新形勢下加強交通運輸檔案數字化管理的探析

陳琪

（圍場縣交通運輸局，河北 承德 068450）

對于任何單位來說，檔案管理都是一項十分重要的管理內容，任何檔案系統都不可能獨立存在，其中涉及到的內容較為復雜，為了切實提高我國交通運輸檔案數字化管理的質量，工作人員需要明確現代社會環境下的變化，這樣才能使我國的交通運輸檔案呈現數字化的發展趨勢。

一、交運檔案管理模式改革過程中存在的問題

（一）思想認知不足

在交運檔案再進行管理時，涉及到交通運輸部門的諸多部門以及交管人員，但相關管理人員都并沒有重視交通運輸部門內部的檔案管理工作，大多數交管人員都將工作重點放在交通運輸質量的提升上。除此之外，在交通運輸部門內部，大多數交運檔案都沒有進行有效的對外公開，工作人員不能隨意查閱，這就導致交通運輸部門內的相關管理人員忽略了交運檔案管理工作的重要性，而一部分員工在實際工作時也僅僅履行自身的工作職責，沒有將自身的人事信息交給管理部門，這就導致信息在收集時出現不規范和不全面的情況。這也直接導致了交通運輸部門的檔案公共管理工作缺乏完整性，對于后續的績效考核以及人事資源整合來說，造成了極大的影響。

（二）交運檔案管理機制較為落后

在傳統的人力資源管理工作中，雖然大部分交通運輸部門都在逐漸開展自身的交運檔案管理工作，但總的來說并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，這就導致交通運輸部門的人事管理機制依舊較為落后，直接導致交運檔案管理工作落實不到位，并且很多交通運輸部門由于獎懲制度不完善，無法進行有效的工作創新這些因素都直接導致交運檔案管理工作處于不規范和不科學的狀態，最終影響了管理工作的整體機制，導致其無法在交通運輸改革過程中發揮其應有的效果。

二、強化檔案管理模式改革時，相關制度更為規范

（一）強化檔案管理工作的教育以及認知

在進行管理時，相關工作人員的交運檔案管理工作應當由管理人員自身進行，所以需要提高管理人員的工作重視度，使相關管理工作人員養成良好的職業道德，為管理人員培養高度的責任感，使其在工作時保持嚴謹的工作態度，尤其需要借鑒和吸收優秀的交運檔案管理研究成果，使檔案管理工作能夠成為檔案管理工作人員的使命和責任，強化其工作意識。除此之外，在交通運輸部門內部還需要強化宣傳力度，使基層的一線工作人員能夠主動參與到檔案管理工作中明確檔案管理工作并非是簡單的人力資源登記，更重要的是維護交通運輸部門的正常運行，這樣才能使一線的醫護人員積極主動的配合交運檔案管理工作的進行。

（二）建立完善的管理制度

在進行相關制度和條例的建設時，工作人員可以借鑒國內外的先進管理經驗，對已經歸檔的工作人員進行電子文件的管理時，應當嚴格按照相關規章制度和措施進行，保證信息的完整性和原始性。而如果某一類電子文件檔案需要進行長期保存，則需要將其與相同內容的紙質文件一同歸檔，而對于具有保密要求的電子文件，則應當應用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進行全面的密碼管理，嚴禁在外網上開放，并且定期對網絡環境和計算機系統進行檢測，避免出現黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進行體制建設時，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個步驟進行流程完善，使各項管理工作都能夠參考對應的管理制度進行，避免由于員工的工作疏漏出現的不規范現象。除此之外，通過合理的管理，還能夠使工作人員各司其職，嚴格按照規章制度進行各項操作，并且還需要規范認定制度以及查漏補缺措施，使信息收集具有一定的可信度和科學性。

（三）科學的建立大數據庫防護體系

在交通運輸部門開展交運檔案管理工作時，可以在交通運輸部門內部建立完善的局域網信息管理平臺，應用計算機軟件對其中的數據進行處理，能夠大大提升管理效率，并且在近年來大數據理論的支持下，交通運輸部門還可以將大數據技術與計算機技術相結合，是交通運輸部門內部建立完整的大數據庫，這樣能夠有效保障交通運輸部門的人力資源管理質量。計算機大數據庫防護體系的建設主要是防護黑客和病毒的入侵，使交通運輸部門檔案數據能夠安全有效的運行。但計算機在運行過程中各項操作活動本身就屬于一個動態的變化系統，在用戶的指令操作下，計算機則會進行某一項操控行為，而如果用戶的操作不規范或者進入了某一危險網站，則會加大計算機遭到病毒和黑客入侵的風險。在這種狀況下，想要強化計算機本身的安全特性，就需要制定相應的防護體系，定期做好計算機的病毒查殺、漏洞修復，這樣能夠使計算機建立動態化的安全防護體系，通過定向的途徑將其傳遞到用戶面前，規范計算機用戶的各項操作行為。

三、總結

在進行現代化的交通運輸部門檔案管理時，相關工作人員首先需要做好自身的能力培養，并且需要不斷提高單位內部的交運檔案管理水平，建立科學且安全的數據資料庫，這樣才能實現檔案管理的工作價值，便于相關用戶在進行資料調取時，能夠獲取準確且真實的資料，這樣才能保證交通運輸部門交運檔案管理工作的順利進行，促進我國交通運輸行業的快速發展。