大數據信息技術在檔案管理中的運用

劉娟

（閬中市人才流動中心, 四川 南充 637400）

一、大數據背景下檔案數據的特點

首先，大數據時代檔案數據時間跨度大。大數據時代檔案數據產生的節點并非是來自大數據技術應用所產生的檔案數據，追溯其整個產生過程應當還包括之前檔案電子化、電子文件時代所產生的檔案數據。大數據在我國興起的時間并不長，我們正經歷一個從檔案數字化到檔案數據化的逐步轉變過程。從檔案的數字化到檔案的保存，從電子檔案的保存到對更深層次的檔案數據增值問題的關注，這是一個漫長而循序漸進的過程，其中涉及的大量數字資源都應當納入大數據時代檔案數據管理的范疇。因此，大數據時代的檔案數據應當是傳統檔案數據和新時期實時產生的檔案數據的集合。

其次，大數據時代檔案數據的范圍廣。一方面，大數據時代的檔案數據來源傳統的電子檔案，還包括了社交媒體文件、超大規模數據庫、3D圖形等形式各異的渠道；另一方面，檔案數據除了包含檔案內容、結構和背景數據之外，還包括檔案部門在檔案業務活動中產生的數據，以及那些具有長久保存價值但還沒有納人檔案部門保管的數據，如政府開放數據、網站數據、智慧檔案館的運維數據、利用物聯網技術對檔案館人和物全面感知的數據，即檔案館的建筑環境、設備資產、檔案資源以及用戶等主要構成因素的關鍵數據等。

最后，大數據時代的檔案數據更加多元化。一方面，大數據時代檔案數據的形式更加多元。檔案本身具有歷史的憑證性和記憶性，其屬性以傳統意義來看應該是屬于滯后的。但在大數據時代，檔案數據更加突出了數據的實時性特點，檔案學界也開始更加關注這些實時數據的保存以便發揮更好的社會效用。因此，大數據時代檔案數據的形式不再拘泥于檔案文件本身，可以是一個復雜的數據庫，也可以是一條簡單的微信推送。另一方面，檔案數據的內涵在大數據時代得到了進一步的拓展，檔案數據超越不僅僅只是指代檔案信息。大數據時代的檔案數據內涵不局限于檔案的內容，還關注以數據包為單位的多元數據。因此，大數據時代檔案數據是一個總稱。

二、大數據信息技術在檔案管理中的運用要點

（一）做好電子文件方面的管理工作

隨著計算機網絡在檔案工作中的廣泛應用，高校將很多公文傳輸到網絡上，在一定程度上增加了電子文件的數量。通過相關實踐分析可知，對電子文件進行科學、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使檔案信息的價值充分展現。因此，管理人員要重視檔案文件的管理，做好以下工作：第一，構建與電子文件管理維護有關的技術部門，確保電子文件管理流程的科學化，使電子文件管理的各個環節有效銜接，確保整個流程的科學性、安全性，從而使電子文件的管理能力逐步增強。第二，提高管理人員的電子文件處理能力。對電子文件進行管理時，管理人員需要做好與電子檔案有關的處理工作，比如設置電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等。第三，處理好電子文件的保存問題。電子文件形成時是否可以長期保存并未得到有關人員的驗證。因此，管理人員需要注意電子文件的保存問題，如果電子文件需要長期保存，可以定期復制，避免檔案信息丟失。

（二）加強信息安全化管理

檔案數字化建設需要重視安全問題，只有確保檔案信息的安全，才能使檔案信息的作用充分發揮。在使用檔案信息的過程中，管理人員需要對檔案信息的使用進行控制，做好檔案信息的安全保密工作是不容忽視的。對檔案信息進行管理時，可以利用制度管理以及技術管理兩方面的措施，逐步推進檔案信息的保密處理工作。在檔案數字化建設過程中，管理人員需要管理機制，可以引用自動控制技術，實現部分高深技術信息的自動化控制。

（三）完善管理體系

各個行業在實際開展檔案管理工作的過程中，必須要具備完善的管理體系，才能夠保證充分發揮其自身的作用和價值看，并提高執行工作的力度，但在對相關數據和檔案整理的過程中，必須要對表現優秀的工作人員進行鼓勵，而對于一些不重視檔案工作的單位來說，需要對其進行懲罰。另外，在實際開展信息化建設工作的過程中，還需要提高對網絡建設工作的重視程度，并積極堅持先進化的發展理念和原則，還需要運用先進化的技術，保證檔案管理工作順利開展。

（四）構建網絡檔案

網絡檔案的建立對于檔案管理效率的提高有著重要作用。第一，創建檔案網站，將部分檔案資源放置到網站當中，教職工或者學生在需要檔案信息時，可以進入檔案網站進行查詢，這樣可以大大提高檔案服務的效率。同時，可通過網絡宣傳，促使檔案信息的利用率逐步提高。第二，購買相應的硬件設備。檔案信息化建設的推進，離不開硬件設備的支持。購買硬件設備，可以使網絡檔案信息的交換安全得到保障，并且可以實現網絡檔案信息的共享。通過以上分析可知，網絡檔案的構建也是信息化建設中的一部分，該項工作的有效開展，可使檔案管理脫離傳統的管理模式，逐漸適應現階段的檔案管理需求。此外，教師在備課之前，可以直接在網絡檔案中搜索相關的教學內容，從而使教學內容變得更加豐富；學生在學習過程中，如果存在疑問，可以通過網絡檔案搜索相應的文獻資料來解決疑惑。因此，網絡檔案的構建，不僅可以推動檔案信息化建設工作的進一步開展，而且能便利教師的教學以及學生的學習。

結束語

大數據時代，新技術的引入能對檔案數據進行更好的管理，但對其適用性與功能性的研究還有待進一步的深化；相關管理人員應當意識到檔案部門的重要性，并給予大力支持，為我國檔案管理事業做出貢獻。