淺論如何做好新形勢下的檔案管理工作

（河北省承德市社會保險事業管理局，河北 承德 067000）

檔案管理工作是一項非常嚴肅的工作，它是單位歷史足跡的見證。檔案管理只有與時俱進，才能更好地適應當前新形勢的需要，從而更好地服務于各企事業單位的建設和發展。

一、做好檔案管理工作的重要性

做好檔案信息管理不但是我們日常工作生活需要，更是單位經濟發展過程中的必須要素，用優質的檔案為單位決策者提供第一手資料，使單位長遠發展戰略規劃的制定獲得具有重要理論依據，并且能夠在單位工作的穩定發展過程中，隨時提供參考依據。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，對于提升單位的整體形象，促進單位的發展，發揮單位在同類型機構中的競爭力具有重要作用。在當前非常嚴峻的經營新形勢之下，檔案信息管理可以充分發揮自己應有的功能與效應，擴大其社會主義價值，優化檔案資源管理技術手段，這是十分重要的。

二、做好新形勢下的檔案管理工作的措施

（一）管理制度的建立

為了有效、有序、正常地開展事業單位相關檔案管理工作，建立管理制度需要進行合理、科學的分析，以適應本單位的實際情況和需要。在制定相關管理制度時，應遵循實用性、簡潔性和可操作性的原則，只有操作方便、簡單可行、使用方便，才能更好地發揮檔案管理者的工作效率和積極性。制度的建立應以平等為主要標準，這是制度得以順利實施的保證，部門既是主管部門，也是管理者。在執行各種制度時要公平，真正做到懲罰分明。

（二）深化體制管理改革

各企事業單位要通過各種學習和宣傳，更加重視檔案管理工作，把這項工作放在明顯的位置。單位的領導班子對檔案管理的工作要不定期的進行檢查，檢查要嚴格，對出現的問題及時糾正并給與耐心的指導。要對檔案管理工作進行考核，建立和完善考核制度，通過晉升或降級對檔案工作人員進行獎懲。檔案管理質量也要建立相應的標準，嚴格執行。只有這樣，事業單位檔案管理才能走向規范化、科學化、現代化。

（三）做好文件轉換和管理。

新形勢下，單位檔案管理部門不僅要做好傳統紙質文件的歸檔工作，而且要利用信息技術將文件逐一掃描成電子形式，促進實體文件與電子文件的結合，實現信息資源的多渠道檢索和共享，同時完全保留傳統紙質文件的外觀。在實踐中，檔案部門及人員要立足中國實際發展情況，盡快將紙質文件轉化成電子技術文件，對庫存紙質文件系統進行一個全面的鑒定、清理，使庫存成本管理體系結構趨于優化。單位檔案部門還必須順應新形勢，摒棄以往無所作為的做法，充分發揮自身學科優勢，積極參與網絡信息資源建設開發利用，把握有利的網絡化機遇，與圖書館部門，博物館，情報部門共同管理檔案信息資源，提高文件改造管理水平，開辟檔案改造和編研新天地。

（四）切實提高檔案利用水平。

做好檔案管理工作的最終目的是為了提供服務，因此檔案信息的處理和檔案資源的開發是新形勢下檔案管理的生命力和檔案管理的生命線。源于中國傳統文化觀念的束縛，檔案信息管理工作長久以來圍繞收集、保存來展開，導致部分檔案沒有充分發揮應有的功效，檔案管理工作在開展過程中也曾出現滑坡現象。因此，單位檔案管理人員應正視自身工作態度，樹立檔案財富觀，只有做好財富的加工和開發，才能充分發揮財富的作用，創造新的財富。面對中國市場發展經濟形勢，檔案進行管理工作人員要主動積極參與，從被動服務轉變成主動服務，通過對傳統的檔案資源進行有效的加工來發揮其經濟效益、社會效益。這樣切實的提高檔案的利用水平

（五）提高社會各個階層對檔案的重視程度。

檔案管理工作的良好開展與社會各個階層人員的利益息息相關，做好檔案工作也離不開社會各界的重視。因此，各級檔案工作部門要建立長效宣傳機制，創新宣傳方式，通過各種形式的宣傳，利用當今新媒體的宣傳途徑，提高全民的檔案意識。同時，各級部門也要在工作中積極爭取上級部門和領導的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊伍不充足、物質條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環境。

三、結語

做好新形勢下的檔案管理工作，不僅可以提高單位管理部門的工作水平，合理處理檔案信息，充分利用檔案，而且可以提高檔案工作者的價值，為單位的發展進步做出更大的貢獻。如今，單位的檔案資源管理相關部門務必要把握機遇，發揮21世紀信息技術的優勢，促使檔案管理工作可以快速實現科學化、規范化，現代化，從而開創新形勢下的檔案管理工作模式，使檔案管理工作在21世紀的今天出現一個新局面。