如何提升事業(yè)單位檔案管理水平

宋玥

（北安市干部檔案室，黑龍江 北安 164000）

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在目前的事業(yè)單位中，人力資源中的檔案管理的方式主要有兩種，一種是以往使用的紙質(zhì)信息檔案管理，另一種是引進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)而形成的電子檔案。不同單位中的人事檔案管理方式是不同的，每個部門之間的信息資料都是獨(dú)自進(jìn)行管理，沒有實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，沒有把規(guī)范化的管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中，影響了單位中各個部門之間的溝通和交流，無法讓人事部門的檔案資料應(yīng)用在各個部門所需要的地方。

（二）沒有規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)

在對檔案信息資料進(jìn)行管理的過程中，有些事業(yè)單位沒有建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，無法對相關(guān)工作的人員進(jìn)行科學(xué)有效的管理，這對檔案管理工作有著非常嚴(yán)重的影響。這就導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理時，不會全身心的投入到相關(guān)工作中，在工作中存在疏忽的現(xiàn)象，影響檔案管理的質(zhì)量。如果沒有規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在出現(xiàn)問題時也無法對其進(jìn)行監(jiān)督和管理，影響工作效率。在單位中，各個部門之間的管理制度是不同的，這對單位的整體化、規(guī)范化管理有著抑制的作用。

（三）干部檔案管理的方式相對落后

當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)信息時代，想要跟上時代發(fā)展的腳步，各個領(lǐng)域的行業(yè)就需要在發(fā)展的過程中引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。事業(yè)單位中的人事檔案管理也是一樣，需要在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行優(yōu)化和完善，對管理模式進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣才會提高人事檔案管理工作的管理水平。但是在目前的單位中，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案信息資料管理時，還是使用傳統(tǒng)手工操作方式對檔案進(jìn)行記錄和管理，最后將其轉(zhuǎn)換為電子文檔，只是對檔案信息進(jìn)行基礎(chǔ)性的記錄，沒有使用信息化技術(shù)對其系統(tǒng)性的管理，沒有發(fā)揮出信息技術(shù)具體作用，并且目前的管理方式也無法滿足單位的發(fā)展需求，對檔案管理的信息化建設(shè)有著抑制的作用。

二、干部檔案管理改進(jìn)的對策

（一）建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制

1.完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

對工作中使用的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行合理建設(shè)可以有效促進(jìn)相關(guān)部門的發(fā)展。在單位人事檔案管理工作中，首選要完善所使用的機(jī)械設(shè)備，才可以提高檔案管理工作的工作效率，保證工作質(zhì)量，提高管理水平。想要實(shí)現(xiàn)人力資源中每個部門的信息化管理，就需要加大信息設(shè)備的應(yīng)用力度，讓各部門之間的信息資源可以實(shí)現(xiàn)共享。同時也要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，確保人事檔案管理工作可以正常運(yùn)行，促進(jìn)單位認(rèn)識管理部門的信息化發(fā)展。

2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制

想要保障檔案管理工作的質(zhì)量，相關(guān)部門需要制定完善的管理制度，讓部門中的每個人都嚴(yán)格按照相關(guān)制度去執(zhí)行，規(guī)范工作人員的行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一化管理。制定的管理機(jī)制在實(shí)際運(yùn)行的過程中，要根據(jù)工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化和完善，針對目前工作人員存在問題進(jìn)行針對性的管理，可以對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的處理，提高部門整體的管理水平，有助于單位各個部門的規(guī)范化管理，所以，管理部門需要意識到管理制度的重要。

3.重視人事檔案利用

在目前的人事檔案管理中，檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案，不輕易被調(diào)取、處理、使用的情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務(wù)的工具，人事檔案服務(wù)使用意識要提高，認(rèn)識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性

檔案中的信息資料對于單位來說是非常重要的，相關(guān)工作人員對檔案中的資料進(jìn)行保護(hù)是非常有必要的。在檔案管理工作中，加強(qiáng)相關(guān)工作人員檔案管理安全意識和責(zé)任意識，對檔案的規(guī)范化管理有著促進(jìn)的作用。管理部門需要對人事管理工作建立健全的規(guī)章制度，讓工作人員意識到檔案信息資源的重要性，培養(yǎng)工作人員的安全意識。要對保存的信息資料進(jìn)行及時的備份，其他部門借閱檔案資料也要建立完善的機(jī)制，各個流程都要進(jìn)行規(guī)范化處理，保證檔案信息的安全。同時也要對檔案信息進(jìn)行分類整理，把隱秘性文件和使用性文件分開存儲，加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性

5.建立干部人事檔案管理信息化的人才機(jī)制

任何的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視干部人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機(jī)制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進(jìn)行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認(rèn)識人事檔案工作的特點(diǎn)、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。單位不但要建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。

結(jié)語：人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應(yīng)時代潮流，堅持科學(xué)發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為單位的快速發(fā)展做出貢獻(xiàn)。