信息化背景下檔案管理方案探究

（黑龍江省佳木斯市建三江第一高級中學，黑龍江 佳木斯 156300）

引言

當前我們已經進入數字化時代，關于企業的檔案管理工作也需要進行創新改革。如果企業的檔案管理人員還是以傳統的檔案管理方式進行該項工作，則無法滿足當前信息化時代的要求，從而對企業的發展產生不利的影響。因此，就企業中從事檔案管理的工作人員應當積極學習先進技術，將信息化時代的高新設備引入到自身的工作當中，只有這樣，才能真正的提高檔案管理的工作效率和水平，才能讓自身企業順應時代而逐步發展。

一、我國檔案管理工作在信息化的背景下所存在的問題

（一）檔案管理理念落后

在一個企業中，檔案管理工作是企業運行發展的基本組成部分。其包含著員工檔案資料管理、設備檔案管理以及經營合同管理等相關工作。這些資料為企業的日常工作提供者重要依據。但現如今，就我國大部分企業的檔案管理工作來看，許多檔案管理人員思想陳舊，沒有認識到檔案管理工作的重要性，缺乏創新管理意識，不重視信息化設備的應用，在實際的工作過程當中依然沿用傳統的檔案管理方式。

這樣的工作方式不僅不能夠提升檔案管理的效率，還會抑制企業的穩定發展。

（二）檔案管理流程繁瑣

目前就我國各個企業的檔案管理工作的實際情況而言，從事該項工作的管理人員職業素養參差不齊，并且這部分員工大部分沒有經過系統化的培訓，從而缺乏足夠的專業技能，沒有先進的工作理念。在信息化背景下，企業當中檔案管理人員沒有對自身企業的檔案管理工作過程進行縮減優化，從而使檔案管理工作流程依然繁瑣。這樣繁瑣的工作流程無疑會大大降低檔案管理工作的效率，在工作過程中浪費大量的時間，這些問題都不利于企業的發展。

（三）檔案管理存在較大風險

在如今數字化時代當中，大部分企業已經將檔案管理由傳統的紙質檔案管理方式轉變為電子檔案與紙質檔案的雙重管理方式。網絡技術、計算機技術的普及和電子文本的出現，為企業的檔案管理人員提供了極大的便利。但這樣的管理方式也存在著較大的風險，而且部分企業的檔案管理人員依舊采用傳統的檔案管理方式，從而提高了風險系數。如果電子檔案被犯罪分子通過網絡盜取或修改，輕則會出現信息泄露，重則會出現安全事故，這樣會嚴重的損害企業的利益，甚至是社會的安定。

二、信息化背景下檔案管理工作的創新方案

（一）樹立工作人員檔案管理創新理念

想要提高企業的檔案管理工作效率，首先需要培養員工具有想要的職業素養，提高其檔案管理理念。思想對人體行為的具有導向作用，是工作人員充分認識到檔案管理工作對于企業在信息化背景的重要作用，才能有效調動檔案管理人員的工作積極性，從而使其以積極的態度認真負責的進行檔案管理工作。

檔案管理工作是企業發展的重要基石，企業的領導人員需要首先認識到檔案管理工作的重要作用，樹立檔案管理創新理念，為檔案管理工作效率的提高采取相應的措施，以自身作為榜樣積極帶動檔案管理人員的工作積極性，使每一個從事該工作的員工都樹立起檔案管理工作的先進理念。除此之外，企業還需要重視培養管理人員的信息化能力，使其能夠利用先進技術來提高檔案管理的工作效率。同時企業也應當制定合理的獎懲制度，定期對檔案管理工作進行公證考評，以此來提高工作人員對于檔案管理工作重要性的認知。

（二）需要創新檔案管理方式

檔案信息化管理的各個階段對于管理方式的要求無疑是不一樣的。從檔案當前階段的信息化管理發展水平來說，需要著重在幾個方面把好關：其一，進一步增強基礎業務管理水平。即便檔案管理實現了較高的信息化水平，但是這不代表基礎業務會因此而過時或者是完全被廢棄。現階段來說，完全可以借助信息技術完成數字化檔案，然后將這些數字化后的檔案精心保存下來，再通過檔案編研使得紙質檔案變成“記憶工程”。其二，要做好對標及學習。信息時代行業之間進行跨界合作的情況越來越多，而且這些合作往往取得了令人意想不到的讓雙方共贏的效果。因此在信息化背景下，從事檔案管理的工作人員應當學習先進的技術，脫離傳統的檔案管理范圍，多與其他行業的檔案管理工作比對學習，去看看其他行業在檔案信息化管理中的創意點子是否可以運用到自己單位的檔案信息化管理實踐中去，不斷創新檔案管理方式，有效提高檔案管理效率及質量。

三、結語

如今世界已經步入數字化時代，我國的各個企業也在信息化背景下發生著巨大的變革，在檔案管理工作方面尤為明顯。傳統的檔案管理工作方式已經很難滿足當前時代的發展，各企業需要不斷的創新檔案管理方式，樹立新的管理理念，這樣不斷創新式管理方案才能夠順應時代的腳步推動著企業的前進，從而使社會全發展。