數字時代檔案管理對企業記憶支撐作用分析

■ 關宏玉

組織記憶，作為組織沿革的承續和組織文化的載體，是任何組織穩定運行的必要條件之一，對于保證組織目標的實現具有極其重要的意義，其所蘊含的顯性知識和隱性知識是組織的重要財富，因此任何一個組織自誕生之日起，就會對其組織記憶的形成、保護和開發給予極大的重視。而企業，作為具有特定使命和營利需要的組織類型，對于形成、保護和開發企業記憶的要求就相對更為具體，也更為迫切。企業記憶，作為企業這一實體的有機組成部分，其所承載的不僅僅是對于企業發展歷程的回顧，更是企業核心競爭力和使命價值的形象化體現。企業記憶傳承的實質，是要傳承其中所包含的文化和知識，即維系企業的核心價值觀和使命宗旨，并延續企業的核心競爭能力。在這兩方面，企業檔案一直通過其強大的原始記錄作用對企業記憶給予了極大的支撐。在數字時代的深刻影響下，在電子文件成為檔案管理核心議題的背景下，隨著信息技術的廣泛應用、檔案載體形式的豐富和傳播手段的多元，檔案管理對于企業記憶的支撐作用又有了全新的含義，或者說提升到了一個新的高度。

一、數字時代檔案管理對企業文化傳承的支撐作用

隨著市場化進程的加深，企業之間的競爭愈發深入，從傳統的產品競爭延伸到經營競爭，如今已經發展到了文化競爭的階段。優秀的企業文化，能夠為企業提供持續的發展動力，并在維系良好組織氛圍的基礎上保證企業的組織目標得以實現。時至今日，眾多企業已經意識到了構建企業文化并將其有效傳承的重要性。

所謂企業文化，是指“一個企業將一定數量的勞動者聚集在一定的工作場所中，為企業的經營和發展的目標而工作，企業的經營和發展的目標必須讓企業員工所了解；同時為了使企業保持正常的工作秩序，企業內部必然會制定一些員工行為、觀念的規范和判斷這些行為和觀念的標準。由此形成在企業內部由員工共享的符合企業經營和發展需要的價值觀念和行為準則。”[1]而這樣的價值觀念和行為準則的傳承，不是一個線性的簡單的過程，需要非常具體的各類相關檔案材料給予全方位的支撐，在這一過程中，檔案的原始憑證價值得以充分體現。

企業檔案在企業文化建設過程中的價值，越發得到企業管理者的認可。企業檔案涉及企業經營管理活動的方方面面，完整而準確地記錄著企業各種活動，其本身就是一種文化現象[2]，是企業文化的固化產物。而企業檔案在企業文化建設中發揮價值，需要通過三個具體環節得以實現，即附著、傳播和展示。整個過程表現為企業文化首先附著在企業檔案上，將抽象的、理論的價值觀念和行為準則，內化為具體的、實際的文化成果和先進事跡，而這部分文化成果和先進事跡利用檔案的形式進行傳播，并最終展示給企業的所有員工，形成一次完整的文化傳承過程。這一過程中所對應的附著、傳播和展示三個環節，對企業檔案本身的三個方面的能力提出了要求，分別是包容范圍、傳播速度和表現能力，也就是說只有所能包容的范圍廣、傳播速度快、表現能力強的企業檔案才能對企業的文化傳承發揮較好的作用。傳統的紙質檔案時期，由于大部分檔案都是相對單一的紙張形式，其所能包含的信息形式以文字為主，而傳播速度取決于文件的傳播渠道速度，表現力也受到紙張文字表現功能的局限，因此在過去的企業文化傳承中，文字形式一度成為主流，至多能夠利用圖片和音頻等加以輔助。而在數字時代背景下，電子文件形式上的多樣性在企業文化的傳承過程中體現得淋漓盡致。企業文化在尋求載體附著的過程中，檔案工作者完全可以多角度、多形式地將企業文化加以保存記錄，而比特的傳輸速度和便捷程度遠遠超過紙張，為高速的即時傳播帶來了可能。與此同時，多媒體使企業檔案中蘊含的企業文化有了更強的表現力，展示的過程不再局限于文字及圖片，視頻、網頁乃至交互式載體在企業檔案中的應用，都能使接觸到企業檔案的個體對其中的企業文化有更為直觀更為深刻的認識，更好地完成了企業文化的傳承過程。

二、數字時代檔案管理對企業知識傳承的支撐作用

企業檔案的開發利用一直是企業知識管理的重要內容，在數字時代電子文件廣泛應用的背景下，企業檔案對于企業知識管理表現出了更好的支撐作用，檔案數字資源為如何更好地傳承企業知識這一命題提供了有效的解答，這種作用主要通過電子文件對隱性知識的固化與傳播效果加以體現。在企業的知識管理中，可以基于知識是否易于表達易于顯示（或者概括為可表性）區分為隱性知識和顯性知識[3]。由于顯性知識易于表達易于顯示，有較為規范的格式進行約束，并且能夠附著在可見的載體上，因此針對顯性知識的知識管理更容易開展，利用顯性知識的難度也相對較低，也已經相應地開發出了手冊、指南等利用顯性知識的工具。但在企業的經營管理活動過程中，往往有一系列難以用語言描述、缺乏固定格式、高度個人化的隱性知識附著于某些承擔關鍵崗位的個人身上，這部分知識如果無法固化成為企業知識，將對企業利益造成巨大損失。

