淺談如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的安全管理工作

王暢達(dá)

（黑龍江省社會(huì)福利和兒童收養(yǎng)中心（原黑龍江省社會(huì)福利院），黑龍江 哈爾濱 150036）

一、我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的整理工作不合理

機(jī)關(guān)單位的許多重要文件被存放為檔案。由于檔案的種類數(shù)量較多，因此，檔案的管理過程中極易容易出現(xiàn)問題。檔案室的管理人員在整理檔案工作時(shí)容易出現(xiàn)疏忽。沒有按照嚴(yán)格的規(guī)章制度來對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類和存放，導(dǎo)致檔案室對(duì)重要檔案的管理工作比較隨意。一些事業(yè)單位甚至沒有制定相應(yīng)的管理工作制度，導(dǎo)致在檔案管理過程中容易出現(xiàn)檔案丟失，不利于后期事業(yè)單位開展工作。事業(yè)單位在調(diào)取檔案文件時(shí)，沒有一套完整的檢索檔案文件的體系。很難對(duì)檔案室內(nèi)的諸多文件進(jìn)行查找，增加了檔案管理工作的難度，降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率。因此檔案的管理人員要對(duì)重要的文件進(jìn)行整理，按照類別、數(shù)量不同分類存檔，從而方便后期的檔案查找工作。

（二）相關(guān)事業(yè)單位檔案的存放工作不合理

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案保存工作需要事業(yè)單位制定嚴(yán)明的檔案管理體系，由專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案室內(nèi)的檔案專門管理，嚴(yán)禁無關(guān)人等進(jìn)入檔案室。工作人員在調(diào)取檔案室的資料時(shí)需要相應(yīng)的手續(xù)才能夠進(jìn)入檔案室調(diào)取相應(yīng)資料。沒有上級(jí)的批復(fù)文件，其他無關(guān)人員不能夠接觸檔案。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，事業(yè)單位逐漸采用集中式辦公模式，導(dǎo)致以前的單獨(dú)檔案室變成了各式各樣資料混雜在一起的檔案室。因此，對(duì)檔案的管理工作難度相應(yīng)的提升，導(dǎo)致檔案管理人員很難對(duì)各種材料進(jìn)行整理歸檔，資料在存放的過程中容易造成各種外界因素的影響，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的破壞，各式各樣的檔案混雜在一起。獨(dú)立檔案的相對(duì)安全性降低，增加了不必要安全隱患。

（三）相關(guān)事業(yè)單位檔案的管理工作不合理

相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不夠全面，隨著網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的不斷到來，檔案的管理工作要求也逐漸提升。雖然在一定程度上提高了相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平和管理的工作效率。但是在一些信息化水平較低的地區(qū)，檔案的管理工作仍舊停留在以前的獨(dú)立檔案管理中。許多檔案管理工作制度內(nèi)容出現(xiàn)不規(guī)范的問題，導(dǎo)致我國的檔案管理工作很難全面的開展。

（四）相關(guān)事業(yè)單位管理人員工作不合理

相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員受以往觀念誤導(dǎo)，認(rèn)為檔案的管理工作是以比較清閑自在的工作，不需要太多重視。導(dǎo)致我國事業(yè)單位的檔案管理人員普遍工作責(zé)任心較差，綜合素質(zhì)能力較低，專業(yè)技術(shù)水平不足。我國許多事業(yè)單位的檔案室制度管理不明確，導(dǎo)致檔案管理工作人員在管理工作時(shí)不能夠全身心的投入，對(duì)于檔案的分類存放、合理保存等方面的知識(shí)了解不夠透徹。對(duì)于專業(yè)的信息化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)管理檔案認(rèn)知較少，導(dǎo)致我國的檔案管理工作準(zhǔn)確性較差，限制著我國事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展。

二、提高我國事業(yè)單位檔案管理的有效措施

（一）檔案管理工作制度的完善

為了使檔案的管理工作更加科學(xué)合理，需要事業(yè)單位建立合適的檔案管理流程。通過工作流程制度來約束當(dāng)管理工作人員在整理工作中的行為和規(guī)范，對(duì)普通的檔案和重要的檔案應(yīng)當(dāng)分類歸檔。在檔案的整理工作完成后需要對(duì)檔案室的檔案整理工作進(jìn)行抽查，一旦發(fā)現(xiàn)管理工作中的不足，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案室的管理人員指出，實(shí)施分類標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，能夠使檔案得存放工作方便。

（二）制定合理的檔案存放流程

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)健全檔案存放的制度和流程，方便事業(yè)單位的工作人員對(duì)檔案室資料進(jìn)行調(diào)取，提高事業(yè)單位的工作效率。根據(jù)不同檔案的類別，建立單獨(dú)的檔案管理室，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理工作的配套設(shè)施建設(shè)。管理人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意檔案室的衛(wèi)生，減少蟲鼠蟻害以及自然因素對(duì)檔案室造成的影響，合理的檔案管理流程能夠使得檔案室的面貌煥然一新，方便事業(yè)單位的工作進(jìn)展。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著我國信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，在檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效的提高檔案管理的工作效率，簡(jiǎn)化調(diào)取檔案的工作流程，使得檔案的管理更加具有安全性。并且隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的結(jié)合，檔案管理工作可能逐漸發(fā)展為無紙化。利用專業(yè)的檔案管理設(shè)備，能夠簡(jiǎn)化工作，對(duì)各種檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類和歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案查找和檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理室的管理工作主要是由檔案管理人員進(jìn)行實(shí)際操作。因此事業(yè)單位需要提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，制定合理的檔案室管理制度。嚴(yán)格約束檔案管理人員，能夠按照檔案管理的要求開展管理工作。單位應(yīng)當(dāng)經(jīng)常開辦講座和專題教育活動(dòng)，培養(yǎng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)以適應(yīng)未來檔案管理的需求，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理。

三、結(jié)束語

檔案作為事業(yè)單位開展工作的重要基礎(chǔ)。因此，檔案管理人員需要從各個(gè)方面保證檔案的安全。不斷地完善檔案管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化知識(shí)技能。確保管理人員能夠在規(guī)章制度的約束下更好的開展檔案管理工作，保證事業(yè)單位檔案管理工作的安全合理，從而能夠提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，推動(dòng)我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位更好的發(fā)展。