城建檔案接收與利用工作的現狀及對策研究

賈長紅

（甘南縣固定資產投資審計中心，甘肅 甘南 747000）

要想將城建檔案的作用和價值體現出來，必須要做好檔案管理中的各項工作，加強對檔案接收和利用的重視。創新思想意識，注重檔案資料的收集與利用，結合現代發展形勢通過多種方式手段來提供和開發城建檔案資源，建立完善的檔案管理體系，發揮城建檔案的作用效能。

一、城建檔案接收與利用工作的現狀

（一）城建檔案接收現狀

1.接收方式較為落后。目前許多城建檔案接收單位主要以紙質檔案位置，對于電子檔案的接收比較少，而且在接收的過程中主要采用人工處理的方式，由于城建檔案數量比較多且資料內容較為復雜，傳統的接收方式會在一定程度上影響工作的開展效率，很容易導致檔案管理混亂的情況，不能滿足現代化的發展需要。

2.城建檔案接收質量低。檔案資料在接收的過程中必須要滿足完整、安全和系統等標準，而城建檔案在接收的過程中沒有嚴格按照相關標準進行操作，經常出現內容不全面、準確性低等問題，從而影響城建檔案的整體質量，不利于后續的使用。

（二）城建檔案利用現狀

1.城建檔案人員缺乏對自身工作的認識。許多城建檔案工作人員對自身的工作缺乏正確認知，認為只是單純的資料收集與管理，做好保管工作就可以卻忽視了城建檔案的開發利用，整體的服務意識較為淡薄，不能將城建檔案的真正價值發揮出來，這在一定程度上造成了資源浪費。

2.服務和管理方式落后。以往在進行城建檔案資料查找的過程中主要采用手工檢索的方式，這種方式較為落后，不能快速獲得有效資料。而且許多人員不能正確處理城建檔案保密和利用之間的關系，影響工作的順利開展。從檔案資料的利用情況來看，現代化信息技術沒有得到充分運用，缺乏信息化管理體系，這也是影響城建檔案資料利用的重要因素。

二、城建檔案接收與利用工作的相關對策

（一）加強城建檔案接收工作的有效措施

1.提高檔案管理人員的素質水平。城建檔案資料的接收是一項比較復雜的工作內容，要想讓這項工作得到規范化開展，還需要不斷提升檔案工作人員的專業能力和素質水平，可以通過開展培訓教育的方式來提高檔案人員的工作能力，幫助他們了解城建檔案接收標準和相關規范，能夠對不同類型的檔案資料進行針對性整理和規劃，保證資料內容的完整性和真實性。另外，也要重視對工作人員責任意識的培養，使他們能夠嚴格按照規章制度進行操作。

2.改變原有思維模式。社會在快速發展的過程中對城建檔案管理工作提出了新的要求，檔案資料的接收范圍也有所調整，要想提高接收工作的開展水平，必須結合當前的發展形勢對工作方法和內容進行創新，改變以往的思想理念，拓寬檔案的接收范圍，創新工作的開展途徑，將現代化信息技術與檔案接收工作想結合，注重電子檔案的接收與管理，確保能夠為各部門提供更加完善的檔案資料。

3.開展咨詢服務，拓寬服務對象。城建檔案接收人員在收集和整理檔案資料的過程中也可以開展咨詢服務，主要涉及到信息資源和條文解釋，幫助其他人們解答問題，有利于提高城建檔案工作質量，完善管理體系。咨詢服務與接收工作有著密切關系，可以幫助城建檔案接收人員在工作中了解檔案提交期間存在的問題并進行有效處理。可以為大型工程建設單位提供相關咨詢服務，確保提交的檔案資料內容完整。

4.規范接收標準。要想提高城建檔案接收質量，還需要根據這項工作的開展特點規范接收標準，保證檔案內容的有效性。檔案接收工作主要是對各種各樣的檔案內容進行接收、整理和歸檔，如何保證這項工作的規范化開展，為后續檔案資料的應用奠定良好基礎是單位發展期間需要研究的內容。規范接收標準能夠對工作的開展行為進行約束與管理，使其滿足城市化的發展建設要求，在現有模式的基礎上進行改革與完善，形成符合單位發展要求的城建檔案接收體系，有效提高了檔案接收質量。

（二）提高城建檔案利用效率的相關對策

1.提高服務意識，發揮檔案價值。城建檔案工作人員需要對檔案利用有一個正確的認識，提升服務意識，在工作中能夠主動開展檔案服務工作，了解各部門、各單位的工作需求，為他們提供有效的檔案信息資料，同時也要為社會發展提供服務，確保能夠將城建檔案的價值體現出來。另外，采用開放式的服務方式，讓城建檔案資料通過不同的形式傳遞給社會各層，實現資料內容的共享應用。

2.創新城建檔案工作模式。以往在進行城建檔案管理時主要就是通過查閱和查詢的方式來使用檔案資料，無法對城建檔案的內在價值進行深入挖掘，阻礙了檔案利用工作的進一步發展。這就需要加強各部門的溝通交流，實現城建檔案資料的共享傳遞，在交流過程中對管理工作進行改建和完善，提高檔案服務水平，確保檔案利用服務工作能夠得到充分落實。

另外，還需要建立社會服務體系，要從社會發展的角度出發，提高社會化服務水平，讓城建檔案資料得到高效利用。在開展利用服務工作的過程中不斷拓寬服務范圍，發揮出城建檔案的優勢價值。利用現代化信息技術手段簡化城建檔案資料管理流程，確保能夠為各方提供方便快捷的檔案服務，以此提高城建檔案的社會效益。

總之，要充分發揮檔案管理的社會作用，以服務社會、服務人民為主要內容，不斷地改進城建檔案工作，改變傳統的思想理念，優化城建檔案的接收工作，提高城建檔案利用水平，推動城市建設又好又快發展。