大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下傳統(tǒng)檔案企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展探析

楊家華 張淑春

（遼寧科技學(xué)院，遼寧 本溪 117004）

傳統(tǒng)的檔案企業(yè)以整理檔案、掃描、歸檔保存、軟件管理等手段來謀求生存發(fā)展，大數(shù)據(jù)和人工智能的運(yùn)用給傳統(tǒng)檔案企業(yè)的發(fā)展帶來了沖擊，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)已經(jīng)逐漸被取代，新時(shí)代檔案企業(yè)的發(fā)展方向應(yīng)該是檔案利用和聯(lián)動(dòng)。通過大數(shù)據(jù)和人工智能的科技性、便利性來合理的分配、調(diào)用檔案資源，達(dá)到利益最大化，滿足國家經(jīng)濟(jì)社會的需求，進(jìn)而使傳統(tǒng)檔案企業(yè)獲得發(fā)展生機(jī)。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的潮流。大數(shù)據(jù)的用領(lǐng)域范圍是人工智能，人工智能是指研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。通過人工智能分析利用大數(shù)據(jù)可以立體的實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案資源配置，用最少的成本來博得最大的利潤。傳統(tǒng)檔案企業(yè)歸檔保存檔案，通過軟件來管理、檢索檔案的方式在一定程度上泯滅了檔案隱藏的價(jià)值。將其聯(lián)系到大數(shù)據(jù)后則不再是存放在角落里或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中長時(shí)間無人問津的一紙文字。通過大數(shù)據(jù)整合、人工智能分析計(jì)算其內(nèi)容，我們可以得到豐富的信息，這些信息將產(chǎn)生無盡的價(jià)值。信息是這個(gè)時(shí)代的財(cái)富，檔案承載著天文地理、文化科學(xué)、從古到今的信息。如果傳統(tǒng)檔案企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展積極變革就會長盛不衰。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)向大數(shù)據(jù)時(shí)代轉(zhuǎn)型可以通過以下三個(gè)方面來進(jìn)行。

一、豐富企業(yè)精神

企業(yè)文化是企業(yè)精神的體現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案企業(yè)的企業(yè)文化都圍繞著嚴(yán)謹(jǐn)、保密、規(guī)范等方面，一定程度上抑制了企業(yè)發(fā)展。

如河南繕文檔案管理有限公司的企業(yè)文化：科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、高效。直觀的凸顯出一個(gè)傳統(tǒng)檔案企業(yè)文化所存在的問題：缺乏活力，缺乏創(chuàng)新。所以需要豐富企業(yè)文化，在滿足基本要求的同時(shí)要體現(xiàn)企業(yè)的優(yōu)越感和時(shí)代感。加入聯(lián)動(dòng)、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)和發(fā)展等元素，激發(fā)企業(yè)內(nèi)部成員參與變革的熱情。循序漸進(jìn)的輸入大數(shù)據(jù)時(shí)代人工智能的思想，讓企業(yè)成員深入了解什么是人工智能，什么是大數(shù)據(jù)，明白了其價(jià)值后在精神層面主動(dòng)接受并推動(dòng)改革。進(jìn)而利用變革來聯(lián)系一切可以利用的人力資源與物質(zhì)要素以創(chuàng)造更大的價(jià)值。與此同時(shí)注重利用掌握的信息來服務(wù)大眾，奉獻(xiàn)社會；一方面體現(xiàn)了奉獻(xiàn)的企業(yè)文化；另一方面提高企業(yè)知名度和影響力。

二、優(yōu)化人力資源配置

不久的將來，人工智能技術(shù)可以替代大量技術(shù)含量低端的勞動(dòng)力。人工智能研究的一個(gè)主要目標(biāo)是使機(jī)器能夠勝任一些通常需要人類智慧才能完成的復(fù)雜工作，而傳統(tǒng)檔案公司所進(jìn)行的歸檔工作的一些步驟正是包含其中的。甚至是屬于比較簡單的、更容易操作的。