學術界早已意識到企業文件檔案管理是企業實現隱性知識價值的重要途徑[4]，但對于隱性知識的價值實現一直缺乏有效的工具。對于附著于個人身上的隱性知識顯性化的問題，英國知識管理學家大衛·J·斯卡姆認為，有兩種輔助手段可以幫助企業實現個人的隱性知識向企業的顯性知識的轉化：一是推動形式顯示，使之轉變為更顯性的形式——文件、工藝流程以及數據庫等；二是加強知識流動，借助更好的聯絡加強隱性知識的流動，從而使之更廣泛地在企業內傳播，而不是在隨著個體的遷移而消失。[5]這兩種輔助手段在傳統的紙質檔案管理領域，都能夠找到相應的實現方案（如記錄工作日志），基本的模式都是利用檔案的記錄特性，將隱性知識進行知識附著，并利用這些文件檔案在企業內部流轉的形式實現知識共享。但顯而易見的是，在紙質環境下這樣的記錄和流轉都存在一定的局限性。這種局限主要體現在兩個方面：一是由于記錄的主要形式是文本格式，紙質檔案對于信息的承載能力是相對有限的，一旦某些隱性知識不適宜通過紙質文本的形式顯性化，就會造成知識的損失，降低知識的固化率；二是紙質記錄的流轉損耗高、流轉效率低，這是紙質檔案存在的普遍不足，如果為提高效率而對其進行信息加工，則無形增加了知識管理的成本，提升了知識傳承的難度。而在數字時代背景下，電子文件則克服了以上兩個方面的不足，更加豐富的記錄形式為固化隱性知識提供了更多的選擇，圖片、音頻、視頻大大提升了檔案資源的表現能力和信息承載能力，在最大程度上保證了隱性知識在固化過程中的完整度，避免了知識損耗；而電子文件的流轉過程則十分便利，基于網絡的傳輸不存在損耗的問題，同時由于其復制傳播的成本極低，企業內部各個相應部門和員工甚至可以根據自身的需求對承載了隱性知識的文檔進行個性化的開發利用。

三、充分挖掘數字時代檔案管理對企業記憶支撐作用的建議

（一）利用信息技術，豐富檔案形式

在企業記憶的傳承過程中，檔案所能發揮作用的大小受到檔案形式的影響，這從本質上是因為不同的信息載體對于信息的傳遞和保存能力不同。在傳統的紙質檔案時代，檔案工作者的選擇相對單一，大部分檔案都以文字記錄的紙質形式出現，這實際上限制了檔案對于傳承企業記憶作用的發揮。而在數字時代的今天，隨著信息技術的發展，檔案已經遠遠不再局限于紙張的形式，多形式的信息傳遞和存儲方式，讓檔案工作者在記錄企業的發展歷程時能夠更加得心應手。這就意味著企業記憶能夠以更加真實、更少損耗的方式得以留存并傳承，這是數字時代電子文件管理背景下檔案工作者的全新契機。如果能夠充分利用先進的信息技術豐富檔案形式，將表現力更強、信息承載能力更強的載體形式引入檔案管理之中，并將其配置于最能發揮其載體特點的檔案載體類型上，必將把企業記憶的傳承工作提升到一個全新的高度，使企業記憶能夠更為豐富、更為生動、更為詳實，而這一過程，也真正體現了檔案工作者在構建整個社會記憶中所應起到的“銘記未來”的作用。

（二）融入信息系統，促進檔案利用

出于對原件的保護以及文件流轉的局限性，紙質檔案在利用過程中受到諸多限制，無形中提高了檔案資源的利用難度。而在數字時代，電子文件強大的傳播能力和傳播速度，為實現檔案價值利用的最大化創造了前提。無論是傳播企業文化還是固化企業知識，電子文件都表現出了強大的應用能力，讓企業記憶不僅能夠得以保存，更加能夠充分地傳播，使企業的員工能夠更多地接觸到企業記憶中那些能夠提升企業競爭力的組織精髓。與此同時，最大化檔案資源價值的前提條件之一，是檔案管理系統與整個企業信息系統的充分融合。融入信息系統的過程，本質上是檔案信息資源參與整個企業信息流轉的過程。企業檔案與企業信息系統的融合必將涉及到企業各個部門，在與其他部門的接觸中，提升了檔案內容的知曉度，保證了檔案的利用率，使企業檔案所承載的企業記憶不僅能夠“留”下來，更加能夠“活”起來。

（三）提升保密意識，保障檔案安全

隨著電子文件背景下檔案數字資源應用范圍的愈加廣泛，以及信息技術運用的不斷深入，檔案管理工作正逐漸擺脫曾經的刻板神秘印象，日益成為企業經營發展活動的重要組成部分。但信息技術這把雙刃劍，在為檔案管理工作帶來便利，為檔案價值實現帶來更多可能的同時，也相應地帶來了新的風險。相較于傳統的紙質檔案，電子文件的復制更為便利，傳輸更為快速，相應地也為企業檔案的安全問題提出了更高的要求。易復制、易傳輸的特點使得有針對性地對檔案進行竊取變得更為容易，而電子文件一旦缺乏完整的元數據描述體系保證其原始性和真實性，對其所進行的篡改也很難被發現。這就要求企業檔案工作者，作為企業記憶的守護者，能夠拿出切實可行的對策來保證企業檔案的安全。一方面，在各類檔案數字資源的管理過程中，應當充分提升檔案管理的權限意識，嚴格地按照數字檔案管理相應的安全標準開發、使用數字檔案管理系統，防止檔案的流失與篡改；另一方面，檔案數字資源的管理應當加強對電子文件元數據的應用，利用元數據維護檔案的原始性和真實性，以保證企業檔案在充分流轉利用的同時，其所承載的信息不流失、不被篡改，使檔案工作者真正成為企業，記憶的守護者。