信息化背景下報社文書檔案管理工作優化研究

花召汶

（濰坊日報社，山東 濰坊 261041）

引言：近幾年，信息技術得到了快速發展，在管理文書檔案時，如果報社員工仍舊依托原有理念，所取得工作成果往往無法達到預期，只有引入信息技術，對管理方法進行創新，才能使工作獲得應有效用，由檔案所提供信息資源的利用率，自然會得到提高。由此可見，本文所研究內容，具有十分突出的現實意義。

一、文書檔案管理價值

（一）實現資源共享

管理文書檔案的目的，主要是充分利用信息資源，使其作用得到發揮，資源共享的重要性，自然不言而喻。傳統管理模式的局限性較為嚴重，無法及時共享優勢資源，由此而引發的問題，主要表現為資源利用率難以提高。信息時代的來臨，為報社提供了全新的管理思路，引入信息技術，可以實現資源的高效共享，員工可利用互聯網，對檔案進行實時的查詢與使用，另外，信息傳遞也更加便捷，這與信息時代所提出要求高度契合。

（二）提高管理效率

文書檔案的傳統管理模式以人工管理為主，報社內部需要管理的文書檔案涉及多個方面，員工即使投入大量的時間，也難以保證百分之百的準確率，一旦有問題出現，所帶來影響往往無法預估。對信息技術加以利用，實時歸檔辦理完成的文件，精簡歸檔程序，不僅能夠加快收集、整理文書檔案的速度，還可以為準確率提供有力保證。

（三）保證文書檔案完整

信息時代，諸多領域均被信息技術所影響，檔案管理也不例外。基于信息技術所開展管理工作，可以在信息管理平臺的幫助下，實現文書檔案的集中管理，另外，該平臺的作用還體現在幫助員工控制管理環節，對管理步驟進行記錄的方面[1]。實踐證明，在工作中引入該平臺，可以達到實時監控信息的效果，員工可以視情況修改或利用信息，使其價值得到實現。

二、文書檔案的信息化管理策略

報社原有管理模式的信息水平較低，利用其管理文書檔案，所取得成果有限，引入可用于管理的信息技術，對管理模式加以改善，自然很有必要。在開展相關工作時，以下內容需要引起重視：

（一）優化現有管理制度

通過調查能夠發現，管理制度所具有信息化水平較低的問題，在報社內部較為常見，該問題所帶來的影響，主要體現在以下方面：其一，管理混亂；其二，信息丟失。由此可見，不完善的管理制度，給信息技術所具有價值的實現，帶來了一定的負面影響，要想利用信息技術，高效完成管理文書檔案的工作，優化現有管理制度就顯得很有必要。首先，增加并完善涉及信息管理的制度，明確采購、使用和維護設備的步驟與標準，將責任落實到個人，增強管理人員的責任感，為后續工作的開展奠定基礎。其次，通過適當的獎勵與懲罰，給員工以激勵，表揚工作態度良好的員工，在條件允許的前提下，給予一定的物質獎勵，批評工作態度不端正的員工，使其對所從事工作的重要性引起重視。再次，加大監督力度，組建以監督為主要工作的審查小組，保證監督、審查等環節的作用，在報社內部得到充分發揮。最后，制定對員工能力進行考核的制度，將員工劃分成不同的等級，以能力考核結果為依據，適當調整薪資水平，激發員工積極性，使其能力得到應有的提高。

（二）及時轉變管理觀念

信息管理并非對文書檔案進行信息管理，而是以信息技術為依托，集中管理并利用文書檔案。目前，多數報社在開展相關工作時，均未認識到信息管理所強調的重點，工作效果自然和預期相距甚遠。由此可見，科學的觀念是保證工作順利開展的關鍵。一方面，報社管理人員應及時轉變自身理念，對管理流程進行優化，提高日常工作的信息化水平，使其更加符合信息時代所提出要求。管理人員對管理效果起決定作用，因此，要想使管理工作的價值得到凸顯，對員工素質、水平進行提高很有必要，這就要求報社定期開展培訓活動，向員工傳授信息技術的相關知識，幫助員工掌握利用相關技術管理文書檔案的方法，為該項工作的發展提供支持[2]。另一方面，在管理文書檔案時，員工應將信息技術作為主要工具，在信息技術的輔助下，提高管理質量與效率。當然，報社所給予支持的力度，同樣會影響工作的成果，報社可視情況，增加用于信息設備購入的金額，事實證明，這樣做給管理工作帶來的影響，往往是直觀且深遠的。

（三）適時引入信息技術

信息水平低的主要表現，就是信息技術的價值沒有得到凸顯，例如，報社管理文書檔案的載體，仍舊以紙質為主，僅有部分文書檔案，通過信息技術進行了處理。要想解決上述問題，有三點內容需要引起重視：首先，加大開發信息管理系統的力度，聯合相關單位，制定能夠滿足信息時代要求的管理軟件，優化現有管理工具，為信息管理及后續工作的開展奠定基礎；其次，充分利用安全系統、遠程控制軟件，全面管理文書檔案的使用，提高安全水平，為管理工作所取得效果提供保證；最后，完善管理系統的查詢功能，保證員工可對所需信息進行快速查詢，在此基礎上，制定修改期限，使文書檔案的實用性，得到應有的保證，當然，這樣做也有利于信息管理作用的發揮。

結論：通過上文的敘述可知，信息時代，傳統理念和工作模式均面臨著被淘汰的命運，報社管理文書檔案時，主要存在信息水平低、制度不科學等問題，只有對管理人員的信息意識進行強化，以實際情況為切入點，優化現有制度，才能使管理工作更加符合信息時代所提出要求，這也為報社發展注入了源源不斷的動力。