信息化環境下公路檔案管理研究

高亞芳

（哈爾濱市雙城區農村公路管理站，黑龍江 哈爾濱 150000）

引言：公路檔案充分記錄了公路建設過程中涉及的重要文字、地圖和音像內容同時，公路檔案也記錄了我國公路建設過程中的歷史變遷，具有一定的歷史意義。此外，公路檔案也為施工道路的有效維護和監督提供了重要依據，信息時代的到來對檔案管理提出了更高的要求，也為檔案管理提供了發展機遇檔案決定了發展方向。特別是公路檔案管理中，在經濟的推動下，公路工程建設在全國各地，道路信息和結構的復雜性，原有檔案的管理工作已不能滿足工作要求。只有對檔案管理工作進行創新，才能提高公路檔案管理的效率和質量。

一、公路檔案管理現狀

（一）管理工作缺乏規劃性

公路檔案管理起步較晚，缺乏相關工作經驗，加之缺乏健全的管理制度，容易增加工作的有效難度，檔案信息利用率不高，使用過程中存在一些問題由于缺乏管理，不同時期不同類型文件信息的兼容性不高，實際上無法實現信息的良好連接，導致重要數據信息丟失。

（二）檔案管理缺乏系統的數據信息

隨著信息時代的到來，必須進行信息管理，有效利用信息的收集和管理。信息共享還沒有完全實現，傳統的紙質檔案數據沒有完全轉化為數字數據，導致數據庫信息的匱乏。當用戶搜索相關信息時，很難找到所需的數據。這些問題的存在，一方面是由于硬件結構導致數據和信息的過早存儲，另一方面是由于文件數據的收集效率低下，無法轉化為數字信息，導致文件信息不完整。

（三）缺乏專業的管理人員

目前，現有的檔案管理人員對先進的檔案管理技術認識不足，對信息管理的重要性認識不足，缺乏檔案管理的專業能力。公路檔案管理從業人員多，檔案管理人員選聘缺乏專業調查，對檔案管理工作缺乏重視，導致公路檔案資料管理工作及時更新，降低工作效率，阻礙檔案管理計算機化進程。

二、實現公路檔案信息化管理的重要性

公路檔案信息管理是指建立公路檔案數據信息數據庫，確保公路檔案信息資源共享到一定程度，進一步提高工作人員管理效率對于公路建設的發展，公路檔案具有提供信息服務的功能，能夠有效地促進道路建設過程的發展。同時，公路建設項目還可以根據前期建設檔案進行相應的加固分析，不斷提高公路建設的發展水平。而且，公路建設通過對檔案信息的管理，工作人員有利于檔案的收集、保管和使用。利用計算機可以增加公路檔案的保存，進一步拓寬檔案服務領域，達到加強公路建設發展水平的目的。因此，通過對公路檔案信息的管理，在一定程度上提高了公路建設的發展水平，具有十分重要的意義。

（一）檔案管理現代化和信息化是必然趨勢

隨著現代科學技術的發展，檔案管理專用軟件的開發、使用和更新，檔案管理的現代化和計算機化已成為不可逆轉的趨勢，公路服務也應尊重時代的潮流和要求。無論是文件的傳遞還是文件的借閱，無論是工程、科技檔案管理還是人員培訓，都應適應現代化發展和信息化建設的需要。

（二）檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務領域

歸根結底，檔案管理就是對信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開發速度和利用程度。任何類型的信息儲存在現代化的管理手段中，都更便于使用和發展，也能產生更廣泛的社會效益。公路檔案管理的信息化，不僅提高了工作效率，而且對縮短項目工期、減少不必要的重復勞動具有重要的經濟和社會意義。

三、提升公路檔案信息化管理水平的有效措施

（一）建立健全的公路檔案管理制度

在信息時代，公路檔案管理要順應時代發展趨勢，嚴格執行完善的管理制度。為了提高公路檔案管理的效率，切實做好信息化建設，一個完善的檔案管理體系應該包括管理方法和管理流程，并應確保該體系的嚴格實施。這樣才能使公路檔案工作建立完善的部門管理機制，優化管理檔案。隨著信息技術的到來，檔案管理將實現數字化，突出檔案信息，確保檔案的安全和完整。檔案系統必須納入獎懲機制，主要包括加強對人員的管理和監督，規范檔案管理工作中的信息采集、整理和存儲，提高檔案管理服務形象。同時，有必要鼓勵員工加強對管理體系的研究，優化系統中存在的問題，以實現良好的管理，促進公路檔案信息管理的實施。

（二）引進專業的檔案管理人才

公路檔案管理專業檔案管理人員缺乏，導致管理工作效率低下，對整個公路建設工作產生一定影響。公路檔案信息化已成為必然趨勢，因此主管部門必須重視引進專業管理人員，提高管理效率。同時，要加強對現有專業人員的培訓，在掌握傳統檔案管理的基礎上，加強信息管理的工作就更為重要。組織管理人員積極學習信息技術，掌握現代檔案管理設備。檔案管理人員是提高檔案管理工作效率的重要條件，因此有必要加強對管理人員的培訓和考核。

（三）建立公路檔案信息庫

為了實現公路檔案的高效管理，必須根據公路檔案管理的特點，建立數字化的檔案管理信息系統，加強對原始紙質檔案的重建。建立統一的公路檔案信息數據庫，實現檔案集中管理。這一措施不僅有效地解決了紙質文件存儲空間的問題，而且通過文件管理服務實現了數據信息的查找和使用，幫助用戶做出正確的決策，提高了文件的使用率，實現了文件數據的有效性。管理部門必須運用計算機技術和網絡技術，確保檔案信息安全，實現檔案資源共享的高效信息獲取途徑，改進工作方法和檔案管理，提高運行效率。

四、結束語

在社會發展的新時期，加強公路建設，促進公路進一步發展。在信息化環境下，我們對公路檔案管理提出了新的挑戰。在新的發展階段，必須重視公路檔案管理工作。不破壞檔案的完整性，規范檔案管理過程，實施信息管理，促進中國公路建設的快速發展。