了管理工作的時(shí)間浪費(fèi)，同時(shí)，還減少檔案管理的出錯(cuò)比例；最后，對(duì)于一些機(jī)密的文件，采用電子的形式，可以最大程度地為其加密。

（三）建設(shè)完備的檔案管理庫(kù)

在進(jìn)行信息化檔案管理工作中，相關(guān)管理人員要重視安全方面的工作，建設(shè)完備的檔案管理庫(kù)，對(duì)重要檔案進(jìn)行定期備份，避免信息出現(xiàn)丟失，或者人為竊取。同時(shí)，相關(guān)管理人員在工作中，還要加強(qiáng)檔案管理體系的硬件設(shè)施建設(shè)，將相關(guān)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)最大化的利用，實(shí)現(xiàn)更好的信息化管理工作，盡可能提高不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用價(jià)值。需要注意的是，相關(guān)管理人員還要定期更換設(shè)備，保障管理基金的有效使用，建設(shè)更加安全的檔案閱讀體系。除此之外，相關(guān)管理人員還要定期對(duì)軟件進(jìn)行調(diào)試，并采用先進(jìn)的殺毒方式，排除相應(yīng)的病毒侵入等問題，避免檔案出現(xiàn)被盜用，保障相應(yīng)檔案內(nèi)容的嚴(yán)密性，以及安全性。

三、提高相應(yīng)檔案管理人才的素質(zhì)

要想實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的利用以及保密，還要提高相應(yīng)檔案管理人才的素質(zhì)。在對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，要引導(dǎo)其學(xué)習(xí)相關(guān)法律，保障其充分掌握法規(guī)知識(shí)，提高對(duì)檔案機(jī)密性的認(rèn)知，根據(jù)法律做好相應(yīng)管理工作。同時(shí)，相關(guān)培訓(xùn)人員還要嚴(yán)格要求自己，提高自己的專業(yè)能力，保障正常的檔案歸納能力，熟悉所有管理方式，遵守相關(guān)的法規(guī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的更好管理。除此之外，培訓(xùn)人員還要加強(qiáng)檔案管理方式的開發(fā)，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)管理的相關(guān)要求，對(duì)管理工作進(jìn)行合理的分析，對(duì)管理人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，使其滿足檔案管理要求的能力，做到對(duì)每個(gè)人進(jìn)行個(gè)人分析。

四、結(jié)束語

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)更好的利用和保密工作，就要提高相關(guān)管理人員的保密意識(shí)，建設(shè)安全合理的檔案管理體系，將檔案內(nèi)容信息化的同時(shí)，保障檔案內(nèi)容的完整，并定期進(jìn)行檢查，做好相應(yīng)備份。同時(shí)，相關(guān)管理人員還要定期對(duì)硬件進(jìn)行更新，做好相應(yīng)軟件的防病毒工作。除此之外，相關(guān)管理人員還要積極學(xué)習(xí)有關(guān)法律，根據(jù)法規(guī)進(jìn)行管理工作，只有這樣，才會(huì)保障不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的正常進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)更好的檔案利用以及保密工作。