醫院實習學員檔案信息管理在新冠肺炎疫情期間的應用價值

■ 趙云焰 王淑華

醫院實習學員管理是以教學效果評價為核心，建立追蹤評價學員的知識、技能、能力和態度的一種教學管理模式[1]，而實習學員檔案信息管理是關系實習學員人身安全、工作安全、順利完成實習任務的重要內容。我院作為一所地州級的三甲醫院和幾所醫科院校的附屬教學醫院，每年不僅承擔著臨床實習教學帶教工作，還承擔著縣級及以下各衛生單位專項學員的進修培養帶教工作。其中高效快捷的進行實習學員的安全管理就顯得尤為重要，為此，醫院自2006年開始，從建立節假日學員檔案，放假前都進行節前安全培訓，并逐步完善，到現在實現“一學員一檔案”，組織對實習學員進行詳細的檔案登記和管理。2020年春節放假期間，新型冠狀病毒肺炎疫情爆發，“一學員一檔案，為協助防止疫情擴散和追蹤學員，做好學員安全管理起到重要作用，發揮很好的應用價值，現將實施方法報道如下：

一、對象

醫院每年均對來院進修、實習、培訓、規培學員進行規范的個人信息資料收集，形成學員檔案。2020年春節放假期間，醫院教學管理部再次通過網絡問卷調查和表格填寫等形式，采集核對醫院的1083 名實習學員檔案信息資料，包含學生姓名、類別、年級/培訓時間、所在院校/單位、春節期間應輪轉科室、春節期間去向、個人聯系電話、緊急情況家庭聯系電話、緊急家庭聯系人及關系等內容，收集整理，完善實習學員檔案。疫情爆發后，事實證明建立實習學員信息檔案資料，對疫情期間的防控及教學管理起到了至關重要的作用。

二、方法

（一）建立實習學員檔案管理工作簿和工作表

每年對到院實習學員進行信息收集，建立學員檔案。對收集到的實習學員檔案資料分別按類別和班級由教學管理部和護理部報送各位班主任，各班主任利用Excel 的數據處理功能和自動計算機功能，建立實習學員數據庫，并上傳教學優知管理平臺系統，結合臨床教學實際工作，建立實習學員檔案，納入教學管理資料庫進行動態管理。

（二）建立實習生實時溝通聯系方式

教學管理部根據收集的實習學員檔案資料，由各班主任通過微信、QQ 等形式建立實習學員班級群，24 小時關注班級學員動態，節假日期間通過微信、QQ 等多種方式，每天對放假回家的實習學員和少數自愿留在院內值班學員的身體健康情況進行動態監測，關注每一位學員的健康情況。敦促學員利用自己所學專業知識做好疾病的預防和宣傳，在疫情期間，建立學員“日報告”制度，監管疫情期間學員健康狀況。及時做好每日實習學員情況匯報，溝通、協調、處理班級疫情期間管理工作。

（三）利用“一學員一檔案”信息抓好疫情管理工作

自武漢發生新型冠狀病毒感染的肺炎以來，疫情防控形勢十分嚴峻。我院實習學員數量達1083 人，其中春節回家1032 名、留院上班51名。為進一步貫徹落實國家、省及學校關于新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作的精神，醫院在專題院長辦公會上多次對保障實習學員的安全和身心健康進行了專題研究，要求教學管理部要實時關注每位學員的情況，實時聯系，對有困難學員，醫院將傾力給予幫助，全方位、多舉措的保證在院學員的安全。

根據醫院及各院校要求和全國疫情形勢，教學管理部建立“一學員一檔案”，依據實習學員檔案信息及時與每位學員聯系，做好收假延期信息、各位學員動態的實時溝通，各班主任做到24小時與實習學員保持動態聯系，及時發現問題并進行處理。同時，根據市疫情防控工作指揮部摸排統計上報新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作的要求，嚴格落實疫情防控“零報告”、“日報告”制度，動態了解學員日常狀況，跟蹤協調處理學員存在問題。

結合疫情擴散的嚴峻態勢，教學管理部進行了二次網絡問卷調查，增加2020年1月23日至今，本人及共同居住人是否離開現居住地外出、外出時間、外出地點和返回時間、外出乘坐交通工具、本人及共同居住人是否與湖北等省外人員接觸、2019年12月至今本人及共同居住人是否去過湖北、本人及共同居住人是否密切接觸過新冠肺炎確診病例、本人及共同居住人是否密切接觸過新冠肺炎疑似病例、本人目前健康狀況、共同居住人目前健康狀況、是否明確知曉教學管理部已通知所有學生、學員暫緩返院，按照抗擊疫情要求，留在現居住地，不要外出等檔案信息的調查，以做到不留死角，全方位排查，做到底數清、情況明[2]。

三、結果

（一）有針對性強化學員管理

我們在實施實習學員檔案管理模式后，教學管理部能夠根據學員的檔案信息情況，“一學員一檔案”有針對性地進行實習學員管理和疫情防控工作，各班主任第一時間收集整理并梳理出實習學員檔案信息，在疫情防控期間針對性開展工作，依據檔案信息梳理，強化學員管理：

