淺談提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的策略

（南京市救助管理站，江蘇 南京 210000）

事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作在事業(yè)單位工作體系中占據(jù)重要位置，其主要任務(wù)為協(xié)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部各部門的工作，工作量大且繁雜。事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的提高，可以提升整個事業(yè)單位的工作質(zhì)量，關(guān)系到事業(yè)單位經(jīng)營和發(fā)展。因此，在對這項工作的工作內(nèi)容、方式、特點和問題的研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際工作情況，探索出有利于提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率的途徑具有實際意義。如今，受到傳統(tǒng)事業(yè)單位管理模式的影響,許多事業(yè)單位辦公室行政管理效率不高。這樣的局面不改善會影響事業(yè)單位的發(fā)展，甚至阻礙很多事業(yè)單位的健康發(fā)展。產(chǎn)生這些問題的根源在于事業(yè)單位缺乏規(guī)范、標準的管理體系,各個崗位的職責權(quán)限不明確,對于各項規(guī)章制度的執(zhí)行力不強,使自身的管理工作處于被動局面[1]。

一、新時期事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作效率的問題

（一）辦公室所承辦的行政事務(wù)較為復雜

事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作內(nèi)容大致包括辦公和行政事務(wù)管理、人力資源管理。具體而言，事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作包括制定和執(zhí)行制度；管理日常辦公事務(wù)、辦公物品、會議、涉外事務(wù)等。辦公室管理人員的工作事業(yè)單位大小事情，管理工作人員的工作任務(wù)重、心里壓力大，這導致工作人員流動性大，工作熱情不高。辦公室工作人員不僅要及時歸類、總結(jié)和更新事業(yè)單位各類信息，還要主動了解事業(yè)單位的各種項目活動，否則無法完成日常工作。此外，辦公室工作人員不僅會受到來自領(lǐng)導的壓力，也會與事業(yè)單位員工產(chǎn)生溝通問題，這些上下溝通上的障礙會給辦公室行政管理工作帶來難題。

（二）職責不清

事業(yè)單位辦公室的日常工作主要為綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促檢查工作、貫徹領(lǐng)導的決策以及反饋群眾的意見。然而，辦公室工作人員往往身兼多職，分工不明。這就導致管理人員無法各司其職，高效地完成相應的工作。這可能和辦公室人員人少活多的常態(tài)有關(guān)。部分行政事務(wù)的工作人員在工作過程當中對于自身職位的定位并不是非常的明確,缺乏一個整體的宏觀的認識,從微觀上來講,辦公室的工作人員對于行政事務(wù)在具體的工作細節(jié)方面缺乏合理的定位,對于文件的起草,公務(wù)接待等具體而又細致的問題上缺乏明確的定位這樣一來就會導致責任的不明確和責任的相互推諉。

（三）管理者綜合素質(zhì)不高

管理者綜合素質(zhì)不高是辦公室行政管理工作中普遍的問題。很多企事業(yè)單位在招聘辦公室工作人員時，沒有對應聘者明確規(guī)定專業(yè)要求。很多招聘條件都顯示專業(yè)不限。這就導致了很多非專業(yè)人士從事辦公室管理工作。雖然工作人員一般在入崗前都會進行崗前培訓，或入崗后進行繼續(xù)教育，但是很多工作人員綜合專業(yè)素養(yǎng)仍不高，缺乏科學管理的專業(yè)知識。這會導致對上不能為事業(yè)單位領(lǐng)導提出建設(shè)性建議，對下不能為事業(yè)單位其他工作人員提供完善的服務(wù)。此外，很多事業(yè)單位缺乏完善的考核與監(jiān)督機制，這導致一些辦公人員無法按時完成相應的工作任務(wù)，進而無法提高辦公室行政效率。

（四）新媒體運用能力弱

新時代，辦公室管理工作可以借助新媒體提高工作效率。新媒體擁有加速信息傳遞，利于檔案資料存儲和分類等功能。然而，大多辦公室管理人員沒有新媒體專業(yè)知識，沒有運用新媒體辦公的意識。這就導致辦公室管理工作更不上時代的腳步，仍處于傳統(tǒng)、落后、低效的工作模式中。

二、新時期提高事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作效率的策略

（一）定崗定責，責權(quán)對等

辦公室所承辦的行政事務(wù)較為復雜，事業(yè)單位行政事務(wù)人員應明確分工，保證每個崗位、每項工作都有人落實。除了定崗定責，權(quán)責也要對等。定崗、定責、定標準，責任到人，使得各項工作有序進行，完善辦公室工作的責任體系。定崗就是以辦公室工作職能和流程為基礎(chǔ)，科學設(shè)定崗位。定責就是要界定每個崗位的職責，確保工作銜接順暢、工作程序有據(jù)可依，使得各項工作分工明確，職員各司其職、協(xié)調(diào)配合[2]。定標準將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規(guī)范，以達到整體功能最大化、局部功能最優(yōu)化的目標。首先優(yōu)化流程，然后健全體系，保證權(quán)責一致，實行精細化管理辦公室工作。

