國有企業檔案管理工作的實踐創新

柴彤

（山東省金魯班德商高速公路發展有限公司，山東 德州 253300）

一、引言

社會主義市場經濟的高速發展，國有企業在社會經濟發展中的作用愈加明顯，國有企業在經濟發展及管理期間勢必會形成大量的信息資料數據，成為構成國有企業檔案的重要部分，這些檔案不僅見證了國有企業的發展，也對國有企業的未來發展具有較強的指導作用。國有企業必須高度重視檔案管理工作，與時俱進，做好國有企業檔案管理的創新工作。

二、檔案工作創新的必要性

當前，北京、深圳等一線城市的數字政府已經普及，并逐漸向全國輻射普及;傳統的紙質公文流轉方式逐漸顯現出不合時宜的趨勢，越來越多的文件開始通過掃描件上傳網絡進行流轉，電子公文流轉漸漸顯現出優勢，并且電子商務發展迅速勢不可擋;大數據時代已經來臨，網絡信息化、云計算及云存儲等發展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉型期更應抓住機遇，盡快擺脫舊的、傳統落后的管理模式，兼顧檔案基礎性工作和檔案創新工作。

三、國有企業檔案管理工作現狀

（一）企業員工對檔案的企業資產認識不足

無形資產也是企業資產的組成部分。雖然企業的文書檔案記錄了業務活動，但總資產包括企業的無形資產。企業在制造、運營和生產中產生的業務記錄、合同、專利和其他文件是一筆可觀的無形資產。可以將這些檔案轉換為有形資產，以提供與業務相關的利益。但是，目前大多數企業都受到現有文書檔案管理注意事項的影響，并專注于合并有形資產。

（二）檔案管理人員素質不高，管理質量較差

調研了解到，絕大多數國有企業檔案管理專員沒有接受過專業的培訓，檔案管理缺少專業科班出身的人員，現有人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業務并不熟悉。很多企業采用兼職人員負責檔案管理，管理人員精力和能力不夠，對檔案管理重要性的認識不夠，很多企業只是簡單將檔案放入檔案盒，沒有及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效查閱，個別資料準確性和真實性不高。

（三）檔案管理體系不健全

當前有一些企業的檔案管理工作機制不夠健全，管理制度和管理責任體系不完善，檔案的保存和使用、借閱和移交等方面的制度都存在著較大的問題，導致檔案管理工作效率低下。再加上部分企業對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理沒有利用的價值，對企業的檔案管理工作抱著可有可無的態度，導致具體負責人也缺乏對檔案管理工作價值的正確認知。在一定程度上促使企業檔案管理制度不完善、體系不健全的問題更加嚴重。輕則導致企業檔案混亂無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導致重大經濟損失。

四、檔案管理工作創新的實踐及模式分析

（一）創新檔案管理思路，樹立新型的檔案管理觀念

在當前新經濟常態下，企業在不斷發展過程中的核心任務就是經濟發展。因此，在企業檔案管理的過程中必須堅持從整體大局出發，讓檔案管理更好地服務企業經濟建設。其次，及時革新檔案管理思路。通過創新檔案管理理念，摒棄傳統的封閉性理念和守舊思想，并緊密結合現代企業在不斷發展中的實際情況，合理創新企業檔案管理機制。這樣才能夠在保證檔案資料的安全性基礎上，擴大企業檔案管理的開放范圍，讓企業內部人員逐步深入到檔案管理的實踐工作中，充分凸顯出檔案資料的社會服務化功能。

（二）創新信息化工作方式

首先，企業需要改變觀念，改變工作方式，積極學習先進的管理觀念，快速建立數字檔案以及改變現有的采購管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發在線信息管理平臺，實施電子文書檔案分發以及調查管理和文書檔案的共享來提供滿足業務需求的軟件支持，并改善信息相關設備的硬件支持。創建安全性網絡，對數據傳輸節點進行安全控制以及對數據文件的存儲和使用進行保護。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業管理層創造各種學習和培訓機會，培養管理系統知識。對文書檔案管理經理而言，則需要充分了解管理任務和被系統創建集成的信息內容。

（三）檔案利用方面及信息共享的創新

一是創新檔案服務理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗檔案管理相關人員工作效率和質量的重要指標，而要想提高用戶滿意程度，首先應了解和掌握檔案用戶的實際需求，然后有的放矢的針對服務活動及內容。國有企業檔案部門必須創新服務意識，堅持“以用戶需求為導向+以用戶滿意為目標”的新服務理念。此外，國有企業檔案中含有豐富的科技及經濟價值，可對其進行二次開發，提升檔案的利用價值。二是創新檔案信息資源共享機制。作為國有企業，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進各子公司互通有無、經驗互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式：一是建立集團內部共享文件夾;二是公司檔案內網，以上方式均可在線查詢相關信息。

結語

企業檔案信息化管理能夠實現檔案快速上下架、批量處理、無紙化業務流程、多標簽快速盤點，降低檔案丟失、私用風險，釋放檔案儲存空間。因此，為了促使檔案信息更好地服務于企業的發展，應將現有的紙質文檔進行信息化處理的基礎上，制定更加完善的檔案信息化管理制度。依托現代技術構建智能化檔案管理與服務模式運行平臺，加強人員管理，為企業的發展提供充足支持。