關(guān)于提升基層仲裁檔案科學(xué)管理水平的研究分析

劉魯生

（高密市勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁院，山東 高密 261500）

一、對(duì)基層仲裁檔案管理的有關(guān)要求

（一）檔案收集要“全”

明確基層勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理人員在收集仲裁材料的過(guò)程中，要時(shí)刻留心收集處理每起仲裁案件時(shí)形成的各項(xiàng)材料，做到檔案內(nèi)容齊全、圖件清晰、字跡工整，確保仲裁檔案的完整性。

（二）檔案分類要“準(zhǔn)”

在對(duì)仲裁檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，基層勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理人員要嚴(yán)格按照勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案規(guī)范化管理的相關(guān)要求，實(shí)行正副卷分類管理，做到分類準(zhǔn)確、查建檔規(guī)范、審查完備，確保仲裁檔案的安全性。

（三）檔案裝訂要“齊”

在對(duì)仲裁檔案進(jìn)行裝訂入檔時(shí)，基層勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)仲裁檔案進(jìn)行裝訂，做到裝訂整齊、目錄清晰、頁(yè)碼正確，確保仲裁檔案的可用性。

二、基層仲裁檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人員力量專業(yè)化不強(qiáng)

仲裁機(jī)構(gòu)中從事檔案管理人員大多為兼職人員，即便有專職人員也往往是從辦公室等行政管理崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，導(dǎo)致從事勞動(dòng)人事仲裁檔案管理人員的專業(yè)化不強(qiáng)。加之，日常勞動(dòng)人事仲裁業(yè)務(wù)工作繁忙，勞動(dòng)人事部門組織的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不足，導(dǎo)致從事檔案管理工作人員不能系統(tǒng)、全面的接受檔案專業(yè)培訓(xùn)。

（二）檔案軟硬件保障不力

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁工作也邁入了信息化、數(shù)字化時(shí)代，但，從當(dāng)前仲裁檔案管理硬件方面看，計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等自動(dòng)化、智能化管理設(shè)備保障不足，檔案數(shù)字化、信息化程度不高。軟件方面，仲裁檔案管理專業(yè)軟件未普遍推廣，安全管理軟件升級(jí)、更新不及時(shí)，尚未采用密鑰、物理隔離等安全管理措施。

（三）檔案管理規(guī)范化薄弱

仲裁檔案專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)檔案管理的規(guī)范化要求高，但從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，主要存在仲裁檔案管理不夠規(guī)范，未按年度、案件分別立卷；立卷順序不符合規(guī)范；卷內(nèi)目錄序號(hào)、材料名稱及頁(yè)碼書寫不規(guī)范；未建立《歸檔案件簡(jiǎn)明情況表》，導(dǎo)致數(shù)據(jù)及內(nèi)容不完整，上報(bào)不及時(shí)；仲裁檔案查詢、利用手續(xù)履行不規(guī)范；檔案崗位工作者調(diào)動(dòng)時(shí)工作未做好工作交接。

（四）檔案利用信息化較低

目前，仲裁檔案信息化建設(shè)存在諸多不足，主要表現(xiàn)在：宏觀上，館藏檔案的數(shù)字化、信息化采集不完整，大量紙質(zhì)檔案依舊按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行收集、保存和查詢利用，之前的館藏“紙質(zhì)檔案”信息化率不高。微觀上，沒(méi)有開(kāi)發(fā)或購(gòu)買功能齊全、配套成熟的管理軟件，依然以手工操作為主，計(jì)算機(jī)記錄為輔，仲裁檔案內(nèi)容及信息化處理水平亟待提升。

三、對(duì)做好基層仲裁檔案管理的相關(guān)建議

（一）加大投入，優(yōu)化硬件

加大仲裁檔案經(jīng)費(fèi)保障力度，改善仲裁檔案管理的軟硬件條件。按照“十防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好檔案室的升級(jí)、改造，添置必要的硬件為仲裁檔案管理提供一個(gè)良好的存放環(huán)境。添置計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、刻錄機(jī)、照相機(jī)等必備設(shè)備的采購(gòu)，采用物理隔離等，切實(shí)抓好檔案管理工作的每一項(xiàng)工作，為檔案管理上檔次、上水平創(chuàng)造了有利的物質(zhì)條件。

（二）信息支撐，規(guī)范立卷

增強(qiáng)仲裁檔案管理信息化水平是保障后期檔案查詢、利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，這里的信息化既要做好存量檔案的信息化，也要確保增量檔案的信息化，通過(guò)信息化不斷提升整個(gè)仲裁檔案管理的現(xiàn)代化水平。對(duì)于符合仲裁受理范圍的案件要及時(shí)收集、整理材料予以立案，并將立案材料錄入勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議調(diào)解仲裁辦案系統(tǒng)，以便將來(lái)能夠方便審查和查閱。

（三）嚴(yán)格管理，分類歸檔

按照序時(shí)進(jìn)度，統(tǒng)一順序編頁(yè)碼、統(tǒng)一目錄明細(xì)和封面，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，審結(jié)一案整理一案，及時(shí)完善相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，確保案件材料完整，做到當(dāng)年案件當(dāng)年歸檔完畢，并保證紙質(zhì)案卷和電子案卷一致。明確專人對(duì)整理歸檔的案卷進(jìn)行規(guī)范管理，除上級(jí)勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)和法院外，其他人員原則上不準(zhǔn)查閱和調(diào)借案卷。對(duì)確需查閱和借出的案卷要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，需持單位介紹信，填寫查閱和借出案卷登記表，明確規(guī)定歸還期限，如期歸還，確保檔案安全、有序存放。

（四）強(qiáng)化培訓(xùn)，提升素質(zhì)

抓好基層仲裁檔案管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，應(yīng)定期組織檔案人員參加各種業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，選送業(yè)務(wù)骨干到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界和思路，以適應(yīng)仲裁檔案管理要求越來(lái)越高的現(xiàn)實(shí)需要。在編內(nèi)用人的前提下，可以考慮招錄具有檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)的人才，使仲裁檔案管理人員在專業(yè)理論的指導(dǎo)下對(duì)仲裁檔案進(jìn)行高效的管理，提升整體工作成效。

結(jié)語(yǔ)：總之，基層勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁檔案管理的工作十分重要，還需進(jìn)一步提高重視程度，采取有效的方式不斷解決其中的問(wèn)題，完善制度、加大投入，提高基層仲裁檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使基層仲裁檔案的管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為維護(hù)和諧穩(wěn)定大局和支持經(jīng)濟(jì)社會(huì)平穩(wěn)健康發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。