如何推進檔案管理科學化

時妍

（平泉市財政局，河北 承德 067500）

在我國檔案事業不斷發展的過程中，檔案的規模和內容不斷擴大，檔案承載的信息也越來越廣泛。同時，檔案管理手段也有了很大的改進。因此，檔案管理人員的素質也需要相應的提高，從而更好的促進檔案的發展，這對于推動檔案管理質量向更好的方向發展具有重要的意義。檔案管理人員的素質主要體現在工作意識和工作熱情上。在科學管理中，檔案管理人員也將發揮重要作用。因此，檔案管理人員在提高自身綜合素質的同時，還要不斷改進工作方式，提高工作質量，這也是對檔案管理人員發展提出的必然要求。

一、檔案管理人員應有哪些素質

（一）思想政治素質

檔案管理工作是一項十分嚴肅的工作，要求檔案管理人員具有較高的思想政治素質。檔案管理既強調技術性，又要求保持正確的政治立場。因此,質量檔案管理人員首先需要的是思想政治素質,要遵守國家的有關法律、法規,要遵循黨的路線和方針,要遵守單位的各種規章制度。同時，檔案管理人員要有保密意識，對工作中的信息要嚴格保密，不能利用這些信息從事違法活動、牟利活動。

（二）職業道德素質

檔案管理人員還需要具備一定的職業道德，最基本的是熱愛自己的工作。文件管理看似簡單，實則繁瑣。檔案管理人員要非常細致，耐心地做好自己的工作。因此，檔案管理人員首先要發自內心地喜歡這項工作，具有高度的專業認知度。事實上，做到這一點是非常困難的，目前檔案管理工作的職業生涯認知度相對較低，這與檔案管理的內外部環境有關。

（三）專業知識素質

檔案管理是一項非常專業的工作，要求檔案管理人員具有扎實的理論基礎和熟練的專業技能。如何對文件進行分類，如何整理文件，如何查閱文件等是管理人員應該掌握的，特別是在信息背景下，檔案管理人員應該掌握數字化的基本技術，并熟練地應用于檔案管理中。因此，檔案管理人員應該是學習型的，能夠主動適應管理形勢的變化，主動提高自己。

二、提高檔案管理人員素質的必要性

（一）信息時代的要求

為了更好地適應信息時代的要求，檔案管理人員必須提高自身素質。隨著信息時代的到來，信息的存儲和應用方式發生了巨大的變化。在傳統時期，檔案保管員面對的是成堆的紙質資料，這些資料需要分門別類存放，只能在特定的場所查閱。然而，在信息時代到來后，許多檔案以數字化的形式呈現，服務也以電子化的形式開展。

（二）檔案管理人員工作態度不積極

檔案管理人員素質現狀堪憂，質量改進提上日程。從檔案管理的整體發展狀況來看，人才短缺問題十分嚴重。[4]社會培養的檔案管理人才跟不上檔案管理實踐的要求，沒有受過專業培訓的人加入檔案管理團隊的現象十分普遍。由于對檔案管理的傳統認識存在誤區，使得單位組織的相關培訓活動不到位，那么這些員工的工作效率可想而知。不僅如此，即使是受過專業訓練的人在工作中也會感到不舒服。例如，檔案數字化是一個基本的趨勢，這就要求員工掌握數字化的技術和操作。然而，一些員工仍然以傳統的方式工作，因為他們跟不上形勢的發展，使得工作效率低下，服務角色難以發揮。不主動學習是這部分檔案管理人員普遍存在的問題。

三、檔案管理人員素質提升策略

（一）營造健康的競爭氛圍

缺乏競爭是過去檔案管理中最突出的問題。由于檔案管理部門與其他部門、檔案管理人員之間不存在競爭關系，檔案管理人員的整體素質受到一定程度的影響。因此，營造健康的競爭氛圍至關重要。首先，單位需要重新認識檔案管理部門，積極倡導檔案管理也有效益的理念，使其地位與其他部門平等;其次，檔案管理部門要營造“競爭與激勵”的文化氛圍，充分調動員工的積極性。最后，制定相關政策，保障競爭理念的落實。

（二）改進管理者的知識結構

檔案管理人員需要不斷了解時代發展的要求，通過積極參加各種業務培訓活動，提高業務技能。同時,檔案管理部門也應該足夠重視管理人員的質量的提高,并有定期的培訓活動的方向檔案知識、管理技能和信息技術,以提供知識的機會學習和深化檔案管理人員。在實踐中，檔案管理人員要學會實踐，在實踐中積累經驗，總結思考，有效提高個人業務技能。

（三）加強激勵機制，改善人員地位和待遇

一些單位企業在過去沒有太多的對文件管理的重要性,概念,有一個偏差,普遍認為,檔案管理工作是將材料放入檔案,專業知識和技能不是文件管理人員必須具備,所以文件管理是容易被輕視和忽略,安排工人年齡一般大,短現象存在的人才。新時期要徹底改變這種狀況，必須轉變傳統觀念，各單位和企業領導要從各方面支持和重視檔案管理工作。通過提高檔案管理人員的工資待遇，增加職稱數量，充分調動檔案管理人員的積極性，提高檔案管理的社會地位。此外，各單位企業還需要向檔案部門投入更多資金，為相關人員提供更好的工作環境，使他們對這項工作充滿熱情。而對貢獻突出的人，可以給予物質、精神的雙邊獎勵，充分調動其工作積極性，使其更全心全意地投入到檔案管理工作中去。

檔案管理專業性強，對檔案管理人員素質要求高。檔案人員素質是檔案人員在工作崗位上必須具備的基本知識、技能和各種基本素質的總和。檔案管理人員的素質直接影響檔案工作的效率和質量，發揮檔案材料的整體作用是必不可少的。檔案管理人員應具備政治素養、敬業精神、服務意識、嚴格保密、勇于創新和終身學習的素質，以促進檔案管理的科學化。