醫院電子檔案管理存在的問題和原因探討

劉文靜

（黑龍江省海倫市婦幼保健院，黑龍江 海倫 152300）

一、醫院電子檔案管理發展現狀

電子檔案是檔案工作中的新事物，較之于傳統的傳統紙質它具有一系列的優點，因而被廣泛運用到各行各業的檔案管理工作中，大量的實踐表明，電子檔案確實可以有效地提高工作效率。特別對于醫院這種工作單位來說，醫院每天都會產生大量的電子檔案，每天也有眾多的電子檔案被查取、調用等，電子檔案以較低的成本、較快的傳輸速度、檢索速度快、信息量巨大等優勢被大中小醫院所青睞，極大地便利了醫院各項業務的開展。隨著科技的不斷發展，很多醫院在自身的信息化建設方面也投入了很多的力度，如醫院信息系統建立、電子病歷病案系統等，像投影儀、復印機等自動化辦公系統更是在一些大型醫院中實現了普及。這些都為醫院的檔案管理工作帶來了新的挑戰。在這樣的時代形勢下，醫院電子檔案管理工作更是應該不斷調整自己的工作理念和工作方式，堅持用戶思維，努力為患者、工作人員建立一個高品質、便捷化的檔案服務工作。

二、醫院電子檔案管理存在的問題

（一）安全隱患

俗語說道，“信息就是財富，安全才有價值”。隨著計算機網絡的不斷普及和發展，基本上全國各地的醫院都開展了自身的信息化建設，建立了自己的醫院信息系統。因為醫療行業工作的特殊性，一般來說醫院的信息系統都是每天24小時不間斷運行，那么其安全問題就成為影響系統順利運作的核心。

首先，部分醫院防火墻訪問措施不健全，一般來說，醫院的辦公網絡都是由內部網絡和外部網絡一起組建，做起其中的重要保障防火墻是一直有效性比較強的網絡安全措施。因而，在電子檔案管理系統中，醫院應該做好防火墻的安裝和維護工作，以提高檔案的安全性。然而，在現實生活中很多醫院并不是很重視這項建設，尤其是個人終端電腦上，多數人都只是在網絡上下載的免費軟件，甚至一些工作人員的電腦上根本沒有裝防火墻，這不免會對各種文檔和數據帶來一定的安全風險。其次，安全規章制度有待健全，對于醫院來說，醫療是其核心業務，在醫療規則制度方面往往比較重視，在檔案的安全機制方面有些忽視，這一定程度上影響了檔案管理工作的安全形象。

（二）存儲標準不規范

電子檔案的存儲方式比較多樣，然而醫院在這一方面缺少統一的規定，這就使得電子檔案在調用的時候不能根據統一標準檢索，甚至出現文件損壞的情況。特別是對于文字類的電子檔案來說，常用的格式有TXT性-形式的純文字文檔、doc形式的Word文檔、PDF形式的可移植文檔等。這些文檔有的必須借助于一定的瀏覽器才能查閱，這為電子檔案的存儲帶來了一定的兼容性難題。至于圖片類的文件，其格式更是由jpj、gif、raw、bmp、edr等幾十種形式，不同的形式在像素、存儲大小等方面有很多的差異，一旦管理者在存儲格式調適中出現錯誤，就容易對檔案造成難以彌補的損失。

（三）檢索、調用中存在的問題

雖然部分醫院都購買的一定的醫療數據資料，然而多數醫院購買的內容實在單一，在檔案管理工作中工作者還是會不可避免地使用到一些互聯網的搜索引擎，以獲取到自己想要的一些資源。然而，面對來自于網絡的大量參差不齊、甚至是缺乏真實性的一些資料，還需要管理者加以篩選和過濾，一方面需要檔案工作者提高自己的信息鑒別能力，一方面也需要豐富醫院的數據資源庫，為檔案管理者提供更為豐富的權威型資料。

三、醫院電子檔案管理存在問題的原因分析

（一）客觀方面

醫院電子檔案管理工作出現以上一系列的問題，從客觀上來說是因為檔案管理工作本身的工作對象和工作性質。電子檔案管理的工作對象是一系列的檔案，除了最基礎的文件存儲、查找、整理工作，工作者還要隨時隨地根據不同人的需求去調取各種資料，對大量相關的電子文件數據進行處理，這就意味著工作者要付出更多的時間和精力，要隨時隨刻保持嚴謹、細致的態度。

（二）主觀方面

首先，醫院電子檔案管理工作存在地區邊緣化、權責不明確，管理部分過多且分散的情況。醫院內部不同分支部門管理著眾多種類的電子文檔，文檔之間還存在很多的交集，有時候很難分清楚不同部分在電子檔案上的工作權限。甚至有時候因為缺乏溝通，因為電子文件的存儲引發的矛盾層出不窮。其次，工作者缺乏檔案存儲的意識，日常工作中產生的海量電子文檔沒有人有意識地進行科學處理，大多時候就自己存在自己的電腦里，如果做不到及時歸檔，很容易出現文件丟失的情況。

四、總結和思考

檔案管理工作的發展一個長期的、循序漸進的過程，隨著科技發展水平的不斷提高，越來越多的醫院意識到了檔案管理工作的重要性，并積引進計算機、投影儀等現代化辦公設備，這使得很多醫療機構的信息化建設有了資金的保證。一些檔案管理人員也注重自身的不斷學習，在工作中能夠及時錄入和登記材料信息，提高服務水平，推動了醫院檔案管理工作的現代化、數據化、電子化發展，也更好地為臨床醫療工作者提供了有力的數據支持，推動了我國醫療行業的進一步發展。