高校后勤檔案管理工作信息化建設(shè)探析

陳亮

（湖北大學(xué)后勤集團(tuán)，湖北 武漢 430062）

高校后勤部門能夠?yàn)閷W(xué)校師生、科研教學(xué)提供基本的保障與服務(wù)，涉及許多較為復(fù)雜的管理工作，如維修保障、綠化、公寓管理等，由此所產(chǎn)生的文件與檔案十分復(fù)雜且多樣化，如部門崗位職責(zé)、會(huì)議紀(jì)律、財(cái)務(wù)報(bào)表等，能夠?yàn)椴块T工作的開展提供原始憑證[1]。

一、高校后勤檔案管理現(xiàn)狀

（一）薄弱的檔案保存與管理意識(shí)

對(duì)于檔案管理，后勤部門重視程度不一，但是整體認(rèn)知缺乏規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性。管理層、職員都不具備嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的管理意識(shí)，存在嚴(yán)重的重行政輕檔案的思想。同時(shí)，對(duì)于具體工作人員來說所具有的文件管理缺乏系統(tǒng)性，不能將文件轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行科學(xué)的存儲(chǔ)，利用率不高。一些職能科室考慮到便利工作，不能定期移交檔案，導(dǎo)致后勤檔案內(nèi)容缺乏完整性，不利于收集與保存檔案。再加上，各個(gè)部門不能充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化，意識(shí)層面、知識(shí)層面與前沿趨勢嚴(yán)重脫節(jié)，從而不利于檔案工作的順利進(jìn)行，也不利于其他工作的開展[2]。

（二）尚未建立健全的管理機(jī)制

檔案管理工作的開展需要健全的檔案管理制度做保障。當(dāng)下，許多后勤部門尚未建立一套健全的制度，一些部門仍然沿用舊制度，在開展檔案工作時(shí)不具備統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制與科學(xué)的管理機(jī)制，由此不利于有序的開展各項(xiàng)工作。許多部門不能明確規(guī)定各個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔、收集、整理、分類、利用等，一些部門制定了不科學(xué)的制度，很難與時(shí)俱進(jìn)為工作的開展提供專項(xiàng)服務(wù)，制度缺失也造成了這項(xiàng)工作的不規(guī)范性，長此以往不利于有序的開展檔案管理工作。

（三）人員配置缺乏專業(yè)化，硬件設(shè)施配置不全

對(duì)于檔案管理工作，在許多高校后勤部門都不能引起足夠的重視，通常不會(huì)將檔案管理專業(yè)人才安排在機(jī)關(guān)科室，這項(xiàng)工作多由兼職人員擔(dān)任。同時(shí)，不重視這方面專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，導(dǎo)致人員專業(yè)意識(shí)、知識(shí)與實(shí)際工作需求存在很大差距，工作不具備新方法、新思路，而人員頻繁的流動(dòng)、缺乏固定性。另外，后勤部門用于設(shè)備的投入少之又少，硬件設(shè)施配備不全，還在使用落后的器材；所使用的管理方法比較陳舊，還在用紙質(zhì)材料保存，檢索效率與利用率均比較低。為此，非專業(yè)的人員配置與落后的硬件設(shè)置都造成了檔案管理的滯后性[3]。

（四）信息化建設(shè)緩慢

隨著信息計(jì)劃的社會(huì)化、普及化發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化、電子化。信息化主要是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，但是受經(jīng)費(fèi)與觀念意識(shí)的影響，后勤檔案部門不具備強(qiáng)烈的信息化管理意識(shí)，導(dǎo)致信息化處理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏完善性，由此對(duì)檔案工作的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

二、建設(shè)信息化的途徑

（一）增強(qiáng)信息化管理意識(shí)，學(xué)習(xí)最新指示

確保檔案管理科學(xué)性的前提條件為管理層重視后勤檔案管理工作，而這項(xiàng)工作的具體實(shí)施者為員工，為關(guān)于這項(xiàng)建設(shè)工作需要引起大學(xué)管理層、員工的高度重視，嚴(yán)格按照高效、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，對(duì)后勤檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵進(jìn)行充分的了解，更好的認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，并將其作為一項(xiàng)學(xué)校重點(diǎn)工作。關(guān)于信息化工作的推進(jìn)，主管領(lǐng)導(dǎo)與工作人員需要立足于實(shí)際行動(dòng)，認(rèn)真做好檔案管理工作，一改“重藏輕用”的思想。對(duì)《普通高校高等學(xué)校檔案管理辦法》認(rèn)真貫徹學(xué)習(xí)，引導(dǎo)管理人員與其他職工對(duì)最新的法律法規(guī)、信息化技術(shù)進(jìn)行充分學(xué)習(xí)掌握，實(shí)現(xiàn)依法治檔，科學(xué)的管理檔案[4]。

（二）檔案信息化建設(shè)人才的聘用

現(xiàn)如今，電子信息化管理技術(shù)在文書檔案管理中扮演著至關(guān)重要的角色，相應(yīng)的也提高了對(duì)于管理人員在能力方面的要求。為能夠規(guī)范、科學(xué)的開展后勤檔案管理工作就需要有專業(yè)的人才做保障，為更好的推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，就需要充分考慮人才引進(jìn)問題，重視人才隊(duì)伍建設(shè)工作，真正做到以人為本，在管理檔案時(shí)挑選具備一定專業(yè)知識(shí)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案與計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。同時(shí)，站在高效管理與后勤工作等角度定期培訓(xùn)檔案人員，如強(qiáng)化專業(yè)技能、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)等，確保其對(duì)于最新事業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)及時(shí)掌握，實(shí)現(xiàn)對(duì)新方法、新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，確保這項(xiàng)工作能夠科學(xué)、合理、有序的進(jìn)行，立足于專業(yè)知識(shí)與思想意識(shí)致力于員工業(yè)務(wù)水平的不斷提高。

（三）硬件設(shè)施的完善

現(xiàn)代化辦公漸趨無紙化，在各個(gè)部門許多文件形式以電子文件為主，辦公自動(dòng)化逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化、數(shù)字化，為此信息化是檔案發(fā)展的最新趨勢。對(duì)于檔案資源，后期部門需進(jìn)行充分開發(fā)，對(duì)于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代檔案管理積極的推進(jìn)，開展自動(dòng)化管理，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系的形成。加大預(yù)算支出，對(duì)攝像頭、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)等硬件設(shè)施進(jìn)行不斷完善；建立科學(xué)的利用、歸檔與檢索系統(tǒng)，出臺(tái)相關(guān)信息化政策，從而能夠更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的管理后勤檔案，節(jié)省工作開展時(shí)間，提高效率[5]。

結(jié)束語

檔案作為后勤工作的真實(shí)寫照，可將工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴認(rèn)真記錄下來，而原始記錄的有效手段在開發(fā)、利用檔案信息化建設(shè)，以此可順利的開展后勤工作、高校教學(xué)與科研工作。在新形勢下，高校后勤部門需提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，相互協(xié)調(diào)與配合，關(guān)于歸檔、保存需嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況不斷的推陳出新，實(shí)現(xiàn)對(duì)特色檔案信息化管理模式的構(gòu)建，將檔案作用充分發(fā)揮出來，更好的滿足新時(shí)代檔案工作的需求，提供重要的依據(jù)與憑證便于更好的開展各項(xiàng)后勤工作，為師生提供更好的服務(wù)，推動(dòng)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展。