事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

孟祥宏

（五大連池風(fēng)景區(qū)自然保護(hù)區(qū)旅游發(fā)展委員會(huì)——游客信息服務(wù)中心，黑龍江 黑河 164155）

引言：在當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，綜合國(guó)力的不斷增強(qiáng)，社會(huì)的快速進(jìn)步，在這些因素的綜合作用下，社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)內(nèi)部都產(chǎn)生了新的動(dòng)力和需求，這些動(dòng)力和需求要求著各行各業(yè)突破固有，不斷創(chuàng)新，而檔案管理行業(yè)就是其中之一。事業(yè)單位檔案管理是檔案管理的一個(gè)重要應(yīng)用方面。在我國(guó)的事業(yè)單位的發(fā)展壯大以及檔案管理行業(yè)的飛速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作方面取得了一定的成就，相關(guān)的管理體制也在進(jìn)一步地完善，但是其目前的發(fā)展現(xiàn)狀中還是有一定的問(wèn)題存在。因此，對(duì)其進(jìn)行研究，并提出相關(guān)的改進(jìn)措施予以改善解決，是十分重要的。

一、檔案管理的概述

檔案管理，顧名思義，就是在實(shí)際的單位生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中，對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行相關(guān)的處理和整理的工作。檔案管理的信息種類(lèi)可能是多種多樣的，包括圖表信息、文字信息、圖片信息等各種相關(guān)的信息類(lèi)型。檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是一種廣泛存在的工作崗位了，因?yàn)樵诋?dāng)今這個(gè)信息化的社會(huì)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，信息差所導(dǎo)致的各種公司虧損甚至破產(chǎn)的例子不勝枚舉，相關(guān)的企業(yè)檔案管理人員甚至是政府和事業(yè)單位的工作管理人員也都紛紛意識(shí)到了檔案管理工作的重要性作用和意義。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性意義缺乏認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)管理工作人員，缺乏對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)知。檔案管理信息化建設(shè)工作不僅有利于檔案管理人員減輕相關(guān)的工作任務(wù)和工作力度，進(jìn)行更為科學(xué)而有效的檔案管理工作，因此，是十分有利的一項(xiàng)建設(shè)工作。但是，目前，我國(guó)的檔案管理人員還是保持著傳統(tǒng)的檔案管理思想，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，思維更新，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性的意義還沒(méi)有相關(guān)的了解和認(rèn)識(shí)，這是十分不利的。

（二）行政管理色彩偏重

在目前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀中，不少事業(yè)單位中的檔案管理部門(mén)雖然大力進(jìn)行號(hào)召要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代潮流，但是號(hào)召總歸是號(hào)召，只是流于表面，并沒(méi)有進(jìn)行進(jìn)一步地采取措施進(jìn)行改革。不少事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)的行政管理色彩還是比較嚴(yán)重，并沒(méi)有進(jìn)行公開(kāi)化的改革，常常還是會(huì)出現(xiàn)職員受賄的問(wèn)題。

（三）規(guī)劃不清晰。

眾所周知，良好的規(guī)劃是事件成功的一半，無(wú)論什么工作或者任務(wù)，都應(yīng)該有一個(gè)良好的具體的科學(xué)的規(guī)劃，這樣才有利于其后續(xù)的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也應(yīng)該是如此。但是，目前，許多事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中并沒(méi)有一個(gè)具體的、清晰的規(guī)劃，往往是進(jìn)行到一半之后才進(jìn)行下一步的規(guī)劃，屬于“走一步看一步”的類(lèi)型，這樣會(huì)使得在其具體的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)一定的混亂局面，從而浪費(fèi)一定的人力、物力、財(cái)力，往往最后落得事倍功半的結(jié)果，這是十分不利的。

（四）檔案管理系統(tǒng)有待完善

目前，社會(huì)上的許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理這一塊已經(jīng)有了一定的了解，并且也已經(jīng)意識(shí)到了其作用和重要性意義。但是，對(duì)于檔案管理的系統(tǒng)這方面卻沒(méi)有相關(guān)的進(jìn)一步的了解，許多事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)自從買(mǎi)來(lái)后就沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)和定期的更新過(guò)，對(duì)于市場(chǎng)上現(xiàn)今流行的檔案管理系統(tǒng)的性能和型號(hào)也是不甚了解，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)施設(shè)備條件情況有待進(jìn)一步改善。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的工作路徑

（一）加強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)工作人員的檔案管理意識(shí)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)必須采取的措施。檔案管理工作即使采取了數(shù)據(jù)化的模式，使用了電子化信息技術(shù)，但是還是一項(xiàng)主要由人來(lái)完成的工作，因此，對(duì)于加強(qiáng)相關(guān)的檔案管理人員的意識(shí)是十分重要的。檔案管理人員的意識(shí)提高了，自主能動(dòng)性和積極性增強(qiáng)了，無(wú)疑會(huì)使檔案管理工作達(dá)到事半功倍的成效。相關(guān)的企業(yè)和部門(mén)，可以多多召開(kāi)相關(guān)的專(zhuān)題講座，播放一些職員喜聞樂(lè)見(jiàn)的影視或者資料，多多宣傳檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要性意義，培養(yǎng)員工的責(zé)任意識(shí)。

（二）健全檔案管理工作制度

健全檔案管理工作制度，建立權(quán)責(zé)明晰、獎(jiǎng)罰分明的工作管理制度，使每個(gè)人確定好各自的工作職責(zé)，培養(yǎng)工作人員的責(zé)任感。對(duì)非正式職員也要進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)每日的打卡記錄確定其出勤的情況，并讓每個(gè)工作人員記錄當(dāng)天的工作日志，明確責(zé)任和工作進(jìn)程。除此之外，還要建立相對(duì)應(yīng)的檢查制度，讓每一個(gè)檔案管理工作都有人員進(jìn)行監(jiān)督和審查，防止工作人員故意損害檔案或者銷(xiāo)毀記錄和篡改記錄，防止信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，保證信息的真實(shí)性和檔案管理工作的嚴(yán)密性和合理性。

（三）完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，強(qiáng)化軟件維護(hù)和管理，對(duì)于提高檔案管理的工作質(zhì)量是十分有效的。針對(duì)當(dāng)今的事業(yè)單位中檔案管理工作所存在的問(wèn)題，公司應(yīng)該予以相關(guān)的重視，加大對(duì)其資金、人力、物力的投入，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)施維護(hù)工作之后，還要加強(qiáng)軟件維護(hù)和管理的工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)事半功倍的效果。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化力度對(duì)于檔案管理行業(yè)和社會(huì)以及國(guó)家來(lái)說(shuō)，都是十分有利的。因此，對(duì)于其相關(guān)現(xiàn)狀中要有一定的關(guān)注，對(duì)于其發(fā)展中存在的問(wèn)題，要采取相對(duì)應(yīng)的措施，好好解決，從而推動(dòng)我國(guó)檔案管理行業(yè)的發(fā)展。