淺析如何推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化及標準化

王琛

（德州市市政設(shè)施服務(wù)中心，山東 德州 253000）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)該普及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)積極地探索檔案管理工作中的有效辦法與途徑，但也要以標準化與規(guī)范化建設(shè)為前提條件，從而來增強檔案管理工作的合理性。

一、事業(yè)單位在檔案管理和檔案工作存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作沒有得到重視

現(xiàn)如今有越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)提前意識到了檔案管理工作的重要性，并且能夠根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容進行相應(yīng)的健全與完善，但是由于很多事業(yè)單位自身發(fā)展的局限性，對檔案管理的工作處理不夠科學(xué)與全面，對檔案管理的重視程度不夠，沒有依照它的科學(xué)性做好相關(guān)的管理，從而造成了檔案零亂、資料分散、雜亂無章等情況。

（二）事業(yè)單位檔案管理制度欠缺

有些事業(yè)單位雖然建立健全的檔案管理制度，但是僅僅是紙上談兵，流于形式，并沒有將檔案管理制度真正落到實處，存在檔案整理不規(guī)范、檔案存放混亂現(xiàn)象等。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)問題上沒有達標

事業(yè)單位檔案管理人員無論是在技術(shù)水平、專業(yè)技能管理素養(yǎng)上都與標準化的制度還相差很多，很多時候就容易出現(xiàn)管理人員在管理檔案工作的時候不能跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步。這就導(dǎo)致了檔案管理工作失去了平衡性，還有可能因為某些事業(yè)單位的檔案管理人員人事變動調(diào)換過于頻繁，就直接導(dǎo)致了上任的檔案管理人員還沒有完全熟悉工作流程就被調(diào)換到別的崗位了，所以檔案管理工作中大多數(shù)的事業(yè)單位雖然對文字檔案的整理都比較規(guī)整，但是對視頻及照片等影像資料的管理還不夠重視，對電子數(shù)據(jù)之類的就更沒有進行統(tǒng)一歸檔。

（四）事業(yè)單位檔案室的管理設(shè)施比較落后

很多事業(yè)管理手段落后，很多事業(yè)單位沒有專門的檔案管理軟件，對于可公開的檔案不能做到資源共享，檔案的查找不能用電腦快速檢索，基本是手工查找，需要的時間較長。對檔案資料沒有用專門的檔案柜進行分類管理，檔案存放雜亂無章，而且檔案室的防護措施不夠完善。

（五）事業(yè)單位檔案管理法律規(guī)范意識不強

還有大部分事業(yè)單位對法律規(guī)范意識還不夠，對于國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)力度還不夠大，認識還不夠充分，完全沒有意識到檔案工作是黨和國家的一項重要事業(yè)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化建設(shè)措施

（一）提高認識，加大宣傳力度

加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。我們應(yīng)通過經(jīng)常學(xué)習(xí)與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是不可再生和替代的信息資源，做好檔案工作是每位工作人員義不容辭的責(zé)任。

（二）明確職責(zé)，健全檔案管理機構(gòu)和機制

健全的機構(gòu)和機制是落實檔案工作的組織保證。多年的檔案工作實踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責(zé)，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案室工作實際的。

（三）依法治檔，建立健全檔案管理工作制度

建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作。

（四）確保經(jīng)費投入，改善檔案保管保護條件

由于我區(qū)部分貧困地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展比較滯后，有些單位檔案保管條件相對較差，受經(jīng)濟發(fā)展制約，短期內(nèi)難以改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。檔案工作主管部門應(yīng)加強督促，協(xié)助其積極向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)請示，給予經(jīng)費支持，逐步改善檔案工作的基礎(chǔ)條件和硬件設(shè)備，促使檔案工作持續(xù)健康快速發(fā)展。

（五）穩(wěn)定檔案人員

增強和提高其綜合素質(zhì)做好檔案工作關(guān)鍵在于人。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員綜合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相對穩(wěn)定。其次要加強學(xué)習(xí)更新知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。

結(jié)束語：

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，以電子文件為載體的信息化檔案管理方式開始逐漸興起，這種檔案管理方式記錄的內(nèi)容更加豐富，信息量更大，規(guī)范化、標準化程度更高，更重要的是解決了傳統(tǒng)檔案只能記錄文字材料或者依靠其他方式進行存儲的弊端，而機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會有些脫節(jié)，因此，提升檔案管理的規(guī)范化標準化就成為必然，相關(guān)部門應(yīng)充分認識檔案的重要性，認真對待，在日常工作中逐漸提升檔案管理的水平，制定一套科學(xué)有效的管理模式，提升檔案管理的水平，以適應(yīng)新時代的發(fā)展。