檔案信息安全保障體系構建

潘雅寧

（廣東司法警官職業學院，廣東 廣州 510520）

信息時代的發展帶來的是更快捷的技術以及更方便的管理體制，而信息技術的飛速發展也給人們帶來了更多的可能，傳統的檔案管理體制已經不能符合現代的要求，因此，現代的檔案管理工作必須在信息化的趨勢下進行及時的更新換代，利用更加高端的技術保障檔案的信息安全，確保檔案信息不會出現泄漏的問題，并且在檔案的管理上更加快捷高效，幫助我們的檔案管理工作人員能減少工作量的同時提升工作效率。

一、檔案管理工作的現狀分析

（一）管理模式陳舊，不能適應新時代的信息技術發展

隨著社會的不斷發展變革，信息技術涌入了我們的生活，我們進入了數字化時代，在享受信息技術便捷性的同時，我們反觀當前檔案管理工作的缺失，很多的地方、院校的檔案管理工作仍然選擇陳舊的模式，沒有進行及時的更新，也沒有將新時代的新技術注入到當前的檔案管理工作中，檔案工作效率不高，浪費人力物力財力，沒有體現檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理工作松散，日后查找工作繁瑣

檔案管理的松散性主要表現在檔案管理工作沒有形成一定的規模，檔案管理的人員多但是不受重視，大眾認為檔案管理工作不是一項有技術性的內容，因此，選派一些學校的退休教師或者是員工進行檔案管理工作，沒有形成嚴密的檔案管理工作制度，加之檔案管理工作沒有落實信息化的要求，還是原先的翻找的模式，入檔和調檔工作會耗費很多的時間和精力，同時，在今后的管理方面也會有所疏漏。

（三）檔案信息安全工作不能保障

檔案信息安全關乎著個人秘密和一些機密的內容，因此要保障檔案的安全性，才能進一步的開展工作，促進檔案管理的信息化實施。但是由于當前檔案管理工作沒有形成最新的管理模式，也未使用最先進的管理設備，因此，檔案信息安全工作不能保證，單純的檔案室放置管理，還無法避免火災、水災或者是地震等意外的發生，這樣無法保證檔案信息的相對安全。

二、現如今新型信息化檔案信息安全管理的重要性

當今社會數字化技術不斷普及，人們利用數字化、信息化技術到自己生活的方方面面，不僅用于生活起居，也會運用于當前的工作之中。新型的檔案管理技術不僅僅能將檔案管理的安全性能提升，還能減少更多的人力、物力、財力，減少檔案管理工作人員的工作量，解放檔案管理工作人員的雙手，讓其投入到當前的信息化檔案柜的管理中來，促進各項管理工作能更加智能化、信息化、便捷化。而新型的檔案管理模式，正是運用大數據彌補當前檔案管理的不足，將數字化信息化的優勢技術引入到檔案管理內部，用電子檔案柜進行嚴密的管理，不僅每臺電子管理柜都裝有智能電腦系統，而且電子遷移檔案，檔案柜所占得面積不大，能放下更多的檔案，管理員打開電腦輸入密碼，找到所屬的幾號檔案柜，按下第幾排，電子檔案柜會直接移動到你所需的一排，不僅方便省事，整齊劃一，還具有電子化的功能，而且還可以有效隔絕外界的火源、水源，極大地保護了檔案信息的安全。

