新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

（吉林省白城市月亮泡水庫管理局，吉林 大安 131307）

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

（一）人事檔案管理制度不夠完善

當前很多企業管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業人事檔案管理制度建設過程中由于缺少系統的頂層設計，導致企業人事檔案管理制度不夠完善。很多企業人事檔案管理工作由于缺少相應的制度依據，導致企業人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業人事檔案管理效果，同時也很難發揮出企業人事檔案管理的價值和作用。

（二）信息化程度差

人事檔案的信息化管理中，計算機將會發揮主要功能，包括收集、傳遞、開發等。當下部分單位已經著手進行電子檔案的應用，但是軟件設計、軟件開發環節中，人員參與有限，無法保證檔案管理滿足預期要求，相關工作不能展現高效性、便捷性等要求。信息歸類不嚴謹、搜索錯誤等也會導致電子信息無法利用。不健全的信息管理系統使相應技術功能無法全面展現，導致計算機在人事檔案管理應用效果大打折扣。

（三）管理人員素質不高

現有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理局限于傳統的紙質人事檔案管理，無法適應時代要求，采用新技術、新方法、新設備對人事檔案進行科學有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會價值未能得到充分發揮。另外，人事檔案管理人員流動頻繁嚴重阻礙了現代人事檔案管理工作的發展。“檔案人員隊伍不穩定，變化比較大。檔案人員缺乏專業知識，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數職，工作調動頻繁，造成他們業務鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓、學習，提高自身的業務素質了。

二、新形勢下人事檔案管理工作的對策

（一）建立和完善企業人事信用檔案新機制

1992 年勞動部、國家檔案局聯合頒發了《企業職工檔案管理工作規定》，這對企業職工檔案進行科學、規范的管理起到了較大的推動作用，相當一部分企業已開始走上科學管理的軌道。但隨著我國加入WTO，企業進入市場參與全面的競爭，如何加強對企業職工的管理，增強企業競爭力，這些問題擺在了我國企業管理者的面前；當前我國國內的勞動人事、工資分配、社會保險制度等也在進一步的深入改革完善中，面對國內外形勢的新變化，企業人事檔案管理如何跟上企業發展的步伐，更好地服務于企業，已成為很重要的內容。

（二）進一步規范檔案的管理秩序以及流程

為了保證人事檔案管理工作的科學性和準確性，應該進一步規范檔案管理的流程，避免出現秩序混亂的現象。尤其是在進行人員的調出以及調入或者是選拔任用時，必須要及時的對檔案進行核對，確保檔案信息的準確無誤，才能夠保證選拔任用的科學性，因此要對檔案信息的管理進行有效的約束和規范，通過形成制度體系，確保檔案管理工作更加公開透明，既有利于信息的全面性，也保證檔案信息的共享，同時避免出現檔案信息隨意更改的現象，通過加大監督完善檔案管理流程的監督，提高檔案管理工作的實際水平，避免出現徇私舞弊的現象，真正的提高檔案的真實性和準確性，保證發揮檔案的應有作用，確保對人員的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，實現社會經濟的全面發展。

（三）推進檔案管理信息化

互聯網技術和大數據處理技術的高速發展，使得計算機等在現代企業的人事資源管理過程中發揮了十分重要的作用，目前的檔案查詢和管理工作也主要依靠于計算機進行，傳統的紙質檔案的管理工作已經逐漸被淘汰。信息化、數字化人事檔案管理的工作模式，使得存儲能力大大增加，也減少了一部分人事檔案管理工作人員的工作量。但是開放的互聯網環境也為人事管理工作帶來了許多風險，面臨著硬盤易被破壞和數據傳輸受阻、數據承載能力差、信息泄露風險大等嚴重的問題，面臨著黑客和病毒的攻擊風險。因此，在企業人事檔案的管理工作中，需要對大量的企業人員信息進行綜合性的分析，還需要在技術方面進行加強，提升信息化管理的能力。企業工作人員可以通過大數據分析做好全面化的管理工作，建立起動態化的管理系統，設置好工作的權限。

（四）提高檔案管理人員專業素質

新時期要進一步提高檔案管理工作的質量，提升檔案服務水平，必須充分認識到檔案管理人員發揮的關鍵作用，尤其是在互聯網時代，人事檔案管理人員不僅需要具備專業的檔案管理能力，還要加強互聯網知識。首先，新招聘的人才盡量選擇黨性意識高、政治敏銳、有專業基礎、懂計算機知識的人才；其次，現有檔案管理人員要加強自身的素質，學習檔案數字化相關技能，理論與實踐相結合，融會貫通，熟練操作，只有這樣才能在檔案管理工作中緊跟時代的步代。與此同時，應多組織檔案管理人員外出考察交流學習，學習外邊先進的檔案管理技術和管理做法，結合企業現在的實際情況，揚長避短，提高檔案服務質量。最后，為更好的適應新形勢下對檔案管理工作提出的新要求，我們還要加強人事檔案管理部門和信息技術部門的合作，為檔案管理中出現的技術問題提供相應的指導。

三、結束語

總而言之，人事檔案在人力資源管理和利用上起著重要的依據作用和參考價值，用人單位不僅應認識到其重要性，更要增強檔案管理意識，完善檔案管理制度，做好管理人員的素質提升工作，切實提高人事檔案的管理效率，提高人事檔案的利用價值。