醫院辦公室文書檔案電子化管理方法研究

陳璞

摘 要：隨著計算機技術的不斷更新和優化，醫院辦公也逐漸的朝著自動化的方向不斷的發展。電子文件的出現，促使醫院辦公室的文書檔案管理工作變得更加有效且工作效率大幅度提高。本文著重分析了文書檔案管理電子化的重要性，并就目前醫院文書工作的開展狀況提出了文書檔案電子化管理的相應的對策。

關鍵詞：醫院辦公室;檔案;電子化;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.121

作為醫院辦公室文書工作的重要組成部分，文書檔案整理所承載的內容較多，上級下發的政策、人員流動、醫院所獲得榮譽、資金流動的賬目等均包含在內。傳統文書檔案管理工作主要是在紙質中書寫并在人員的操作下完成的。由于檔案數據涉及的內容較多且較為繁瑣相比于電子化檔案管理技術其耗費的時間和精力較多且容易遺失重要的文件、不方便查閱。因此，將電子化的技術引入到醫院文書檔案管理工作中是推動醫院發展，提高醫院效益的重要手段。

1 醫院辦公室文書檔案管理電子化的重要性

1.1 提高醫院管理的辦公效率

隨著我國科學技術的不斷發展，將互聯網作為橋梁來獲取信息已成為目前人們獲取信息的重要手段，在醫院文書檔案管理工作中，運用互聯網技術不僅能夠降低了工作的難度，減少了紙張的浪費也提高了所獲取信息的準確度[1]。由于文書檔案管理工作中的數據的采集記錄、分類、保存等工作是在手工操作中完成是，由于文書檔案的工作量較大且人工操作時容易受到外界環境的影響。使得文書檔案管理的工作開展的并不順利。而運用電子化對檔案進行管理時，是依賴于計算機進行的，操作的過程比較系統，能夠切實的提高醫院管理辦公的效率。

1.2 加大信息共享和交流的頻率

在傳統的人工檔案管理工作中，醫院內部的信息共享的程度較低，大部分的信息被隨意的放置，造成了大量的資源浪費和資金的流失，文件信息的查閱工作也變得異常的困難。在計算機技術的幫助下，醫文書檔案管理工作的開展會更加的便捷，因為智能化的檔案管理是目前應用計算機技術于檔案管理的重要渠道，在智能化檔案管理的幫助下，各類信息間的共享和交流的頻率會更加許多，因此檔案管理工作的質量也能夠不斷的提高。相關人員若想查閱信息也只需要利用網絡服務平臺便能夠精準的找到所需的檔案。

1.3 增強文件保存的安全性

當文書檔案管理工作還未實現電子化建設時，紙質是文件保存的重要載體。文書檔案的流失現象層出不窮。若外加的環境稍有變化，紙質檔案的安全隱患會不斷的增多，無論是火災，還是潮濕的環境還是小偷的盜取都威脅著文書檔案的安全。在計算機網絡下此類現象發生的可能性會降低許多，異地備份技術實現網絡傳輸，能夠為文件的保存提供安全性的保障。

2 實現辦公室文書檔案電子化的具體方法

相較于傳統紙質文件的檔案整理電子文件檔案建設所需的辦公人員的技術能力要更強。由于電子文件的整理、分類、歸檔的工作是在計算機中進行的，工作人員不能熟練的掌握好計算技術，就無法熟練的操作計算機，電子檔案的數據化系統的操作無法完成，檔案數字化的進程受到一定的阻礙，增加了信息資源浪費和人力資源浪費的可能性。辦公室檔案電子化的工作效率大打折扣。因此，醫院的管理人員需要在培訓和定期的考核中需要根據醫院的當前發展狀況和安全檔案分類的標準對文件進行劃分。并制定一套完備的監督體系來提高工作人員的工作能力和積極性。

2.1 推行文書檔案網絡化方案

隨著網絡化進程的不斷推進，實行文書檔案網絡化的方案是推動文書檔案電子化的重要手段。全面實現檔案網絡化所需的設備較多，需要一定的人力物力和財力，因此醫院的領導要從長遠的角度出發給檔案管理提供一定的資金支持。首先，將web作為重要的載體，分散的檔案信息資源的銜接會更加的順利、檔案信息資源的使用率也能夠大幅度的上升，院內外機構間的交流和作為的途徑也會更加的便捷、安全[2]。其次，需要加大宣傳文書檔案網絡化的力度，促使科室領導人員充分認識到檔案電子化的重要性，并主動的配合辦公室人員利用計算機技術來收集歸檔工作，即利用相關的電子設備做好掃描、照片等工作并以將掃描后的紙質檔案做好電子化的收藏、管理、使用，為檔案信息資源的整合和共享工作搭建堅固的橋梁，保證各科室檔案歸檔工作全面實現網絡化。

2.2 提高辦公室工作人員的專業素質

辦公室工作人員的專業素質直接關系到檔案管理的質量和效率，對于醫院的整體建設和發展有一定的推動作用。若想要全面的實現醫院辦公室文書檔案管理電子化，確保電子化的工作進展順利，檔案工作人員的專業素質首先要過關，因此，醫院領導部門需要在各大院校中尋找高素質的檔案管理者，加大資金的投入量，更新辦公室的工作隊伍，定期組織培訓和考核工作，促使工作人員能夠更好的計算機技術和檔案管理中所需要的高科技設備，將檔案管理的流程朝著更加規范化和標準化的方向發展。

2.3 建立網絡安全防護模式

信息安全所面臨的挑戰是全球性的，在當前的文書檔案管理工作中，外部攻擊和內部信息泄露等問題頻繁的出現，使得文書檔案的保密性受到一定挑戰，因此若想實現檔案電子信息化管理的可持續發展，就需要意識到網絡安全的重要性，就目前大部門的文書檔案管理部門的發展狀況可知，文書檔案部門的網絡安全防護模式不夠完善，文書檔案部門的相關人員可以隨意的查看檔案信息，黑客攻擊、病毒入侵等安全隱患也使得機密信息的破壞現象不斷的出現[3]。因此建立網絡安全防護模式勢在必行。建立網絡安全防護的模式不僅能夠及時的檢測系統管理軟件中存在的安全隱患，實現軟件的自動升級，還能夠及時的了解檔案上傳和下載時的安全系數在不同的磁盤中加入整理完的電子文件并實現多重加密的方式，嚴格控制移動存儲的內容，將訪問權限控制在一定范圍。對于保存文件計算機，需要根據計算機的性能定期的更新服務器主機和優化數據庫的硬件，提高電子信息數據保存、傳輸的安全系數。管理人員還要嚴格把控電子文件和計算機設備的保管的網絡環境。確保計算機能夠正常的運行，電子文檔不被盜取和損壞。

3 結語

綜上可知，相較于傳統的文書檔案管理，電子化的檔案管理所具備的優勢是其無法比擬的。在計算機技術日漸成熟的時代，醫院管理者要順利時代發展的趨勢，結合醫院文書檔案管理工作的特點，將網絡電子設備和科學技術運用到文書檔案管理中，讓電子化建設全面的引領醫院辦公室文書檔案管理，為醫院的進一步發展提供重要的參考依據，提高自身的價值。

參考文獻

[1]劉少德.醫院文書檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019（06）：

57-58.

[2]陳羽.試論信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內外，2019（11）：37-38.

[3]王曉萍.醫院辦公室文書檔案電子化管理之我見[J].辦公室業務，2017（04）：179-180.