探討基層單位文件檔案管理現代化路徑

（科右前旗德伯斯鎮人民政府，內蒙古 興安 137400）

引言

我國近年來已經快速進入現代化發展階段，很多先進技術使得我國各行業有了更大的發展空間。隨著信息技術的迅猛發展，我國已經進入信息化時代，各行各業都借助先進的信息技術來改善辦公環境。在這樣的社會大背景下，基層單位的文件檔案管理也試圖改革落后的傳統管理辦法，借助先進的現代化技術來促進檔案管理的革新，使自身能夠高效運轉。

一、基層單位文件檔案管理現狀

檔案管理制度不完善，針對目前狀況來看，基層單位的檔案管理問題頗多，其中檔案管理制度制定不完善：1.檔案管理工作沒有統一的審核標準，管理人員整理檔案較為隨便，致使檔案查詢不便，尋找檔案不全，不利于其他人員在有效時間內查詢。2.檔案文綜上標題及檔案目錄不完整，較為嚴重的是，有的檔案目錄已破損甚至遺失；檔案查詢編號也沒有對其進行統一編寫，歸類上特別隨意。當辦公人員對其整理時，沒有健全的整理制度，無法對整理的檔案進行規范作用，使檔案管理工作無法有序進行。針對這些問題，可顯示出基層單位檔案管理工作制度存在很大缺陷，檔案管理制度不完善，致使管理人員停滯不前，缺乏創新精神，使其工作質量下降。3.檔案檢索系統不健全，檔案整理歸檔是為了方便后期的檢索查詢，科學的檢索系統對于檔案的使用和查詢來說十分關鍵，然而在當前的一些基層單位中，存在檔案檢索系統不健全的問題。目前的檢索方式主要有兩種，即手工和計算機檢索，計算機檢索相較于人工來說有很多優勢，但許多基層單位仍然采取人工檢索的方式，不僅效率低下，而且耗時耗力。

二、基層單位文件檔案管理現代化路徑

（一）加強檔案管理制度

緊追時代發展腳步，基層單位需結合自身實際情況合理完善檔案管理制度，從而規范管理人員的工作行為，提高檔案的整理清晰度。檔案管理信息化可提高檔案的利用率，增強檔案的安全性，以此基層單位需建立更加完善的管理制度，促進檔案管理工作現代化的有力開展。如：1.完善檔案管理工作章程，使管理人員重新整理檔案案卷，促使其規范化。2.結合檔案文綜內容，規范檔案目錄、分類序號等內容。3.紙質版檔案向信息數字化轉變，提高檔案查詢效率。4.完善信息技術系統，保證檔案信息化安全。5.單位需定期對檔案管理人員進行培訓，加強其人員的專業水平。

（二）健全檔案檢索系統

檢索對于檔案后期應用的重要性不言而喻，要想使檔案管理工作實現現代化，基層單位就需要健全檔案檢索系統，使檔案檢索系統更加規范化和專業化。首先，基層單位要借助現代化的信息技術，建立電子化的檢索目錄，并通過對檢索條件進行相應設置，來完善檔案檢索系統。其次，檢索系統要使用最流行的關鍵詞法，檢索者可以根據自己的需求，在檢索系統中輸入相應的關鍵詞，然后檢索系統就可以將相關的文獻呈現出來，從而可以提高檔案管理的效率。

（三）對區塊鏈技術的深入發掘

文件檔案管理領域已有的區塊鏈技術應用，大多集中在單份文件的哈希值校驗及智能合約支持下的信息共享上。區塊鏈尚有其他技術潛能，有待文件檔案部門發掘。比如，可以利用默克爾樹提高文件驗證的效率。該哈希樹的節點分為葉子節點和非葉子節點兩種，葉子節點的標簽是它所關聯數據塊的哈希值，而非葉子節點的標簽是它的所有子節點的標簽拼接而成字符串的哈希值。實際應用中可以將文件劃分為若干數據塊，也可以將每份文件視作一個數據塊，前者可以快速定位文件哪個部分發生了修改，后者可以快速發現文件是否做了修改。再如，目前區塊鏈系統通常不會自動捕獲文件，未來可能會出現智能合約中包含向業務系統中抓取數據的指令，在執行智能合約后實現文件的自動捕獲，還可以通過智能合約來自動檢驗歸檔文件的質量。

（四）開展檔案工作的現代化管理

檔案室要加強與電子政務管理部門的溝通聯系,充分發揮檔案部門人才、設備、技術、業務等優勢承擔起本地電子文件中心建設項目實現由檔案室統一接收、管理、提供利用部門電子文件的目標。要進一步加強已公開現行文件收集工作整合與人民群眾切身利益息息相關的人事勞資、福利待遇、社會保障、醫療衛生、房地產管理等具有現行效用的法規性、政策性、公益性文件努力構建內容全面、系統臉索準確、快捷的已公開現行文件資料積累豐富資源。

（五）增強管理人員專業知識；引進新人才

1.提高檔案管理工作者的專業素養，讓其明白檔案現代化管理的重要性，使其對工作全身心的投入。基層單位也需加強對檔案管理人員的職業培訓，如信息技術的應用，促進其專業素養的提高。此外，也需制定相關的獎懲制度，激進管理人員的工作熱情，從而提升其專業化水平。2.引進新的專業人才；為提高檔案管理工作的現代化，基層單位需引進相關專業的人才，使其發揮專業領域知識，提高基層單位檔案管理現代化進程。

（六）建立和完善文件檔案管理的網絡體系

隨著信息技術的快速發展，現代社會將全面邁進信息化時代，基層單位應該抓住這一契機，由傳統的紙質檔案管理方式向現代化的檔案管理方式轉變，緊跟時代發展的步伐，進一步滿足自身的需求。因此，基層單位需要建立和完善文件檔案管理的網絡體系。首先，基層單位應該以自身的長遠發展為導向，建立適當范圍的局域網，不僅可以有效保護單位的信息資源，還能夠方便單位內部人員利用信息，提高文件檔案管理的利用率；其次，基層單位要及時完善文件檔案管理的網絡體系，定期更新關鍵技術，使網絡體系更加穩定。

結語

總體來說，基層單位需積極改進檔案管理工作中的問題，合理運用現代信息化技術，促進其工作的現代化發展。