談談建設工程檔案管理的重要性及其規范化措施

王大鵬

（河北省保定市淶源縣住房和城鄉建設局，河北 保定 074300）

一、建設工程檔案管理的重要性

建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經形成了一定的管理制度。但是無論從企業的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現對社會價值的良好呈現，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。

二、建設工程檔案管理的規范化措施

（一）充分了解建設工程的實施依據

就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規定》等，而這些規律規定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據，進而使工程在實施過程中做到有章可循。

（二）建設工程檔案管理工作的程序化

在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現在以下幾方面；首先，實現檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現集中領導的基礎上，實現管理的網絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現了檔案管理的網絡分層。同時設置了檔案監督小組、管理小組、檢查小組等，實現了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監理，在實際監控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監測，進而使資料的準確性得以凸顯。

（三）做好對建設工程檔案管理工作的組織和協調

一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業指導，使工程的實施的各方面得到有效協調，同時促進今后監督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態進行詳細監管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規章制度以及政策法規等有更深入了解，并且能夠實現對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。

（四）做好對工程結算的控制

對于建設工程單位來講，在簽訂協議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。

（五）確保各項措施落到實處

在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發。

（六）實現工程建設與檔案管理的協調發展

工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現有檔案管理的協調發展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監理措施，使工程項目中的整體內容納入到監理范圍內，進而實現檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環節得到滲透。