新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化

（山西省文水縣應急管理局，山西 文水 032110）

一、新時期做好人事檔案管理的意義

人事檔案對于事業單位的職工來說意義重大，它不僅僅是每個員工人生軌跡和專長的真實記錄，更關系到每個職工的切身利益。在事業單位做好人事檔案管理工作具有重要的意義，主要表現為：一是隨著時代的發展，事業單位的文化價值理念也在不斷地變化。新時期我們的理念是以人為本，那么每個職工的成長過程就顯得尤為重要，職工是單位的中堅力量，關注每位職工的成長是單位應盡的職責，人事檔案恰恰就是記錄他們成長的重要憑證，是每位職工成長的標志，那么做好人事檔案管理就是新時期對人事管理工作的新要求。二是從新中國成立到現在，我們的國家已經經歷了七十年的風雨，隨著時代的不斷進步，我國的人事管理制度也在不斷進步，與傳統的人事管理相比較，新時期對人事檔案管理工作的要求越來越多，不僅如此，質量要求的越來越嚴格，難度也隨之增大。為了使人事檔案管理工作適應新的歷史條件，我們必須要在原有檔案管理的基礎上進行創新，為人事檔案管理注入新的活力，使其適應不斷發展的新時代，更好地為事業單位的發展貢獻力量。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

事業單位在新時期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數事業單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現這一情況的主要原因就是事業單位的主要領導人和負責人，缺乏對檔案管理工作的認識，在新時期下只是過度重視管理形式的創新，而忽視了內容和制度的創新和完善，這就導致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時期下事業單位的發展需求。

（二）對檔案管理缺乏科學認知

檔案存在的價值是為管理者提供過去時期內單位經營的整體情況和數據，并為數據提供真實性和完整性的保障，使其成為指導未來實踐和探索的待查資料。而在當前我國事業單位檔案管理的現狀來看，主要存在管理人員認識模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業單位的領導者自身缺乏檔案管理認識指派一些文化素質不高的臨時工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業方案，無法對文件和疑難資料進行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認知的缺失影響了員工的認知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學習檔案管理和相關法律知識的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位

（三）管理方法和設備落后，缺少創新

新時期下，很多新型的管理方法和手段也在我國諸多的工作領域中得到了推廣和普及，其實也有很多新型的檔案管理方法和手段誕生，比如信息技術就是一大重要手段和方法，但是在檔案的實際管理工作中，并沒有積極的應用這些新的手段和方法，而是一直拘泥守舊，使用落后的管理方法和管理設備，這些都是影響檔案管理效果的重要因素。

三、事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

（一）轉變檔案管理觀念，建立完善的檔案管理制度

在新時期下要想保證事業單位能夠得到穩定長遠的發展，就需要做好檔案管理工作，事業單位的領導者就應該及時的更新檔案管理理念，正確的認識到事業單位未來的發展與檔案管理工作之間的關系，從而結合事業單位的實際工作需求以及新時期下檔案管理工作的發展需求，建立科學有效的檔案管理制度，并在實際的工作中有效的貫徹和落實這項新制度，以便能夠有效的提高檔案管理工作的水平和效率，促進事業單位的發展。

（二）提升檔案管理工作的工作環境

人性化檔案管理工作的有效實施，需要一個良好的檔案管理環境，舒適的環境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環境時，可以從兩方面入手：首先，優化內部環境，內部環境的優化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環境，從而使員工的歸屬感更強，更好的促進檔案管理工作的實施；其次，優化外部環境，就是指對檔案管理的環境進行優化，增添一些人性化的設備設施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優化檔案室的布局、張貼一些標語等，使檔案管理人員的工作環境得到優化的同時還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

（三）更新檔案管理認知與創新管理體制

意識決定行為，要提升事業單位檔案管理質量，首先要從意識出發，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對于檔案管理的認知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實現檔案人才的結構化、層次化管理。單位領導和檔案專管員要時刻關注文件管理方法，通過集中學習和員工交流的方式來強化自身的管理能力。此外，檔案管理應與事業單位的機構保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強化其在事業單位日常工作中的地位。

四、結束語

隨著事業單位的工作涉及范圍越來越廣，各類檔案的數量也在持續的增加，這就對檔案的管理的效率以及質量提出了更高要求，因此，為了保證事業單位的檔案工作能夠符合事業發展需要，就應該在檔案工作中轉變傳統的管理思路，建立起更加科學、人性化的檔案管理體制。