檔案信息利用面臨的問題與對(duì)策

（濰坊市中醫(yī)院，山東 濰坊 262600）

前言：當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案管理的需求不斷增長(zhǎng)，時(shí)代日新月異，人們迫切需要對(duì)檔案管理進(jìn)行計(jì)算機(jī)化，其計(jì)算機(jī)化建設(shè)已成為大勢(shì)所趨。隨著檔案計(jì)算機(jī)化建設(shè)的不斷發(fā)展，大多數(shù)檔案管理器都需要解決許多缺點(diǎn)和問題。本文著眼于檔案管理在信息時(shí)代的重要性，然后指出了當(dāng)今檔案管理中的一些重要問題，最后提出了相應(yīng)的解決方案，以期在吸引新思想方面發(fā)揮作用。并為將來的檔案管理提供一些參考。

一、信息時(shí)代檔案管理的重要性

盡管國(guó)家檔案管理的發(fā)展歷史悠久，但仍然存在許多制約檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的問題。傳統(tǒng)的檔案管理通常使用手動(dòng)記錄方法來分類和記錄檔案。工作量繁重，給檔案管理人員帶來很大的工作壓力。受檔案注冊(cè)材料的限制，檔案保存非常困難，并且檔案容易損壞。檔案保存每年需要大量的資金和勞動(dòng)力。檔案注冊(cè)表主要是為將來的工作提供重要的原始信息和驗(yàn)證依據(jù)，但是傳統(tǒng)的檔案管理很難參考，也很難充分利用檔案管理的真正含義。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，特別是進(jìn)入信息時(shí)代之后，計(jì)算機(jī)的使用大大提高了檔案管理的效率。人們可以使用計(jì)算機(jī)來驗(yàn)證和記錄檔案，從而不斷減少檔案管理工作量并提高檔案效率。通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案可以減少檔案占用空間，并防止檔案被外力損壞。因此，將信息時(shí)代的檔案管理工作從傳統(tǒng)的方法向計(jì)算機(jī)化的方向轉(zhuǎn)變是必然的趨勢(shì)，這在促進(jìn)檔案管理的發(fā)展中起著非常重要的作用。

二、檔案管理信息建設(shè)中的問題

（一）缺乏高素質(zhì)的信息管理人才

在建立現(xiàn)代檔案管理計(jì)算機(jī)化的過程中，管理人員存在以下問題：第一，管理人員的專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)化水平不符合相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)代檔案管理中，許多員工沒有從相關(guān)學(xué)院和大學(xué)的相關(guān)專業(yè)中畢業(yè)，因此相對(duì)缺乏專業(yè)能力。專業(yè)的管理能力和信息技術(shù)水平是信息建設(shè)的前提，專業(yè)的管理人才是檔案。管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。第二，在現(xiàn)代管理人員中，老齡化問題更加嚴(yán)重，從事管理工作的人缺乏建立計(jì)算機(jī)化的經(jīng)驗(yàn)，并且由于年齡的原因，他們對(duì)計(jì)算機(jī)化的意識(shí)不足或缺乏計(jì)算機(jī)化的意識(shí)。技能培訓(xùn)不足導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)管理中的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，這與現(xiàn)代檔案館的現(xiàn)代化不符。第三，對(duì)于相關(guān)人員，他們無法在工作過程中追求卓越。檔案的管理是相對(duì)膚淺和正式的。對(duì)工作沒有足夠的照顧和理解。數(shù)據(jù)收集過程不夠嚴(yán)重，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決作業(yè)問題。允許問題的發(fā)展和傳播將給檔案管理帶來問題，這將不利于檔案管理的正常發(fā)展。

（二）檔案管理改革機(jī)制與時(shí)俱進(jìn)

事業(yè)單位管理處于不斷改革之中，但檔案管理改革部分相對(duì)較小。在未來的社會(huì)發(fā)展中，面對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不確定性，做好檔案管理可以保證信息資料的有效利用，及時(shí)分析表格形式，以更好地解決問題，在檔案管理上，情況沒有任何進(jìn)展，并建立了高度運(yùn)作的管理機(jī)制。對(duì)現(xiàn)代技術(shù)仍然缺乏認(rèn)知能力，這導(dǎo)致了應(yīng)用設(shè)備的落后和工作效率低下。由于缺乏改革機(jī)制的現(xiàn)代化，這對(duì)檔案管理信息的建設(shè)產(chǎn)生了負(fù)面影響。

