企業提升辦公室綜合管理效率的策略

陳震

（黑龍江省九建建筑工程股份有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言:目前我們國家正在逐步的發展，許多的事物都在更新換代，層出不窮，當然辦公室的管理也要不斷的進行發展，避免繼續停滯不前的狀態。無論哪一個行業，傳統的經營方式都已經落后，無法保證高效率的完成工作，因為辦公室中互相逐層傳遞信息難免存在誤差，這樣就會導致信息存在不確定性，降低辦公室工作效率的同時也不能夠滿足當前環境變化的需要，所以要及時的轉變思路，相信科學，有效的轉變辦公室管理思路，逐步的完善科學管理體系，針對提升辦公室綜合管理效率尐展開分析討論，并采取科學的管理措施。

一、綜合管理中出現的問題

(一)管理墨守成規，思想落后

傳統的管理機制更傾向于執行標準化流程，執行工作的過程中嚴格按照標準去落實，認真依據行政后勤的標準去完成某項工作，導致工作在進行過程中會因為實際情況而受到影響，這根源就在于從指導思想上存在著問題，所以并不會達到預期的效果，員工不懂得去靈活變通，這就需要公司在管理指定規定的時候要結合目前社會的實際情況，辦公室的人員要不斷的進行學習，去汲取新的知識，促進自身能力的完善和提高，不能太過于墨守成規，靈活做事。同樣也要注意員工的心態，不要讓員工失去信心，防止綜合管理給員工帶去比較消極的影響。

(二)專業人員稀缺，行政人員管理水平偏低

目前，專業的管理人員稀缺，能者多勞這個詞語相信大家已經耳熟能詳。多數的情況下，公司的管理人員面臨著一個常見的問題，就是要在完成自己的本職工作之外還要進行辦公室的綜合管理，每個人的精力本身是有限的，分身乏術，即使是非常專業的管理人事也很難在繁重的工作任務、超大的工作難度之外保證不會出現任何的問題，甚至會出現手忙腳亂的事情，多數情況下，辦公室的管理人員面臨著工作內容繁瑣，許多單位還會增加一些其他的工作任務，無法做到專注的去做一件事情，三個人的工作強度一個人在做，所以出現問題時難免的，多數情況下而傳統的工作過程中缺乏必要的溝通，有一些工作存在重復問題，反復的在做無用功，加之并沒有起到工作成果，在無形之中就浪費了人力物力，在工作中應該加強專業性以及主動服務意識和工作的前瞻性。

二、企業提升辦公室綜合管理效率的策略

(一)本以人為本，是科學發展觀的核心

每個人都是有自我意識的，首先要肯定員工在企業當中存在的價值，讓員工意識到工作的結果是對自身有意義的，所以才會為之而努力。讓員工感受到自己是被尊重的，感受到了尊重才會愿意與企業共同進退，充分發揮自我價值，通過這樣激發自己的潛力和激情。

一個企業之所以能夠發展，都是團隊成員努力的結果，所以企業的管理者必須關心自己的員工，努力幫員工解決好衣食住行的實際問題，物質上的問題解決后，員工才會更加重視精神上的尊嚴和自我價值的體現，人的心理是一個很微妙的事情，作為企業管理者，也許你的一個微笑就可以為員工加油打氣，可以給某個人帶來極大的喜悅，你的一聲詢問，也許是員工繼續的動力，你的一句話，說不定可以解開員工內心里困惑已久的問題，現代心理學和行為科學的研究成果表明，人的最殷切的精神需求是渴望工作上和事業上被公眾肯定和尊重，從而獲得心理上的成功感和滿足感。

(二)整潔的辦公環境有利于提升工作效率

整理雜亂無章的空間與我們的工作效率有很大的聯系，你會發現面對雜亂無章的空間時候，工作的效率會大大的降低，工作的時間也會無形中拉長。當我們面對整潔的工作環境時，工作效率也會大大提高。員工可以自行整理好各人的辦公空間，當辦公用品很多的情況下，首先可以運用組合法去購買具有兩個或兩個以上功能的物品，可以有效的減少空間和時間去整理，多功能的物品比如說便簽等等都可以節省辦工作上的空間，第二可以運用掛件來減少辦工作的空間，比如臺歷和中性筆可以做成掛飾的，這樣可以節省空間。第三就是分類的方法，文件過多可以分成四類，第一類是已經處理好的但是沒有上交的，第二類就是當天需要處理的文件，第三類就是一些輔助的文件，第四類就是其他的文件等等，可以規劃好幾個區域，把相應的文件放置其中，再貼上標簽做好標記。

(三)形成有效制度，規范日常工作

在落實辦公室綜合管理的過程中，需要建立人性化、高效率的管理體系，針對所有日常工作需要具有一個相對統一的制度，進而在系統中利用該制度對日常工作進行規范，讓相關工作能夠順利的開展。工作中最重要的嚴謹，定期的會議有助于企業的凝聚力，讓大家的目標統一，責任到人，在會議過程中把任務分配給每一個員工，讓每一個員工清楚知道自身的職責，這樣有助于下一步的工作。還應該建立起相應的溝通制度，也就是讓辦公室負責相關工作的人員嚴格的依照溝通制度落實具體的工作，這樣才能保證決策和制度的科學合理性。

三、結語

日新月異，企業管理者需要不斷的進行豐富和學習，要結合每一位員工的實際情況，研發出更加科學有效的管理制度，注重把握員工的愿望和需求，在公平性和相對穩定性的基礎上，靈活的運用管理手段，在辦公室綜合管理工作實際開展的階段，應該重視人性化理念的融入，適當的強化單位中的凝聚力，保證每一位員工都能積極的融合到一起，給綜合管理工作的開展提升效率創造優質的條件，通過本篇文章，本文將重點闡述辦公室中經常出現的問題以哪里及解決這些問題的策略，希望能夠為廣大的工作人員提供有效的借鑒。