淺述新時期電子信息檔案管理系統的建設及應用

劉蕾

（天津北辰科技園區總公司，天津 300405）

一、電子信息檔案管理系統構建所應遵循的基本原則

（一）規范化。任何工作要想保持一個穩定發展的狀態，都需要將其安全性、秩序性保障起來。電子信息檔案管理系統的建設與一般的檔案管理工作有著較大的差異，互聯網信息技術的介入，使得系統很容易遭黑客攻擊，一些數據信息被刪減或修改。所以基于電子信息檔案管理系統應用的安全性、可靠性要求，需要在系統建設期間，分析可能會存在的安全隱患問題，確保每一個工作階段都能夠將規范化標準推廣，管理質量提升能夠給電子檔案應用帶來積極的推進作用。

（二）一體化。一體化指電子信息檔案統一管理階段，做好集成化的管理模式應用，當各種數據信息資源能夠協調性應用，那么電子檔案的真實性、可靠性就有了良好保障。電子信息檔案管理系統應用期間會生成一個較為完成的生命周期，為了避免在管理階段遇到一些突發性問題，在電子信息檔案管理系統建設階段，應探索管理周期設置要求，實現對電子檔案的有效性管理與應用。

（三）自動化。自動化在電子信息檔案管理系統建設階段的要求，就是針對電子檔案的自動生成，檔案管理員通過系統應用，對相應的電子檔案數據信息進行搜集、整理，經過分類、整合之后能夠對已有的電子檔案信息資源進行深入的分析與研究，探索其本身的價值影響。整合過程中，將文件自動合成處理，為后續的利用提供便捷條件。

二、目前電子信息檔案管理中存在的安全問題

（一）電子信息檔案管理面臨硬件環境普遍不足

電子信息檔案管理必須有好的硬件環境作支撐，主要包括強大的數據庫服務器、應用服務器、入侵檢測系統及防火墻系統等。由于現行的電子信息檔案普遍采用集中存儲的方式來存儲，隨著電子信息檔案的不斷增多，大量的數據存儲和查詢，容易造成系統的緩慢和崩潰。而入侵檢測系統及防火墻系統也相對滯后，都已經無法滿足現行電子信息檔案的管理需求。

（二）電子信息檔案管理面臨網絡開放的威脅

電子信息檔案處在開放的信息環境中，它會因為計算機網絡分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內容任意刪改、增減。同時網絡系統還隨時有可能遭到網絡病毒以及來自黑客的各種非法攻擊，給系統造成不穩定或者導致崩潰，使電子信息檔案數據泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來不可彌補的后果。

（三）電子信息檔案管理中還面臨管理制度相對滯后、管理人員職業意識不強和信息安全知識匱乏等問題

由于電子信息檔案管理制度相對滯后，管理責任不明確，造成管理混亂以及數據丟失等，使電子信息檔案的利用率不高；更有些管理人員職業意識不強，管理上存在自我隨意、亂操作等情況，對系統用戶隨意刪減、添加，對登陸權限隨意更改，造成一些用戶隨意訪問、越權訪問管理系統，對信息檔案數據進行隨意查看、非法下載和使用；還有部分電子信息檔案管理人員信息安全知識匱乏，對信息技術掌握不足，已不能完全滿足和適應當前電子檔案管理工作的需要。

三、探索檔案館電子信息檔案管理系統設計

電子信息檔案相對于傳統紙質檔案具備明顯的優勢特點，需要從資料內容、實效性兩個方面進行分析研究，要求檔案管理員在實踐工作階段，做好對自身業務的拓展，需要將系統操作、系統模塊設置工作全面開展，具體從以下幾個方面展開分析：（1）系統架構層應用。系統各項業務控制管理，比方說在訪問數據信息統計方面，對這部分內容進行緩沖，這樣在系統應用期間，檔案存儲與應用期間的其他數據信息內容的更新效果逐步增強。系統架構層的應用，能夠將各項工作分層次的開展。（2）系統操作層應用。電子信息檔案管理系統應用期間，在設計方面人性化的操作界面設置是十分關鍵的，能夠滿足高效的系統應用需求。檔案管理者需要做好對系統各個功能模塊的分配與完善，面對相應的電子信息檔案的處理，能夠達到理想化的工作要求。（3）系統業務層應用。檔案館檔案管理工作需要將業務流程統一設置，通過電子信息檔案管理系統的各項功能分工，將拆分工作依據電子信息檔案管理要求進行，這樣就能將各項功能的配置效果逐步增強，在實踐階段各個模塊相互配合，提升檔案管理質量。

四、電子信息檔案管理的有效方法

（一）構建強大的信息安全防范體系

主要包括為電子信息檔案管理系統服務器和用戶終端安裝防毒軟件和防火墻系統以及對重要電子信息檔案進行定期備份等。通過在服務端和用戶終端安裝殺毒軟件，能有效避免電子信息檔案在使用管理過程中，被病毒侵害以及被非法盜取、任意篡改等情況的發生，最大程度減少電子信息檔案管理工作的損失。然而，安裝強大的防火墻系統也十分必要，通過該系統能有效阻擋來自外部網絡的非法用戶對檔案管理系統的入侵及破壞，為電子信息檔案管理工作構建又一道安全屏障。由于惡意病毒對電子信息檔案的破壞無處不在，所以對重要電子信息檔案進行定期備份也相當重要，通過定期備份，能極大降低信息數據由于系統崩潰而造成無法還原的現實，一般可選擇服務器備份及光碟或移動磁盤備份等形式。

（二）建立完善的電子信息檔案管理制度

根據國家對電子信息檔案管理的有關規定，結合本單位實際，制定出適應本單位的管理制度，從制度源頭保障電子信息檔案管理的安全。如：電子信息檔案管理工作流程、電子信息檔案管理工作人員職責、電子信息檔案利用制度、電子信息檔案備份制度以及電子信息檔案應急安全防范措施等，通過制度的建立，讓每一個環節都有制度作保證，從而杜絕管理混亂、責任不明等情況，讓電子信息檔案管理更科學、更規范。

結束語

新時期的檔案管理工作結合價值影響需求、順應社會時代發展需求，做好電子信息檔案管理系統建設，提升檔案應用價值是十分關鍵的。顯然傳統的檔案管理工作已經不能滿足社會發展目標，需要檔案工作者探索全新的管理模式與方法，提升檔案的社會服務價值。