（三）有必要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化程度

在建立用于現(xiàn)代記錄管理的信息的過程中，相關(guān)人員無法靈活使用先進(jìn)的信息技術(shù)。收集和記錄信息資源材料仍然存在許多問題，并且紙張仍在使用中。由于檔案管理的計(jì)算機(jī)化，難以執(zhí)行計(jì)算機(jī)化的操作和計(jì)算機(jī)化的記錄，這種工作模式導(dǎo)致工作流程效率低下，并增加了數(shù)據(jù)查詢的難度。在建設(shè)過程中，增強(qiáng)信息技術(shù)媒體的利用率和管理水平，逐步完善信息建設(shè)平臺(tái)。

三、改善檔案管理信息建設(shè)的策略

（一）實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化與傳統(tǒng)管理模式相結(jié)合

在現(xiàn)代檔案管理過程中，檔案管理的水平和效率一直處于停滯狀態(tài)，這是由于現(xiàn)代管理仍使用手動(dòng)操作模式。為促進(jìn)計(jì)算機(jī)化建設(shè)，有必要加強(qiáng)對(duì)員工專業(yè)技能的培訓(xùn)和教育，提高員工的信息技術(shù)水平。但是，在目前的管理人員中，專業(yè)知識(shí)相對(duì)落后，專業(yè)技能相對(duì)較低，只有一小部分檔案管理人員具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和操作技能，因此需要注意定期培訓(xùn)工作團(tuán)隊(duì)，提高現(xiàn)有人員的勞動(dòng)效率，從而改善檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理信息建設(shè)。

（二）建立現(xiàn)代管理良知

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，信息技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，新思想和觀念的不斷出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的工作和生活方式。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)日新月異，相關(guān)檔案管理員必須提高工作意識(shí)，改變工作思路，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公模式，以更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。在計(jì)算機(jī)化建設(shè)過程中，必須改變傳統(tǒng)工作模式固有的觀念和思想，樹立現(xiàn)代檔案管理的意識(shí)，更加重視檔案管理的新技術(shù)手段，促進(jìn)發(fā)展。檔案管理的概念。

（三）完善檔案管理系統(tǒng)

在計(jì)算機(jī)化建設(shè)中，建立檔案管理機(jī)制，限制和改善相關(guān)人員，通過制定管理行為和工作流程，促進(jìn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化，制定高度可操作的管理制度。根據(jù)單位的實(shí)際情況。將計(jì)算機(jī)化建設(shè)納入開放標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)管理者積極響應(yīng)計(jì)算機(jī)化技術(shù)，提高管理者的主動(dòng)性。

（四）提高檔案管理的機(jī)密性和安全性

國(guó)家信息資源豐富多樣。因此，在信息時(shí)代的檔案管理工作中，為了提高檔案管理的機(jī)密性和安全性，有必要建立一個(gè)強(qiáng)大的檔案信息安全系統(tǒng)，并在檔案管理上做好工作管理。為了提高檔案管理和使用的安全性和機(jī)密性，有必要更新傳統(tǒng)的管理概念并提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。避免非法入侵，避免篡改和盜竊檔案信息。同時(shí)，管理部門還應(yīng)通過用戶身份驗(yàn)證加強(qiáng)檔案信息的管理，及時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，確保檔案信息的機(jī)密性和安全性。為了保證檔案信息管理的安全性，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，防止犯罪分子侵入系統(tǒng)。增強(qiáng)用戶登錄名和密鑰驗(yàn)證，并使用密鑰管理方法來增強(qiáng)系統(tǒng)安全性。

結(jié)束語：在信息時(shí)代，紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)載體的轉(zhuǎn)換，以及檔案管理從傳統(tǒng)管理到信息管理的轉(zhuǎn)換，是一個(gè)困難、高效和安全的歷史過程。人力資源和社會(huì)保障控制系統(tǒng)對(duì)人力資源和社會(huì)保障檔案的管理具有歷史意義。因此，我們必須在這一領(lǐng)域投入更多的精力來實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化過程。