事業單位文書檔案信息化管理的優化途徑

（齊齊哈爾市梅里斯達斡爾族區人力資源和社會保障局，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

隨著事業單位的不斷發展增大，在日常工作中涉及到文件也不斷增加，傳統的文書檔案管理模式已無法滿足文書檔案發展的需要。將信息技術引入到文書檔案管理工作中，進一步提高文書檔案信息管理水平，可以實現文書檔案信息的有效利用。

一、事業單位文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案管理工作是事業單位日常管理工作中較為重要的一項內容，在傳統文書檔案管理工作中，工作十分繁瑣，檔案管理人員每天都需要面臨大量的工作量，檔案工作效率提升難度較大，易出現疏漏和錯誤。在當前信息化時代環境下，將信息技術與文書檔案工作相結合，促進檔案信息化管理水平的提升，能夠更好地發揮出文書檔案的價值。針對于文書檔案信息化建設，宜重視各種先進技術的合理運用，建立文書檔案管理系統，能夠實現檔案信息的快速收集和整理，提高檔案信息集中化管理水平，可以為檔案信息的開發利用創新良好的條件，促進事業單位文書檔案管理效能的提高。特別是文書檔案信息化建設水平的提升，實現了文書檔案信息的便捷和快速收集和查找，而且借助于網絡優勢，檔案信息傳輸速度較快，這對于文書檔案在單位內部共享的實現提供了重要的保障，有利于更好地發揮出文書檔案信息的重要作用和價值。

二、事業單位文書檔案信息化管理的優化途徑

（一）轉變文書檔案管理觀念

在文書檔案信息化建設工作開展過程中，需要根據時代發展特點來積極轉變檔案管理理念。由于一直以來各單位對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，這就導致文書檔案信息化建設相對滯后。事業單位領導需要轉變觀念，對文書檔案對單位發展的重要性有一個深入的認識，加大對文書檔案信息化建設工作的支持力度。不僅要積極配置完善的軟硬件設計，為文書檔案信息化建設提供良好的物質保障。同時還要結合單位自身的實際情況，構建完善的管理體系，規范文書信息化管理流程，提高文書檔案管理工作的規范化和標準化水平，更好地促進文書檔案實際效用。

（二）建立健全文書檔案管理制度

事業單位文書檔案信息化管理工作的開展離不開完善的制度支持。事業單位領導者需要加強對文書檔案信息化管理的重視，并積極轉變思想觀念，重視文書檔案管理制度的建設，使文書檔案信息化管理工作能夠的章可循。由于文書檔案信息化建設過程中需要借助于計算機技術和網絡，因此還需要構建完善的數據管理制度，積極推進檔案信息數字化轉化，并制定具體的安全管理和保密管理措施，確保檔案信息的真實性、完整性。另外，在檔案信息化建設過程中各部門還需要積極加以配合，不斷促進制度的完善，規范檔案信息化管理的標準和流程。

（三）建立科學的檔案管理信息化平臺

借助于信息技術來打造文書檔案管理信息化平臺，并對平臺的功能進行不斷完善，實現文書檔案的收集、加工、保存和查詢，并針對平臺進行不斷完善，使文書檔案的管理和利用更具便捷性和高效性。在實際工作中，還需要建立文書檔案信息管理系統，進一步簡化文書檔案管理工作流程，提高文書檔案管理工作的水平。而且還能夠進一步保證檔案信息的真實性和完整性。文書檔案信息化建設為檔案管理和利用工作帶來了諸多的便利，但同時也帶來了相應的安全問題，這也對文書檔案安全管理工作提出了更高的要求。在文書檔案管理工作中，需要將單位內網與外網分開，通過設置隔離層來保護檔案信息的安全，進一步確保文書檔案信息系統安全、穩定的運行。

（四）建立檔案信息共享機制

在當前文書檔案信息化建設過程中，由于檔案信息呈現出逐年增加的態勢，為了能夠進一步提高文書檔案工作的水平，在實際工作中需要建立檔案信息共享機制。具體需要將文書檔案管理工作與云計算技術相結合，實現文書檔案的云端存儲，并通過打造檔案云平臺，可以設定具體的訪問權限，檔案利用者根據自己的權限還實現對平臺的訪問，進行信息閱覽和查詢。對于單位上傳至檔案云平臺的信息，需要對文書檔案信息進行分類和篩選，將開放的且具有業務協同性的文書檔案信息進行上傳，這樣通過云端檔案信息的共享能夠更好地發揮出文書檔案的價值。另外，事業單位上下級部門之間也需要實現文書檔案信息的共建共享，為各類政策和文件的傳遞帶來諸多便利。

三、結束語

在當前信息時代背景下，事業單位文書檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰。特別是大數據技術的發展，更迫切要求事業單位文書檔案要加快信息化建設的進程。在實際工作中要針對文書檔案信息化建設體系進行不斷完善，充分地發揮出先進技術的優勢，促進文書檔案管理信息化水平的提升。