提高檔案管理科學化水平的路徑探究

李吉麗

（黑龍江省交投高速公路運營管理有限公司哈佳分公司，黑龍江 哈爾濱 150400）

一、企業檔案管理工作的意義

企業檔案是企業在其整個生命周期中，在其全部活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、衛生、人事等各方面的材料，真實反映企業的整個發展歷程[1]。企業檔案為企業的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發、財務管理提供詳細的數據、資料。企業領導層可以根據企業檔案，了解本企業每名人員的素質、能力、品行，了解本企業的技術實力，從而做出正確、有效的決策，提高企業的管理水平。一流的企業靠文化，二流的企業靠管理，三流的企業靠業務，四流的企業靠投機。在建設企業文化方面，企業檔案也發揮著無可替代的作用。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善，管理水平薄弱

很多企業檔案管理制度與職責都十分模糊，沒有完善的檢查考核措施，同時也沒有將檔案管理與企業發展建設同步規劃、共同發展。大部分企業在近期與遠期規劃發展中，通常都會對企業規模、設備、專業技術人員以及人員結構進行全面且詳細規劃，但是對檔案管理以及檔案設備的投入完全沒有融入到規劃范圍內，導致檔案管理不能與企業共同發展，很多重要資源檔案收集不全面，造成企業檔案資料不完整，不系統。另外，由于管理混亂原因，很多重要檔案難以查找，進而使得檔案作用不能全面發揮。這種滯后的檔案管理方式會嚴重影響企業整體管理水平的提升，同時也會影響基礎技術水平的有效提升。

（二）檔案管理分散，缺少系統性規劃

企業在發展建設階段，其科研、生產、質量控制以及人事管理等諸多方面都建立完善的管理制度和管理責任，但是檔案管理制度與相關職責卻并不健全，導致很多需要歸檔的檔案資料全都分散在各個科室和部門手中，部門與科室人員并不知道哪些檔案文件應該歸檔。另外已經歸檔的檔案資料也不夠規范，借閱制度體系十分混亂，缺少必要的考核與監督體系，嚴重阻礙企業檔案管理工作的有效開展。由于對檔案法規認識不足，沒有意識到檔案在企業發展中的重要作用，企業諸多部門只單一強調自身工作的特殊性，沒有考慮到檔案歸檔的意義，嚴重阻礙了檔案統一歸檔管理。還有部分工作人員沒有認識到重要會議資料和錄像等材料保存的重要性，在會議時沒有進行錄制和記錄，進而影響企業高效發展[2]。

三、企業檔案的科學管理模式構建對策

（一）管理理念的精細化

任何一項工作的創新都需要以理念為出發點，這也是基本保障，所以，在企業檔案管理創新過程中，要將精細化理念創新放在首要位置，以此來保障檔案管理創新的有效實施。目前，企業檔案管理正在朝著知識化、網絡化以及社會化的方向發展，這也是企業檔案現代化管理理念的主要體現，同時也是檔案管理工作的延伸。企業需要在分析檔案管理理論與工作經驗中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結過去的經驗，尋找工作中存在的問題，同時分析未來發展趨勢，認識到檔案信息價值需要發揮檔案自身的作用。只有將檔案精細化整理，才能使其變成企業需要的信息，進而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強檔案管理效率意識，發揮檔案的內在價值。

（二）檔案信息資源精細化

建立企業局域網絡，這樣不僅能夠有效服務廣大用戶，還可以加強企業檔案資源的開發與利用，讓其更加系統化、合理化。隨著信息時代的快速發展，企業檔案信息變得十分零散且越來越復雜化。因此，必須要對這些檔案進行精細化管理，進一步打破企業部門之間各自為政問題，構建完整的信息系統，實現一體化管理。這樣的方式不僅要實現資源共享，還需要實現資源互補，提升企業檔案的利用效率，避免出現不必要的浪費和重復，進而使得企業檔案信息開發與利用更加科學、合理[3]。

（三）檔案管理必須規范化、制度化

企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性；若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須將它們根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類，而不能將它們混為一體。

結束語

在當前激烈的市場競爭中，信息資源是企業發展的主要動力，其中檔案是企業發展的積累，有著企業的精神與經驗，是取之不盡的財富。在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理。