文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

（吉林省長春市雙陽區(qū)社區(qū)民生工作服務中心，吉林 長春 130000）

前言

在檔案管理館中文書檔案的內(nèi)容具有諸多特點，比如有干群類檔案文書、行政類型以及業(yè)務類等，具有非常強的工作關(guān)聯(lián)性，而且管理流程相對復雜。所以檔案管理館工作人員需要在新時期下做好文書檔案管理工作，明確各個管理環(huán)節(jié)的分工，對文書檔案進行分門別類，并且順應時代發(fā)展的潮流，結(jié)合信息化手段提高文書檔案管理的信息化和智能化，從而解決文書檔案管理工作存在的問題。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理方法不合理

當前在檔案管理館中對文書檔案管理的方法存在較大的問題，檢索的效率較低。造成這種現(xiàn)狀和問題的主要原因是信息管理水平不足，很多的文書檔案管理依然采用較為落后的管理方式，雖然配備有計算機等信息設備，但是在實際的管理工作中應用程度有待加強，甚至出現(xiàn)形式化的情況，人工管理仍然是主要的管理方法。同時文書檔案一般為傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，在管理過程中沒有進行相應的電子版?zhèn)浞荩瑢獗P等載體中文書檔案沒有整理備份，就出現(xiàn)了文書檔案管理和保存缺乏完整性和統(tǒng)一性，在檢索文書檔案時效率較低的手工檢索依然是主要方式，造成了管理效率極低，管理效果不明顯[1]。

（二）文書檔案管理力度不足

由于文書檔案是一種文件資源，其主要的作用是為各項活動或者業(yè)務提供依據(jù)和參考，并不能帶來實際的效益，但是不可否認的是文書檔案具有非常大的應用價值，很多管理人員缺乏對文書檔案重要性的認識，管理工作具有復雜性特點的形勢下無法進行有力的管理工作，從而就出現(xiàn)了管理措施落實不到位，對文書檔案的收集、整理、歸檔以及保存缺乏專業(yè)性。同時由于管理人員缺失規(guī)范性管理意識，也會造成文書檔案管理工作不科學，對文書檔案分類不合理等問題。影響了文書檔案的保存管理效果，不能發(fā)揮其真正的實用價值[2]。

（三）文書檔案管理工作缺乏協(xié)調(diào)性

文書檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性特點，需要很多部門以及環(huán)節(jié)的相互配合，同時在實際的管理工作中還存在文書工作與檔案管理工作混淆的現(xiàn)象，沒有形成二者之間的有效銜接和協(xié)調(diào)管理，就造成了文書檔案管理混亂的局面。并且文書檔案管理工作中需要與其他各個部門保持聯(lián)系和溝通，但其間存在配合度不足的問題，致使文書檔案管理工作的開展十分困難，對檔案資料收集不全、應用廣度和深度不足等，不能夠保障文書檔案的實用價值，造成檔案資源浪費等情況。

二、文書檔案管理工作中的對策

（一）應用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)方法

在信息化時代下，利用計算機系統(tǒng)管理方法能夠有效的加強檔案信息化建設，進一步完善文書檔案數(shù)據(jù)資源庫。所以檔案管理館的管理人員要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，樹立先進的、現(xiàn)代化的檔案管理新理念，充分利用計算機等硬件設施以及信息化管理系統(tǒng)等軟件對文書檔案進行現(xiàn)代化管理，從而能夠有效的解決手工方式所帶來的麻煩和困擾。比如利用計算機收集文書檔案信息，從而可以保障檔案資源的完整性，通過掃描技術(shù)可以實現(xiàn)電子備份，保障文書檔案的保存安全性。同時利用計算機網(wǎng)絡進行文書檔案管理能夠最大限度的提高檢索效率，減少檢索時間，為合理應用提供有效的保障。

（二）建立健全文書檔案管理制度

針對文書檔案管理力度不足的問題，即是要通過完善制度保障，加強制度和規(guī)范落實，建立有效的管理工作程序以及流程，促使管理工作分工明確、責任明確，從而形成嚴密的文書檔案管理體系。所以首先要對文書檔案管理工作建立有效的監(jiān)督機制，保障每一個管理環(huán)節(jié)能夠充分落實和執(zhí)行。其次是對管理程序進行嚴格的規(guī)范，保障文書檔案從收集到整理歸檔、再到保存、應用，都具有較好的完整性和工作效率，避免工作失誤造成文書檔案的損壞和丟失。同時可以制定合理的獎懲制度，規(guī)范管理人員的管理行為。

（三）加強各部門的協(xié)調(diào)配合

首先文書檔案管理人員要加強宣傳，引導各部門重視文書檔案管理工作，形成良好的管理氛圍。然后建立協(xié)調(diào)配合機制和文書檔案交接管理制度，保障文書工作和檔案管理工作的有效銜接。保障文書檔案的收集、整理、應用的高效化，真正發(fā)揮文書檔案的實際作用和價值。

結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理館的文書檔案管理工作中，要充分考慮其特點，結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)及設備構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，并要采取合理的管理方法和檢索工具，提高管理效率。還要建立完善的管理和監(jiān)督制度，保障各項管理工作的有效落實，最后要強化各部門的檔案銜接工作，確保文書檔案的完整性，保障應用價值，以實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。