加強事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的探究

田穎

（黑龍江省中醫(yī)藥科學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150036）

一、加強事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的重要意義

人事檔案是人事管理活動中形成的反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工作狀況、業(yè)務(wù)能力的文件材料，是人事檔案管理是將人事檔案信息收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、查詢并綜合利用的活動。人事單位檔案管理能為單位培養(yǎng)、選拔、使用干部提供有用依據(jù)。人事檔案管理的目的在于保守檔案機密，維護檔案完整，為檔案材料使用提供服務(wù)。事業(yè)單位與其他市場主體不同，具有一定的國家管理性和社會公益性。事業(yè)單位人事檔案管理工作是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，貫穿于事業(yè)單位管理全過程。人事檔案歸檔首先需要鑒別是否需要歸集入檔；然后按照法規(guī)、制度要求根據(jù)材料內(nèi)容、性質(zhì)明確歸檔所屬類別并登記目錄，歸入檔案之中。認真的收集鑒別和科學(xué)有序的收集歸檔工作是檔案高效利用的前提和保證。

當前社會，市場經(jīng)濟和信息化技術(shù)的發(fā)展使信息的收集處理更加多元化，新時代對事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容和服務(wù)提出了更高要求。準確和全面的收集、整理檔案數(shù)據(jù)信息優(yōu)化人事檔案收集歸檔工作是保證人事檔案真實性、完整性的重要保障，是選拔和作用干部的重要依據(jù)，是事業(yè)單位改革的必然要求，是提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平和服務(wù)能力的必然要求。

二、事業(yè)單位人事檔案收集管理的現(xiàn)狀和存在問題

（一）事業(yè)單位對檔案收集歸檔工作不重視。部分事業(yè)單位管理理念陳舊，忽視對其潛在價值的認識，檔案歸集工作流于形式，缺乏專業(yè)檔案管理部門、人員的設(shè)置，在資金、硬件、軟件配置上難以滿足實際工作需要，嚴重制約了管理水平的提升。

（二）事業(yè)單位檔案收集歸檔工作制度不健全。人事檔案管理是一個繁冗瑣碎的工作體系，當前事業(yè)單位檔案收集歸檔不完善，工作缺乏細致、明確、健全的管理制度，管理職責(zé)不明確，崗位職責(zé)不能落實到確定的管理人員；收集檔案資料不規(guī)范，資料缺失不完整，查證標準控制不嚴格，歸集整理標準不科學(xué)，缺乏一致性、連貫性；人事檔案收集不及時，檔案資料收集路徑少，收集歸檔手續(xù)不完善，保密措施不完善，檔案保管不當。

（三）事業(yè)單位檔案收集歸檔工作手段落后。我國事業(yè)單位信息化進程起步晚，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，事業(yè)單位沿襲傳統(tǒng)工作模式，缺乏主動收集整理檔案資料的能動性，檔案收集歸檔效率低下。

（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊。人事檔案管理人員素質(zhì)偏低，部分非專業(yè)、兼職管理人員頂崗工作，人員流動性大，缺乏專業(yè)技能，隨意性強，不能執(zhí)行操作流程；人力資源和績效考核體系不健全，薪資待遇低，部分管理人員工作中缺乏責(zé)任心；信息化技術(shù)不高，難以利用先進的信息化技術(shù)手段收集歸檔，致管理工作專業(yè)性不強影響人事檔案收集歸檔質(zhì)量和效率。

三、事業(yè)單位人事檔案收集管理的優(yōu)化策略

（一）樹立正確事業(yè)單位對檔案收集歸檔管理理念，重視檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位要高度重視人事檔案收集歸檔工作，加大干部人事檔案管理理念創(chuàng)新宣傳力度，加大資金、人員投入力度，配置專業(yè)人員、更新改造存儲設(shè)備，保證收集歸檔工作有序推進；做好檔案收集歸檔重要性的宣傳，，加強單位內(nèi)部部門間溝通與合作，形成管理合力做好信息服務(wù)工作。

（二）健全和完善事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作體系。事業(yè)單位要結(jié)合本單位實際工作制定完善的人事檔案規(guī)章制度，明確檔案分類收集管理辦法、收集手續(xù)、歸檔標準，規(guī)范收集歸檔流程，把握檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將細化的具體規(guī)章制定貫穿收集、鑒別、整理的全過程；切實做好檔案信息錄入工作，做到統(tǒng)一標準，做好篩查和甄別確保分類準確，保障及時歸檔、檔案排列有序美觀規(guī)范；重視人事檔案保密安全管理，強化收集歸檔工作監(jiān)管力度，開展定期、不定期檢查，細致比對檔案中記錄的真實性、一致性，嚴格剔除失實、虛假的檔案信息，對不完整的資檔案資料責(zé)任當事人限期補充收集；健全檔案登記和傳統(tǒng)遞安全制度，明確崗位責(zé)任制度，保障檔案信息安全。

（三）優(yōu)化人事檔案收集歸檔工作方法，提升管理質(zhì)量和效率。信息化手段用于檔案信息的存儲和分析能有效提升檔案資源檢索、分析、處理效率，顯著節(jié)約成本，使人事檔案收集歸檔工作更為便捷化、智能化。事業(yè)單位要創(chuàng)新自身的管理理念，提升大數(shù)據(jù)檔案管理意識，充分利用信息化工具和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)提升檔案收集歸檔水平，積極構(gòu)建人事檔案收集與歸檔信息化平臺，提供數(shù)據(jù)動態(tài)數(shù)字化傳輸，有效整合資源；促進技術(shù)創(chuàng)新有效防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，袪除不安全因素，保障檔案材料安全性。

（四）強化管理人員隊伍建設(shè)，提升管理人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位要強化在職檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，開展常規(guī)化專業(yè)知識培訓(xùn)和職業(yè)技能培訓(xùn)，鼓勵和引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)先進管理理論和實踐經(jīng)驗；拓寬人才引進渠道，健全考核評價獎懲制度體系，打造具有高超職業(yè)素養(yǎng)和強烈責(zé)任心的管理隊伍。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案收集歸檔工作是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)，強化事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作是事業(yè)單位改革和發(fā)展的必然選擇。事業(yè)單位要高度重視人事檔案收集與歸檔工作，健全管理制度，優(yōu)化管理手段，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)實現(xiàn)檔案管理工作模式的優(yōu)化，促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。