淺談自然資源檔案的科學規范管理

劉美娜

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

檔案管理工作有著特定的方法，同時隨著時代的發展，檔案管理工作的獨立性越來越強，可以給其他工作的開展提供憑證和參考。在檔案數據庫形成之日也需要應用相應的維護手段，這樣才能確保檔案的安全性和完整性。現在我國很多機構部門都處于轉型期，對檔案管理的標準化提出了更高的要求，以管理工作的開展需要為依據提高管理力度，本文針對新時期自然資源檔案科學規范管理工作進行了分析。

一、當前自然資源檔案管理的現狀

（一）管理規范化程度不足

在實際工作中，由于種種原因，許多單位的檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時間詳細了解各業務部門的具體工作，在收集過程中，經常出現業務部門給什么，檔案部門就收什么現象，導致“有用”的文件收不進來，收來的文件用處不大等問題。長期如此，在相關工作中，由于工作人員的疏忽大意不僅直接影響了檔案管理工作的質量，而且損害了檔案部門形象，危及檔案工作地位。

（二）檔案利用不充分

自然資源檔案是各部門在職能活動中形成的真實的歷史記錄，對國家、社會及個人都有保存價值，權屬登記、礦產開發、建設用地等檔案都是與民生息息相關，由于技術人員的缺乏，多年來，檔案利用意識不強，重藏輕用，求穩怕亂，滿足于借借還還的傳統檔案利用服務，對主動開發檔案信息資源和提高檔案工作服務質量缺乏需求壓力和動力。

（三）檔案管理設施不完善

雖然，我國部分區域加大了對自然資源檔案管理工作的投入力度，并采取了一定的措施對一些基礎設施進行了改善，但對檔案硬件設施、軟件設施的建設不夠到位，缺乏高速掃描、平板掃描，給檔案管理造成很大的困擾。

二、提高自然資源檔案管理工作水平的對策

（一）提高管理人員綜合素質

為了使自然資源檔案管理工作更加順利，提升檔案信息資料利用率，提高檔案管理人員的綜合素質很有必要，具體做法如下：其一，邀請一些權威的檔案專業人士來進行講座，對自然資源檔案管理和自然資源專業對口檔案管理進行相應的培訓，并指導有關人員做文件的歸檔工作，不斷豐富他們在自然資源管理方面的知識，讓他們對相應的業務流程更加熟悉；其二，要通過現階段檔案管理實際情況，并結合檔案管理理論，多給檔案管理人員創造實際操作的機會，加強他們在實際應用能力方面的訓練，增強全體檔案管理人員的意識和責任進行檔案的收集整理、立卷著錄、鑒定統計等工作；其三，加強自然資源檔案的檢查。檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的事件材料情況，準確劃定收集范圍和重點，增加檔案管理人員互相交流的機會，檔案檢查完成后，要及時通報結果，保證檔案管理工作的規范化。

（二）合理運用現代化技術

隨著計算機網絡技術的發展和運用，給人們生產、生活帶來了劃時代的變革，推動人類社會進入了數字化時代，自然資源檔案的服務模式已不能是過去坐等利用者上門的被動式服務，而是可以提供主動的創新化服務。在自然資源檔案管理工作中，合理融入計算機網絡技術，建立檔案網絡，擴大檔案利用范圍。隨著科學水平的進一步提高，檔案管理軟件集成化和檔案信息存儲和處理智能化是一種必然。檔案管理人員除了要保證館藏檔案的數字化和智能化之外，還要進行電子檔案歸檔、利用的研究工作。檔案管理人員要積極學習計算機技術，爭取可以比較熟練地通過網絡來制作、使用和維護電子檔案。另外，相關人員還要加強網絡檔案管理軟件平臺的開發工作，將檔案信息與自然資源“一張圖”深度融合，將檔案管理系統與辦公自動化系統無縫銜接，建立“智慧檔案”管理系統，最終實現自然資源檔案管理的信息化和智能化和服務化。

（三）及時更新硬件設備設施

檔案管理部門要積極爭取檔案專用資金，及時更換自然資源檔案管理所需要的硬件設備設施，如高速掃描儀、平板掃描儀、購置辦公系統相兼容性的檔案管理網絡版軟件等，以信息技術為依托，成立檔案信息管理中心。擴展檔案室面積，實現檔案庫房與辦公用房、查檔室三分離。按照有關建設標準，積極改善相關硬件條件，加大資金投入力度建設自然資源檔案陳列室，展示重大活動、事件和榮譽。依靠信息網絡對紙質檔案全部按行業標準要求進行數字化加工，對檔案庫房和閱檔室進行升級化改造，配置一流的現代化設備。將檔案收集整理、數字化、信息化任務進一步分布細化，明確各文書部門和各業務部門檔案室的職能，如此實現各類檔案集中保管、分類科學、規范化收集整理歸檔。

三、總結

隨著時代的發展，檔案管理正在不斷走向規范化，為了更好地引導該工作的開展，國家也出臺了一系列標準來推動檔案事業的建設。隨著新技術的應用，檔案管理工作將會出現資源多樣化、利用便利化、管理信息化的特點，也可以為相關工作做出相應的決策輔助作用。因而，對于自然資源檔案管理工作中存在的不足需要我們積極分析，尋找原因，提出可行的對策，這樣才能更好地發揮出檔案的作用。