①對湖北籍7 名實習學員重點追蹤關注，實時跟蹤，做好學員健康狀況、心理安撫等工作；②對1 名外出旅游并直接返院的湖北籍實習學員積極按規定程序上報、開會討論，與機場、海關等部門積極聯系，妥善安排其進行隔離觀察；③對1名留院上班感染普通肺炎的進修學員進行積極的隔離篩查，同時根據學員檔案信息與該進修生原居住地、家屬聯系人進行協調，保證該學員經過規范治療后按規定妥善安排居家觀察；④對1名提前返院回來取復習考試資料的實習學員，及時與昆明醫科大學及其家人聯系后，按學校意見勸返，并實時跟蹤，確保其安全返回家中；⑤對涉及湖北省或其他省外返回的實習學員如實登記造冊，注明何時從何地返回，是否接觸過確診病例、疑似病例（要注明接觸途徑，如：門診診療時、住院治療中、其他途徑），是否有發熱、乏力、干咳等癥狀；⑥實時更新學員檔案信息。各班主任通過微信、QQ 等建立的實習學員各種聯系方式，每天對放假回家的學員和少數自愿留院值班學員的身體健康情況進行動態監測，對每位學員堅持進行疫情期“日報告”、“零報告”制度。在關注學員身體健康同時，強化注重學員的心理健康關注。在疫情防控期間組織學員進行《肺炎疫情期間心理健康狀況調查》，對存在心理健康問題的學員24 小時內進行溝通、心理疏導和反饋，確保實習學員身心健康。

（二）保障春季入學計劃安全實施

為切實做好2020年春季學期新冠肺炎疫情防控期間醫院實習學員安全管理工作，有效預防各類安全事故發生，根據黨中央、國務院關于新冠肺炎疫情防控工作的決策部署和各實習院校的工作要求，醫院教學管理部根據學員檔案信息，按類別和班級，運用信息數據處理功能，建立離院實習學員數據庫，結合臨床教學實際工作，進行動態管理。通過平臺數據統計及“一學員一檔案”信息，分析春季開學情況，制定相應措施，落實好開學前各項工作。

按照“一地一策”、“一院一方案”要求，醫院教學管理部根據省疫情防控指揮部辦公室3月6日下發的《關于切實做好學校新冠肺炎疫情防控工作的通知》要求，提前溝通、加強協作，制定切實可行的疫情防控工作方案，采取有力措施，消除醫院安全隱患，做好開學各項準備工作。教學管理部根據各實習院校要求，結合本院實際，制定了疫情防控應急預案，做好疫情研判，將責任落實到每一個人。

在正式開學前，教學管理部根據學員檔案信息，全面梳理掌握醫院實習學員假期期間身體健康狀況、外出情況，以及是否存在確診、隔離觀察等基本情況，做好實習學員健康風險判定工作，分類造冊登記，有針對性地制定分批錯峰開學報到方案，確保醫院周邊治安和學生返院途中的交通安全。嚴格落實“人盯人”措施，指定專門負責人包干班級，宿舍管理員包干學員，嚴禁學員未按要求返院。同時與醫院后勤物資供應、食堂等部門協商，共同保障好春季開學前疫情防控物資、生活物資的儲備，尤其是實習學員到院后醫用口罩、帽子等防護物資的準備情況，確保春季開學前疫情防控物資、生活物資儲備到位。主動與各級各類學校的實習學員對接，院內方面在分管教學院領導組織下開展了全面的醫院安全隱患排查。重點排查實習學員宿舍、廁所、圍墻及周邊建筑物情況，嚴防假期閑置的建筑物造成倒塌傷及師生。排查醫院消防設施、視頻監控、教學器材、宿舍管理、飲食衛生、門衛值班、夜間巡查、人員到位等情況。切實消除治安亂點，做到全方位、全覆蓋，不留死角、不留盲區。

開學報到時嚴格按學員檔案顯示信息及《醫院分批錯峰開學報到方案》分批入學，全程按照標準防疫防護要求執行：口罩必戴、體溫必測、“健康碼”必掃，顯示“綠色健康碼”方可入學等。開學后立即組織疫情防控知識培訓和相關如手衛生消毒培訓，確保醫院返校學員“零感染”。

經過一系列強有力的保障措施，所有實習院校實習學員安全順利如期開學。疫情期間，實習學員（含隔離的湖北籍實習研究生、感染肺炎的進修人員）身心健康、工作、學習、生活情況良好，學員“零感染”，無其他意外事件發生。

四、討論

我院作為一家大型綜合三甲醫院，每年接收各類實習學員一千多人，管理群體數量龐大，來源紛雜，通過實習學員信息檔案的建立，實現了防疫期間“一學員一檔案”，有效提高了醫院實習學員的院內、院外管理工作，尤其是使新冠肺炎疫情防控期間的管理工作得到非常有效的保證。通過學員檔案信息管理，強化了管理部門的責任意識，提高了管理人員的信息溝通速度，增強了管理工作中發現問題的處置力度，形成了全院齊抓共管、各司其職的強大合力。進行實習學員檔案管理就是體現以學員為主體的教學管理方法，在嚴峻的新冠肺炎疫情防控期間，通過追蹤評價各實習學員的學習、工作、生活等，運用檔案信息達到了有的放矢、高效快捷、安全有效的管理作用，有效應對突發公共衛生事件及其他重大事件，持續提高管理質量，值得推廣使用。