新形勢下檔案管理工作的規范化

王偉巍

（福建省三明市人力資源和社會保障信息中心，福建 三明 365000）

一、檔案管理工作的意義

新時期下檔案管理工作，對單位的發展越來越重要。把檔案中的信息和資料進行有效的整合和利用，可以更好服務和促進單位的建設和發展。檔案記錄著單位的歷史發展，在一定程度上可以反映單位的發展趨勢。而決策者可以充分利用檔案中的信息，作出有效的決策，制定相應的發展策略，使單位在未來的發展中更加的有方向、有目的。因此，檔案管理工作有重大的意義，要不斷規范檔案管理工作。

二、新形勢下檔案管理工作的對策

（一）完善檔案管理的規章制度

隨著社會的進步和經濟的發展，越來越多的人意識到檔案管理在各項事務中的重要性。但由于檔案管理工作人員思想比較落后，不重視檔案管理工作，加之檔案管理制度不健全，規章制度實用性差，進而導致檔案管理工作不規范。因此，要不斷完善檔案管理和規章制度，保證管理方案切實可行。

在制定檔案管理工作制度時，各單位應該結合實際情況制定，根據出現的問題積極調整。制定的規章制度要明確管理檔案人員具體情況，檔案管理工作具體內容，以及檔案管理工作的新要求，還有各方面的軟硬設施管理辦法，來保證規章制度的實用性。另外，為了保證檔案管理制度的廣泛性，還要制定管理人員的分配原則，工作的獎罰機制等，保障檔案管理的工作效率，提高檔案管理規章制度的適用性。

（二）加強檔案管理的信息化建設

隨著科技的高速發展，各行各業都開始信息化的建設。傳統的檔案管理過程都是由人工進行操作完成的，比如檔案的錄入和查詢等工作。但面對這種工作量大的操作，管理人員需要很長時間，容易產生倦怠，造成工作效率偏低，還不能保障工作質量。另外，傳統檔案的數據保存在紙面上，長時間會發生破損，不利于保存，檔案的查詢工作也非常的復雜，且效率低。而使用計算機進行檔案的管理工作，在檔案的錄入，查詢，更改，整合等操作更加的便捷，檔案管理工作更高效。因此，檔案管理工作也應緊跟潮流，與時俱進，加強檔案管理的信息化建設。單位要加快實現信息化管理，豐富檔案管理方式，提高檔案管理水平，使檔案管理工作適應時代的發展。要依照單位自身的管理模式，找到最適應的檔案管理軟件，保證管理工作的高效性。還要定期培訓檔案管理人員，提高使用管理軟件的水平和熟練度，提高工作人員的信息化水平，保障管理工作的質量。另外，加大信息化管理的基礎建設，把檔案資料數字化，建立數據庫體系。以網絡信息化的檔案管理為基礎，對檔案進行科學化的整合，提高利用率，使檔案之間能夠進行跨平臺的信息交流，實現資源的共享，推動檔案管理信息化進程。

（三）提高檔案管理人員專業水平

過去的檔案管理工作對管理人員的素質要求并不是很高，甚至都沒有專門的檔案管理人員，采用兼職人員，難免在管理工作中出現紕漏，造成檔案管理工作不規范，難以達到理想的管理效果。目前新形勢下的信息化程度不斷發展，為了保證新形勢下檔案管理工作向著標準化、專業化、規范化的方向發展，必須提高檔案管理人員的專業水平，使得管理人員能夠利用計算機對檔案資料進行信息化處的管理，并具備一定的專業素養，有責任意識，才能保證檔案管理工作高效有序進行。

為了提高檔案管理人員的專業化水平，相關單位要定期為檔案管理人員進行基礎技能培訓，并且聘請檔案管理方面的專家講座，提高檔案管理相關工作的認知，開拓管理人員的視野，使檔案管理人員能夠第一時間掌握到檔案管理工作的新發展，更新管理工作的新要求，調整管理措施，積極學習，并把握好檔案管理模式的新模式，從而適應檔案管理工作規范化的開展。另外，在實際的工作過程中，為了提高檔案管理工作人員工作效率，必要時要對檔案管理人員進行監督，規范其工作流程。定期派管理人員到別的單位里進行交流學習，認識到自身的不足，并通過相互交流獲得經驗，以便于進行人員調整和創新管理措施，切實保障檔案管理工作的規范性。

（四）加強檔案數據的安全管理

隨著科學技術的發展和信息化應用程度的提高，新形勢下的檔案管理工作效率高、成本低。脫離了紙質保存的檔案數據，通過硬盤進行儲存保護，帶來了很多方便，但容易被電腦病毒入侵導致信息的泄露或丟失，對檔案管理工作造成不小的麻煩。倘若檔案管理人員在對檔案數據進行傳輸與下載時，出現操作不當或者受到電腦病毒的感染等情況，硬盤上的私密資料很有可能損壞、丟失或者泄密，給單位造成不可彌補的損失，對檔案管理人員進行處罰也為時已晚。因此，針對新形勢下信息化的特點，檔案管理工作一定要加大對信息安全的管理力度。首先從安全政策入手，政府相關部門要出臺一些檔案安全管理規范條例和法律法規，使檔案管理安全工作有法可依，有據可循。其次，檔案管理人員從自身入手提高管理檔案的安全意識，規范自己的操作，在平時加強對硬盤的安全管理。另外，定期安排技術人員排查電腦隱患，避免電腦存有硬件問題和軟件病毒，保證檔案管理工作更加的安全規范。

結束語

本文探討了檔案管理工作對單位的重要作用，并且為規范檔案管理工作提出了制定相應的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業水平，推動檔案管理的信息化水平建設和加強檔案數據的安全管理等措施去規范檔案管理工作，使檔案管理工作高效有序進行，發揮出對單位應有的作用。