社保檔案信息化管理策略探究

（山東省菏澤市單縣社會保險事業服務中心，山東 菏澤 274300）

對于社保檔案而言，應做到精細、準確與嚴格，對于管理技術提出了更為嚴格的要求[1]。傳統模式下的紙質檔案、手工抄錄等管理方法已經難以使用信息時代下社保檔案管理需求，應巧妙地利用先進的信息處理技術（網絡技術、數據庫、多媒體技術等），高效率處理海量信息，對社保檔案內容進行準確了解，提高管理水平，更好地服務于社會大眾。

一、建設檔案信息化管理結構

針對檔案信息化管理而言，構建信息化管理結構尤為關鍵。首先，建設系統。檔案管理部門應立足于檔案實際情況，合理設計各項指標，迅速將以前紙質檔案信息轉變為電子數據。另外，構建電子檔案系統時，不得忽視數據采集這一環節，在自然語言功能處理過程中，應根據社會保險術語設計相對應的索引關鍵詞，為群眾查找提供便捷[2]。例如，在搜索框中輸入“醫療保險”時，應迅速跳出“保險人”、“保險額”等關鍵詞。其次，投入高科技的硬件設備。檔案管理部門應從實際情況考慮，其于適當超前的準則，積極購買計算機、打印機、掃描儀、交換器、服務器等。

二、加強信息化管理制度規范

由于社保檔案管理面廣、分類復雜、工作量大，所以信息化建設難度較大。在這一形勢下，有的鄉鎮社保檔案管理機構不注重信息化建設，依然采用傳統紙質分類管理方式，占地面積廣，檔案極易破損，且查找工序十分繁瑣，檔案管理工作效率低。為了能夠有效改變這一現狀，我國政府應高度重視，制定針對性方針政策，強制要求社保部門購買高科技信息技術社保，制定統一社保檔案信息化管理制度，以強制性規章制度要求社保部門必須積極投身于社保檔案信息化建設中。例如“五險一金”中的“養老保險”，由于制度的頻繁變革，種類越來越繁雜，檔案管理難度可想而知。但是，該保險直接關系到老年人晚年生活品質，所以針對“養老保險”國家制定了嚴謹、嚴格的檔案管理制度，精細劃分了“養老保險”投保人年齡、工作情況、“養老保險”時效及月福利制度等，并嚴格要求社保部門必須貫徹執行國家各項規定。以強制性國家制度規范來確保社保檔案管理各項政策落到實處，盡快構建規范化、統一的檔案信息化管理體系。

三、創新社保檔案信息化管理技術

現階段，社保檔案信息化建設穩步進行中，需積極創新，促使其快速發展。例如，“二維碼”、“條形碼”運用于社保檔案信息化管理中[3]。近年來，“掃一掃”憑借其便捷、操作簡單等優勢廣泛運用于投票、購物、支付等事務中。在社保檔案信息化管理方面，可采取制作二維碼的方式，每位參保人員均擁有一個屬于自己二維碼，其中包含自己的每一項社保信息，參保人員若想了解自己的社保情況，只需對二維碼進行掃描就能夠一一了解。與此同時，也可以條形碼來替代紙質檔案，這樣一來就讓電子檔案與傳統紙質檔案之間的距離進一步縮短了，通過對檔案的條形碼進行掃描，讓電子信息對應紙質檔案，再以掃碼的方式把檔案信息輸入到互聯網系統中形成索引。這樣，在資料調取時只需在索引中搜索關鍵詞便可獲取所查找的文件。

四、提供便捷的信息服務

社保檔案以社會大眾為中心，向其提供社保服務，因此在信息化時代，將社保檔案信息化優勢發揮出來，提升信息服務質量，并提供各種類型的檔案資源給社會大眾，使之需求得到滿足，從一定程度上來說也是新時期信息服務特色的真實體現。通過對多種信息傳輸方式（電子郵件、視頻以及網絡短信等）予以利用，幫助用戶能夠及時查詢到相關檔案信息，并將其有效利用。并發揮網絡技術的良好優勢，構建起信息資源共享平臺，借助此平臺讓檔案的開放式服務得以成功實現。以檔案資源為媒介，向社會大眾有針對性的提供相關信息，其中包括供產品、效益以及服務等，進而滿足社會大眾的具體需求，促進信息服務質量以及效率的提升。

五、強化檔案管理隊伍培訓與引進工作

為了更好地提供檔案服務，檔案管理部門應加強社保檔案信息化建設，想方設法培養優秀管理隊伍。縱觀檔案管理部門，社保檔案管理隊伍綜合素質較差，且往往良莠不齊。鑒于此，檔案管理部門應積極探尋人才隊伍建設策略，有效保證社保檔案信息化建設順利進行。其一，組織形式多樣的培訓活動?？刹捎迷诼毰嘤柕姆绞?，要求國內外信息化技術專家來院開展專題講座活動；也可采取委培的方式，積極吸收先進管理理念；其二，培訓內容應覆蓋廣泛范圍、主次分明。和傳統的社保檔案管理工作相比，社保檔案信息化管理具有很強的復雜性，具有較高的風險，這就需要培訓教育內容應將檔案管理、法律和信息化等層面全面囊括其中，同時確保主次分明，增強培訓效果；其三，加大檔案管理人才引入力度，但必須滿足專業過硬、綜合實力較強的條件，充分發揮人才帶動作用，打造一支優質社保檔案人才隊伍，以堅實的基礎為社保檔案信息化建設的有序開展提供有效支持。

結語：對于社保工作而言，社保檔案信息化建設是關鍵，然而其目前處于發展階段，還需進一步發展[4]?，F階段，我國高度重視社保檔案管理工作，大力支持信息化管理改革，并在信息時代到來的背景下，社保檔案信息化管理必然會迎來更加廣闊、更加光明、更加燦爛的發展時期。