三、檔案信息安全保障體系構建策略

（一）建立健全檔案信息安全技術保障體系

檔案信息安全技術是用技術的進一步加強和改善去確保檔案信息的安全性。而技術性就需要和數字化、信息化的時代相結合，將信息安全系統建立完善，并且用信息安全服務去切實保障信息安全問題，促進檔案信息安全保障體系的構建。我們所講的信息安全技術可以包含物理安全技術，物理安全技術是在檔案信息長期管理的過程中普遍并且一直存在的一個問題，主要包括一些物理的環境對檔案的安全產生威脅的相對應的解決技術，物理安全技術能利用相關的儲存介質保障檔案信息能防水、防火、防地震、防雷等，確保在物理性質上，我們的檔案安全不受侵害；接下來還包含系統安全技術，而系統的安全技術用我們通俗的話將就是用除了硬件以外的軟件來保障檔案信息的安全、不遺失，系統安全需要保障的是網絡的安全和數據軟件的安全，在軟件方面，從軟件的開發和研制，到最終的實驗、修改程序等都要經過嚴密的程序，確保檔案信息不受威脅，同時在網絡數據方面不形成共享機制，確保網絡數據的安全，同時建立嚴密的網絡安全防火墻和網絡的監控措施，對檔案信息加密管理，并且安全的儲存在一定的地方，有備份，防止入侵，也能在損毀之后進行及時恢復；技術研究與應用等方面，一定要健全安全保障體系，層層把關，在技術環節上不出紕漏，在以往紙質版的保存劣勢下，能凸顯信息技術檔案信息管理安全化，促進檔案管理的進一步發展。

（二）檔案信息安全及今后管理的重點步驟

檔案信息的安全建立主要依靠技術人員進行，通過嚴密的網絡信息安全技術保障檔案的信息不受侵犯，但是針對今后的管理實施環節如何保障檔案的信息管理安全，這是我們在今后的工作中需要逐步落實，并且步步咬緊的環節。

1.加強對檔案信息管理人員的使用、管理培訓

首先，在任用檔案信息管理人員的時候要堅持保密性原則，在錄用的環節簽訂保密協議，提前說明檔案管理工作的重要性和保密性，確保工作人員從思想上重視起來。其次，要加強對檔案管理工作人員的培訓。檔案管理工作人員是每天與檔案接觸最多的人員，在系統的操作和管理的規范方面需要進行相應的培訓，在促進其業務素質增長的同時也能確立更加規范的管理人員保障體系，確保檔案管理系統的正常運行，并且從一定的層面確保檔案安全管理工作的有序進行。院校的檔案管理工作者要定期對檔案管理人員進行培訓，培訓的內容包括安全意識的提升培訓以及系統操作的培訓，加強檔案工作管理人員的安全意識和管理素質以及專業素養，提高檔案管理工作人員的工作能力和工作效率，將安全管理工作落實到位。

2.建立健全檔案信息安全管理制度

制度的制定是為了更加有效的進行檔案信息管理，因此，制定相應的檔案信息管理制度可以保障今后的運行，規范檔案管理人員的工作，促進檔案管理的有序進行，只有按照規章制度辦事，才能確保我們的檔案信息安全性。例如，在檔案館建立安全防范責任制度，將安全防范責任落實到具體的部門，具體的工作小組和人頭上，加強對重要數據及文件的管理和系統化操作，并進行備份處理；完善信息管理安全管理制度，有助于做好檔案信息泄露的預防工作，將信息泄露的損失控制在最小范圍之內，最大程度發揮檔案信息化的作用和優點【1】。

3.建立檔案信息安全管理部門

建設檔案信息管理部門是為今后發展做鋪墊，因此，首先要將部門成立的職責明確清楚，就是加強對檔案的安全和保密管理，保障檔案信息安全管理各個環節、步驟的正常運行【2】。而各個環節上的監督管理工作也是由檔案信息管理部門所進行的，缺乏監督的管理就不能稱之為完整的管理體制，只有將制度和人員的工作進行合理的監督，才能促進檔案信息安全管理工作的有序開展。同時還要建立檔案信息安全管理規范原則，并實行動態化管理，因為每一項制度的開展不可能是完美的，都是需要在實踐中進行完善和改進的。

四、小結

檔案信息安全管理保障體系是對檔案信息安全技術保障體系的有力支持。在完成檔案信息化系統的搭建之后，需要結合有效的信息安全管理手段，建立檔案信息安全保障體系【3】。因此，院校的檔案管理工作不是一項一朝一夕的事情，而是一項長期的工作，為了擺脫原先管理模式的漏洞，需加強新時代檔案信息安全管理工作的運行，促進檔案信息的安全管理工作有序推進。