“互聯網+”背景下優化檔案管理工作的幾點策略

摘 要：隨著社會發展與科學技術的進步，互聯網技術在社會各個領域得到廣泛應用，雖然大大提升了檔案管理工作效率，但其中也暴露出了各種各樣的問題。在“互聯網+”背景下，如何優化檔案管理工作，并為人們提供優質的檔案服務，已經成為檔案管理工作者普遍關注的熱點問題。基于此，本文首先簡述了“互聯網+”背景下優化檔案管理工作的重要性，并重點針對檔案管理工作存在的問題提出幾點具體的優化策略，以期能夠為推動檔案事業的穩步、可持續發展提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：互聯網+;檔案管理;重要性;問題;優化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.133

1 “互聯網+”背景下優化檔案管理工作的重要性

1.1 大大提升檔案管理效率

在“互聯網+”的時代背景下，眾多企業與單位都積極探尋“互聯網+檔案管理”的新模式，使企業與單位的檔案管理工作效率實現了顯著提升。近些年來，隨著企業與單位檔案信息量明顯增加，對其檔案管理工作也提出了嚴格要求，借助互聯網平臺既能夠高效收集各種各樣的檔案信息，還能顯著提升企業或單位檔案管理的整體水平。

1.2 有利于企業或單位的高效運轉

企業或單位檔案指的是完整記錄企業或單位以往的工作狀況，提高企業或單位的檔案管理水平，能夠高效查詢與利用檔案信息，進而為企業或單位高效開展各項工作提供重要的信息支撐，既能夠使企業或單位檔案信息的價值得到充分發揮，又能為企業或單位的高效、穩定運轉起到一定的促進作用。

1.3 有利于建設信息化管理體系

在“互聯網+”背景下優化檔案管理工作，能夠實現企業或單位檔案信息化建設水平的顯著提升，通過構建高效的檔案管理信息平臺，既能夠強化檔案部門與其他部門之間的相互聯系，還能保證檔案信息的完整性與全面性。另外，檔案信息化建設作為企業或單位信息化建設的重要內容，提升檔案信息化建設水平能夠為建設信息化管理體系奠定堅實的基礎條件。

2 “互聯網+”背景下檔案管理工作存在的問題

2.1 管理問題

1）未能充分意識到檔案管理的重要性。大多數企業或單位往往會忽略檔案管理工作，還有部分企業或單位依然使用以往較為傳統的紙質檔案管理模式，進而導致檔案管理水平無法實現顯著提升。還有部分管理人員認為檔案管理工作無法帶來實際的經濟效益，因此不必重視檔案管理工作。尤其是在“互聯網+”時代背景下，部分管理人員由于缺少創新意識，且無法及時引進先進的管理技術，導致檔案管理工作由于動力不足而嚴重影響其工作效率。另外，還有少數檔案管理人員工作態度不端正，不愿主動開展檔案管理工作，也未能針對檔案管理工作提出有效的建議，既導致檔案信息缺乏完整性，又導致檔案管理效率顯著下降。2）工作人員素質不高。通常情況下，大多數檔案管理人員都是身兼數職，很難在檔案管理工作上集中較多的時間與精力，因此往往會安排普通職工開展檔案管理工作，但是這些工作人員往往不具備統籌能力 且管理能力不足，隨著檔案信息量的大幅增加，這些管理人員僅僅只能夠數字化輸入大量的檔案信息并對其進行存檔處理，由于檔案管理系統不具備分類與檢索等功能，不僅會為今后檔案信息的查閱與調檔帶來很大程度的困難，還會導致檔案信息的應用價值無法得到充分發揮。3）人員流動較為頻繁。在傳統理念的影響下，大多數企業和單位不太重視檔案管理人員，導致檔案管理工作人員普遍認為沒有發展空間，不愿主動承擔檔案管理工作任務，一旦有崗位調離的機會，大多數工作人員都會緊抓機會調離到其他崗位。而且，在崗位交接時還極易出現交接不力等現象，不僅會導致部分檔案信息資料出現不同程度的破損，嚴重時還會泄露機密信息。另外，部分企業或單位還缺少完善的管理體系，大多數檔案管理人員僅僅通過郵件傳送檔案信息資料，然而部分經驗不足的檔案管理工作人員會直接復制檔案信息內容，在無法保證網絡安全的條件下，這一操作極易為不法分子篡改數據信息創造有利條件，由此造成的損失將無法挽回。

2.2 技術問題

1）信息安全問題。隨著互聯網技術的飛速發展，電子檔案管理模式也發生了明顯改變，這一數字化的檔案管理模式不僅顯著提升了檔案管理效率，還為檔案查詢與更改帶來了很大程度的便利。然而，在此過程中電子檔案管理對計算機設備與軟件的依賴程度也明顯提升，在“互聯網+”背景下檔案信息極易被篡改或刪除，進而導致檔案信息面臨著嚴峻的安全問題。另外，使用計算機設備對檔案信息進行數字化管理，雖然能夠批量處理海量的檔案信息，但是卻無法確保檔案信息的原始性，同時還導致檔案信息丟失的概率顯著增加。2）網絡安全問題。網絡安全問題是電子檔案管理過程中不容忽視的一項重要問題，若無法保證網絡的安全性則必然會對電子檔案信息管理的發展起到一定的制約作用。在“互聯網+”背景下，管理網絡化與辦公自動化的普及程度顯著提升，與此同時，黑客惡意攻擊、網絡病毒入侵等現象時有發生，對檔案信息的可靠性與安全性構成了嚴重威脅。

3 “互聯網+”背景下優化檔案管理工作的幾點策略

3.1 轉變檔案管理意識

隨著互聯網的快速發展，以往傳統的檔案管理理念已經無法與檔案管理工作的需求相適應，因此，檔案管理人員應當主動轉變其自身的管理理念與服務意識，還應當強化檔案管理人員及公眾的檔案互聯網意識，使其充分認識與了解檔案管理工作，以促進“互聯網+檔案”工作的高效、順利開展。

3.2 強化檔案管理隊伍建設

構建高質量的檔案管理團隊是高效開展檔案管理工作的一項重要條件。檔案管理工作作為一項科學性與專業性較強的工作，對工作人員的綜合素質提出了嚴格要求，既要求工作人員具備專業的理論知識，又要具備先進的互聯網技術。企業或單位應當定期組織工作人員對新觀念與新技術進行學習，以實現其互聯網檔案管理能力的顯著提升;另外，檔案管理部門還應當積極引進互聯網專業技術人才，以充實“互聯網+檔案”管理隊伍，進而實現“互聯網+檔案” 管理水平的顯著提升。

3.3 加強檔案管理安全保障

通常情況下，互聯網表現出較強的共享性與開放性，“互聯網+”與檔案管理之間的結合雖然能夠大大提升檔案管理水平，但是卻直接威脅了檔案信息的安全性。因此，確保檔案信息安全管理必須引起檔案管理部門的高度重視。首先，相關部門應當通過構建專業的防火墻以避免各種各樣的非法入侵，進而確保檔案信息管理系統的正常、安全運行。另外，由于電子檔案對計算機的依賴性比較強，因此企業或單位應當針對電子檔案的存儲及其運行環境制定嚴格的管理制度，對電子文件的存儲載體與格式等進行統一，以方便檔案資源的傳輸與管理。除此之外，檔案管理工作人員還應當定期對計算機進行病毒查殺，并做好相關修復工作，還要及時對檔案信息進行備份，以保障檔案信息的可靠性與安全性。

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作者簡介

李麗娟（1978-），女，漢族，湖北黃岡人，本科，館員，從事檔案管理工作。