新時期事業單位檔案管理工作的創新研究

（湖南省地質礦產勘查開發局四一四隊，湖南 益陽 413000）

隨著經濟社會和事業單位工作的發展，事業單位檔案管理有了新的發展和變化，但仍然存在一些不容忽視的問題。為適應新時代對事業單位檔案管理工作提出的新要求，必須大力推進事業單位檔案管理規范化，解決存在的問題，更好地為事業單位改革和發展服務。

一、事業單位檔案管理信息化問題

（一）改革機制問題

目前部分事業單位依舊遵循傳統檔案信息化管理要求及問題，統一調整和安排檔案管理系統，隨后從其他路徑入手改良和完善事業單位管理內容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機制已開始創新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，事業單位非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強，但其改革機制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經過專業培訓，導致管理工作效率不高。

（二）檔案管理設備過于陳舊

由于檔案管理在很長時間里都沒有得到相應的重視，因而無論是基礎的設施，還是相應的技術設備，都很難得到足夠的經費支持。設備維護的次數也非常少，許多設備因缺乏有效的維護，嚴重損壞，不能使用。此外，一些事業單位的檔案管理設備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎的檔案歸檔，給新時期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時期的檔案管理工作而言，各項儀器設備屬于必備的工作條件，如若得不到及時的更新，必然會影響工作效率。

（三）檔案管理人員的崗位能力性未能充分調動

檔案管理人員包括了：接待窗口的工作人員、檔案歸集人員、檔案信息化管理人員，他們工作中的崗位能動能力未能得到充分調動。具體表現在：1.接待窗口的工作人員與客戶之間的信息互動較少，多為以回答客戶疑問的形式作答，且并未關注客戶在求職、就業方面的訴求；2.檔案歸集人員按照人才檔案歸集制度和流程開展相應工作，缺乏對本土人才供給特點做出分析的主觀意識，使得檔案歸集工作過于死板；3.檔案信息化管理人員并未利用自己的專業優勢開展大數據分析，而是簡單就紙質檔案信息遷移到在線平臺。

二、完善事業單位檔案管理的對策

（一）建立和健全檔案管理工作體制

建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關鍵，也是重要的環節。對于事業單位檔案管理工作中出現的問題，需要科學制定工作標準，明確提出檔案管理工作的各項要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，事業單位需要充分認識到自身的發展特征，結合自身的實際發展情況，制定符合事業單位發展目標的檔案管理體制，進而清楚明確檔案管理工作內容和工作方向。就檔案管理工作體制來講，需要合理設置專業管理機構和每個工作崗位的職責。其次，必須要充分體現出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進行約束才可以具有平等性，才可以使制度對工作人員的一切管理行為進行規范。制度中不僅明確前線人員的工作職責，而且明確事業單位管理者的檔案管理工作內容，將責任真正落實到個人，明顯提高管理水平。

（二）統一標準

隨著經濟社會和科技的進步，事業單位面臨的挑戰越來越多，需要檔案管理充分發揮自身的優勢，應對這些挑戰。在這樣的狀況下，檔案管理如果繼續以往的散亂管理模式，將很難實現高效率的管理。因此，有必要針對當前的檔案管理進行標準上的統一。現階段多數事業單位的工作不同于以往，它所涉及的工作內容非常雜，基礎的檔案種類也比較多。在管理和利用這些檔案的過程中，需要有較為科學和統一的實踐標準。不同的事業單位需要根據自身的實際工作狀況，分別建立相應的標準化管理機制，逐步提升事業單位檔案管理水平。

（三）調整網站系統

自從在事業單位檔案管理中融入信息化內容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認可。隨著新時代的到來，相關責任人需全面分析信息站點的資源，結合檔案管理信息化服務要求，做好網站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動檔案管理信息化建設同時，優化相關管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實施。在建設信息化的過程中，需聯結檔案管理體系和事業單位系統，以一體化管理為基礎，更好的實現資源共享目標，提高企業收益。

（四）管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作

社會保障部門承擔著向社會公眾提供職業培訓的職能，但目前在提供職業培訓時存在著：培訓項目多而不精的現象。為此，單位管理層應牽頭檔案管理部門與社會保障部門建立人員往來機制，并在檔案資源開發和利用中實現信息共享。為了使雙方的合作更加有效，可以在雙方單位設立信息員崗位，由信息員之間保持時時信息交互去加強檔案管理工作的區域植根性。

三、結束語

新時期事業單位有必要針綜合調整和優化檔案管理工作，逐步完善檔案管理機制，提升檔案管理人員的責任心，強化他們的專業素質，充分提升檔案管理效率，整體的檔案管理實踐能夠朝著規范化的方向持續發展。針對以往管理模式中存在的各種不足，事業單位還需要做出相應地調整，完善基礎的設施和設備，采取更多的現代化檔案管理技術，使得檔案管理部門的工作能夠與其他部門協調開展，共同促進事業單位發展。