（二）加強溝通，優(yōu)化流程

溝通在事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作中起著重要作用。溝通不善不僅會降低工作效率，也會產(chǎn)生錯誤。橫向溝通包括與單位內(nèi)部其他部門和媒體、其他事業(yè)單位和政府機關(guān)等溝通。事業(yè)單位行政事務(wù)人員應真誠、謙虛且謹慎地傳達精神、布置任務(wù)、協(xié)調(diào)各部門工作；與外界溝通時，行政事務(wù)人員應提高應變能力，實現(xiàn)有效溝通。縱向分為與上級或下級部門溝通。與上級溝通主要充分理解領(lǐng)導意圖，傳達相關(guān)意見和精神，同時將自身和下級部門的建議順利地傳達給上級部門；與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定，收集整理下級部門各項信息。打通信息傳達渠道，保障各項溝通順利進行。建立簡明、科學、無障礙的溝通流程，可以促進辦公室工作科學化、精細化。在溝通流程設(shè)計中要做到對象明確，環(huán)節(jié)清晰，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)有機配合，信息共享，提高效率，減少出錯率。

（三）培育傳播事業(yè)單位文化

事業(yè)單位不僅要提高辦公室管理人員的薪資待遇，更要用文化去吸引、感化人，進行人文管理。事業(yè)單位可以通過文化建設(shè)促進事業(yè)單位健康發(fā)展。事業(yè)單位文體的建設(shè)包括：1.目標明確，組織結(jié)構(gòu)清晰。確立目標是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位不僅需要建立近期目標，更需要建立長期目標。為了營造團結(jié)凝聚的氣氛，行政管理人員應該協(xié)助事業(yè)單位制定近、遠期目標。2.完善績效評價標準，營造公平的氛圍，形成良性競爭的環(huán)境。管理者權(quán)力下放，給員工施展才華的自由，以做事情的結(jié)果衡量業(yè)績，使員工可以最大限度地施展自己的才能。3.建設(shè)事業(yè)單位形象。事業(yè)單位形象包括物質(zhì)和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、產(chǎn)品、技術(shù)裝備、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工事業(yè)單位風格、精神面貌、人文環(huán)境等。4.重視人才培養(yǎng)。事業(yè)單位用發(fā)展凝聚人，以榜樣激勵人，用成才教育人。事業(yè)單位要為員工發(fā)展提供充足的空間，為員工提供再學習的機會，積極開展多樣的活動為員工提供職業(yè)生涯設(shè)計的機會。

（四）提高執(zhí)行力

事業(yè)單位辦公室管理人員提高執(zhí)行力需要注意：明確工作任務(wù)和方法；選擇更優(yōu)的工作途徑；努力解決困難；形成事業(yè)單位執(zhí)行的制度和文化。事業(yè)單位辦公室實行考核評議，確定考核標準，設(shè)計量化指標來管控程序性、易于量化的工作；設(shè)計定性評價指標來管控非程序性、主觀因素較強的工作；充分運用行政管理信息系統(tǒng)，自動選取并生成相關(guān)工作指標，提高管控效率。人工管控難以量化的指標，實現(xiàn)人機結(jié)合，提高考核效率；用綜合考核來綜合評價辦公室整體職能發(fā)揮情況，用分類考核來單獨評價辦公室重點工作。辦公室工作人員要提高服務(wù)意識，認真完成自己的工作任務(wù)，敬職敬責，遵守職業(yè)道德。行政事務(wù)人員要提升工作的主動性，站在事業(yè)單位發(fā)展和改革的角度上，并結(jié)合辦公室的核心工作，富有預見性和計劃性地安排日常事務(wù)，并件件落實。行政事務(wù)人員不僅要理解領(lǐng)導的意圖，還要主動思考領(lǐng)導未考慮之處，為事業(yè)單位決策提供建設(shè)性意見。此外，行政事務(wù)人員要努力將事物型服務(wù)轉(zhuǎn)化為政務(wù)型服務(wù)。

（五）合理運用新媒體輔助工作

依托新媒體和先進的信息技術(shù)手段的支持，事業(yè)單位辦公室行政事務(wù)工作可以實現(xiàn)流程運轉(zhuǎn)和工作評價的信息化、自動化、標準化、高效化，可以更加科學合理地推進辦公室工作。新媒體與信息相融合,可以突破時空限制,提高辦公室信息發(fā)布的及時性。注重“四屏時代”(手機、Ipad、電腦、電視) 對信息管理的要求,適應現(xiàn)代社會公眾對信息的獲取習慣,結(jié)合信息檢索的易用性原理,更可以使獲取辦公室信息便利化。如通過熱鍵、關(guān)鍵字數(shù)據(jù)等設(shè)置微信自定義菜單、關(guān)鍵字自動回復、微信自定義查詢、智能應答和人工云服務(wù)等功能,使用戶在最短時間內(nèi)得到最滿意、最優(yōu)質(zhì)、最生動的服務(wù)，提高辦公效率[3]。

三、結(jié)語

提高事業(yè)單位行政事務(wù)人員工作效率，首先，應該抓好各領(lǐng)域、各崗位人員的業(yè)務(wù)學習，建立學習制度，每年都要進行業(yè)務(wù)考核；其次，分領(lǐng)域組織好相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，通過以老帶新、專門送學送訓等形式培訓業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)技能提高了，工作效率自然提升；第三，要解決思想上懈怠的問題，嚴格組織紀律，嚴格教育管理。沒有牢固樹立為民服務(wù)思想觀念，工作上缺少事業(yè)心責任感，同樣做不好工作。行政事務(wù)人要科學合理地做好辦會、辦事、辦文三個工作，努力為領(lǐng)導把好文件質(zhì)量關(guān)、依法行政關(guān)。