事業單位管理檔案管理中現代化方式的運用分析

白月玲

（呂梁市離石區水利局，山西 呂梁 033000）

一、現代化方式在事業單位檔案管理中的運用分析

（一）檔案檢索與目錄管理中應用

隨著事業單位快速穩定的發展，促進了事業單位檔案管理工作的開展。事業單位在進行檔案管理時，應當注重建立檔案目錄，而此項工作也是最為基礎性的工作，并且與檔案管理存在必然的聯系。隨著信息化時代的到來，事業單位管理人員在進行檔案管理時，應當注重信息技術的合理運用，將信息技術與事業單位檔案管理進行有機結合，注重檔案管理形式的轉變，實現檔案管理的信息化。基于國內檔案管理角度來分析，已經逐漸成立了專業的工作軟件，通過運用這些先進的軟件，不僅可以對檔案目錄和檔案資料的內容進行科學的分類，還可以根據實際內容和關鍵詞將檔案資料合理的錄入到計算機的系統中，以此實現檔案在管理過程中的規范性。總而言之，事業單位在進行檔案管理時，要充分發揮現代技術的優勢，實現檔案管理的智能化，進而提高檔案管理的效率。

（二）檔案管理輔助業務中的運用

由于檔案管理涉及諸多方面的內容，致使其管理往往具有一定的復雜性。尤其檔案的搜集、整理、鑒定等具有輔助性工作。事業單位在進行檔案管理時，難免會產生部分較大的檔案信息，對當前這類信息而言，需要在后期對其進行處理。而現代化方在檔案管理輔助業務中的運用，解決了以往管理存在的問題，實現了現代管理的新突破。通過當前這種管理模式的實施，不但有助于對相關信息進行高效處理，而且對于輔助性工作效率的提升發揮著重要的作用。在一定程度上減小了相關管理人員的壓力，減輕了其工作量，為整體管理效率的提高發揮著重要的促進作用.

（三）檔案庫房管理中的運用

事業單位在進行庫房管理時，為了提高庫房管理效果，就要合理運用現代計算機技術，充分發揮現代技術的優勢，注重庫房管理模式的創新發展，將計算機技術與庫房管理進行有機結合，同時要與相關設備進行有效的結合，實現檔案庫房的信息化管理，從而提高其檔案資源的安全性。在上述工作的基礎上，事業單位可運用計算機技術建立完善的設備監控系統，通過該系統對庫房相關設備進行實時監控，確保檔案管理環境符合相關管理標準。在實際的管理過程中，倘若出現庫房管理標準與實際情況不符的情況，此時監控系統將會發出報警，及時對事業單位檔案管理人員發出提醒，督促管理人員做好完善工作。因此，事業單位在進行檔案庫房管理時，通過現代化方式的合理運用，極大地提升了檔案信息管理水平，實現了檔案管理的智能化與規范化。

（四）檔案形式轉變中的利用

根據相關數據調查顯示，電子文件管理方式成為當前事業單位檔案管理的主要模式。與我國傳統紙質文件管理相比較而言，電子文件管理方式有著較高的優勢，克服了傳統管理方式的弊端，實現了現代化管理的目標。通過電子文件管理方式的實施，不但為后續檔案資料調查提供了重要的保障，而且還有助于提升其管理效率。基于此，事業單位檔案管理人員要意識到現代管理方式的重要性，并在實際的管理過程中，借助計算機技術建立檔案數據庫，將檔案管理相關數據信息納入數據庫中，實現統一化管理。通過檔案數據庫的合理運用，從根本上加強了檔案管理形式的規范化，對于實現事業單位檔案的一體化管理至關重要。

二、運用現代化方式進行檔案管理的注意事項

（一）創新檔案管理途徑

事業單位在進行檔案管理時，相關管理人員要意識到現代技術對于提升管理水平，促進檔案管理工作發展的重要性。并在實際的管理過程中，逐漸加大現代技術的投入，創新檔案管理模式。同時，事業單位要建立相應的管理機構，由其負責事業單位日常檔案管理工作，管理機構在進行檔案管理時，要根據實際情況，編制出一套科學合理的體系，不斷完善檔案管理制度，定期對檔案資料開展檢查工作，促進檔案管理工作過程中現代化。

（二）注重檔案管理中服務方式的創新

在信息化時代背景下，事業單位要開發一切可以為檔案管理而服務的技術，并注重這些先進的現代技術與檔案管理進行融合，著重于構建檔案信息網絡。在檔案管理的過程中，事業單位要實際管理需要，以及社會的需求，合理開發和利用檔案資料，實現檔案資源應用價值的最優化，事業單位要注重檔案管理工作的轉型，實現現代化管理。對于部分傳統檔案資料而言，應當將其與現代檔案進行有效融合，最大限度發揮其所長，實現資源方面的優勢互補。據此，事業單位要根據本單位的具體情況，優化傳統的檔案服務管理模式，促進事業單位檔案管理服務方式的創新以及發展。

三、結語

綜上所述，事業單位在檔案管理過程中，由于受到諸多方面因素所影響，導致其檔案管理仍然存在諸多方面的問題，嚴重影響著事業檔案管理水平的提升。基于此情況下，事業單位要積極轉變檔案管理理念，注重創新檔案管理模式，將現代化方式應用到檔案管理過程中，克服傳統檔案管理存在的弊端，解決以往管理面臨的工作效率低。信息錯誤等問題，進一步推進事業單位檔案管理的現代化進程，進而推動事業單位的良好發展。