因此優(yōu)化人力資源配置就是適當(dāng)減少重復(fù)性工作的勞動(dòng)力，如打字員和掃描員等。引進(jìn)能夠支撐企業(yè)進(jìn)行大數(shù)據(jù)發(fā)展的計(jì)算機(jī)人才。通過進(jìn)行培訓(xùn)使其了解檔案工作的基本內(nèi)容。然后通過計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，將不加密的、公示的檔案和加密的檔案分類匯總，形成信息網(wǎng)，為相關(guān)單位提供查詢服務(wù)。當(dāng)然，人工智能領(lǐng)域所不能替代的崗位，如：檔案學(xué)術(shù)顧問、檔案培訓(xùn)講師、業(yè)務(wù)推廣人員等依舊需要招納。在這些方面做得比較好的是北京清大思創(chuàng)科技發(fā)展有限公司。此公司當(dāng)下一直致力于信息管理軟件開發(fā)和信息資源數(shù)字化服務(wù)。他們以信息產(chǎn)業(yè)前沿理念為引導(dǎo)、全面掌握行業(yè)高新技術(shù)。全方位引進(jìn)高新人才，大力推進(jìn)企業(yè)發(fā)展。可作為典范供正在進(jìn)行變革的檔案企業(yè)參考。

三、拓展檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域

宏觀上講檔案業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展是指利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)來增加新的檔案業(yè)務(wù)。但我們這里講的拓展不僅僅是增加新業(yè)務(wù)，而是要在保證基礎(chǔ)業(yè)務(wù)穩(wěn)固的同時(shí)把重心逐漸轉(zhuǎn)移在新業(yè)務(wù)上。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍相對狹隘，例如燕東（本溪）檔案管理服務(wù)有限公司的經(jīng)營范圍：檔案管理服務(wù)、培訓(xùn)；檔案科技成果開發(fā)與轉(zhuǎn)讓；辦公用品銷售；辦公用品經(jīng)銷和檔案業(yè)務(wù)咨詢等。與很多同類企業(yè)一樣，業(yè)務(wù)主要針對歸檔、培訓(xùn)等方面，而對檔案信息的聯(lián)動(dòng)利用端涉及的比較少。我們需要變革、拓展這些業(yè)務(wù)。在檔案庫中分類、篩選出沒有加密并可以向社會公布的檔案，利用大數(shù)據(jù)和人工智能來分析相關(guān)檔案，打造出一個(gè)具有公司特色的信息鏈、信息網(wǎng)、信息庫。為企業(yè)、國家、或者社會多方位地提供信息資源。可以是利國利民，益于社會發(fā)展的免費(fèi)信息；可以是有償?shù)纳虡I(yè)信息；也可以是歷史文化信息。當(dāng)然，有一個(gè)前提是企業(yè)必須管理相當(dāng)數(shù)目的檔案資源。在某種程度上講，檔案資源的儲備量決定了信息的產(chǎn)量。所以又回歸到最基本的業(yè)務(wù)，歸檔保存和管理。只有在基礎(chǔ)牢固的前提下才能運(yùn)用人工智能和大數(shù)據(jù)來聯(lián)動(dòng)發(fā)展新業(yè)務(wù)。需要拓展的不只是業(yè)務(wù)，還要有思路，通過聯(lián)動(dòng)新技術(shù)來讓沉睡的檔案‘活’起來是企業(yè)變革發(fā)展的關(guān)鍵。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)不經(jīng)意間已經(jīng)走在一個(gè)風(fēng)口。只要順應(yīng)時(shí)代潮流，合理利用人工智能和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)主動(dòng)進(jìn)行變革，什么風(fēng)向都會是順風(fēng)。變革過程中可能有很多預(yù)判不到的艱難險(xiǎn)阻，但你要相信“道阻且長，行則將至”。