企業檔案信息化建設與檔案管理的思考

馮文嬌

摘 要：在企業信息系統中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進行科學管理具有舉足輕重的意義。由于當前檔案管理領域中存在管理水平落后、信息化建設缺乏長遠規劃、安全性不達標、人員素質不足以及信息化專業水平低等問題，企業的發展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設質量。

關鍵詞：企業檔案;信息化;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.101

1 企業檔案管理的重要性

企業在各種復雜業務的經營過程中產生了越來越豐富的數據信息，這就要求企業針對檔案管理工作采取進一步的規范化措施，從而確保檔案管理的質量和效率。事實上，企業的檔案管理職責范圍包括對公司檔案資料進行全面記錄與整合，從而幫助管理層及決策人員從豐富的檔案管理數據中把握公司日常運營的實際情況與基本特征，決策人員需要對企業運營過程中的風險有深入、清晰地認識，做出更有利于規避風險、創造可觀收益的決策。此外，企業形成完善的檔案管理數據還能形成強大的技術支持作用，幫助企業管理層對市場發展狀況及企業自身的業務運營形成客觀判斷，為企業創造更大的獲益空間。總之，建設全面的檔案數據庫，可以為企業開展業務運營提供基本的數據支持，從而維護企業的正當核心利益，檔案管理對于企業的發展具有不可否認的重要價值。

2 檔案管理信息化建設的總目標

由于檔案信息化建設在現代企業的生存與發展中具有重要價值，因此必須對其建設目標有清晰地設定，確保形成具體可行的戰略目標。對應到現代化企業上，開展檔案管理信息化建設工作，必然會將提升檔案管理質量、促進企業良性發展作為基本目標。而處于市場經濟體系內不同單位與發展水平的企業會因為各自的起步、發展、定位、信息化程度等客觀條件的不同，就檔案管理信息化建設問題提出差異化策略，并且結合發展需要確定科學的信息化建設重點。利用網絡平臺，檔案管理人員將新發生的事件信息實時記錄下來，企事業單位內部人員也可以在手機等移動終端上進入檔案，及時接收、并且結合個人需要隨時搜尋其他相關信息，極為便捷迅速。

3 企業檔案管理信息化存在的問題

3.1 管理水平落后

企業內部用于檔案管理的專業網絡系統、信息平臺建設不夠完善，尚未引進足夠先進的文件管理軟件，這使得信息管理的方法相對滯后，員工對信息的搜索與提取更多地依靠手工模式，這就造成了嚴重的人力、物力浪費。此外，在對檔案進行歸檔處理時，缺乏專業的檔案分類步驟，因此許多存儲在數據庫中的檔案并沒有設置準確的目錄號、其標題規范性、案卷完備性都得不到足夠的保證，使得各類檔案亂為一團，最終造成檔案丟失等嚴重后果。

3.2 信息化建設缺乏長遠規劃

結合檔案管理信息化建設的實際看，其具有極為明顯的綜合性特征，內容輻射到不同學科、不同領域的專業知識。企業如果沒有在發展過程中重視檔案管理工作，就會使得檔案系統存在巨大的缺陷，也會導致當前急需開展的檔案管理信息化建設工作面臨巨大的漏洞修補困難，甚至無法再對現存檔案資料進行補充完善。

3.3 安全性的缺乏

企業信息系統的安全對企業的整體發展有著重要意義，一旦發生企業數據、檔案信息外泄的問題，都會給企業帶來難以承受的經濟損失。企業檔案管理的安全性首先表現在網上電子文件、有關文檔的安全使用上，如果檔案管理人員在信息查詢、提取與使用過程中操作不當，會影響檔案的完善性與準確性;或者檔案管理人員對信息系統的維護不到位，也很可能導致文件遺失。

3.4 檔案管理人員素質不高，信息化專業水平低

由于企業對檔案管理工作的開展未能保持足夠的重視，導致專業員工的配置不到位，許多檔案管理人員沒有足夠專業的素質和基本的崗位資質。但在市場競爭不斷加劇的今天，人才質量反而是企業決勝的重要條件，企業對檔案管理人員的質量把關不嚴格、對培訓活動安排不力，都會使得企業面臨嚴重的人力資源瓶頸，這對實現檔案管理的信息化建設無疑是巨大的障礙。

4 檔案管理信息化建設的創新思路

4.1 重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查

企業單位在長期的信息化建設過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關注，并且通過完善相關機制體系來推動信息化成為現實。因此，企業要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補漏，刪除內部無價值的內容，借助信息平臺及電子技術等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內容及價值進行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠實用。從總體上看，這能夠幫助企業單位有效節約資金、人力成本，提升檔案管理的準確性及經濟性。

4.2 規范檔案分類，提高檔案使用效率

由于當前許多企業在檔案管理過程中造成了檔案分類歸檔不專業、管理流程不夠規范等問題，為實現管理的信息化和智能化，必須首先對案卷分類進行修正。工作人員要首先明確不同檔案間的差別，對其進行必要的聯系整合，形成科學的檔案系統。只有在做好檔案分類工作基礎上，才能進一步提升檔案的使用價值，幫助企業在人事資源調配、內部綜合管理方面做出成績。

4.3 提高檔案管理人員信息化專業素質和水平

在檔案管理的信息化建設過程中，計算機是當之無愧的核心工具，但計算機作用的發揮卻完全離不開人為的操作和控制，這就要求提升檔案管理人員對信息技術的操作技能。企業應針對檔案管理的信息化建設組織系統化的培訓工作，幫助員工接觸專業的理論知識，使其接觸行業前沿的技術手段，使得信息化建設的步伐得到加快。

4.4 推進檔案信息安全保障建設

互聯網的推廣運用改變了群眾的生活方式，為企業工作提供了巨大的便利，但網絡系統內也存在巨大的安全隱患。企業的檔案管理不善將可能導致內部信息的泄漏，進而影響企業的經濟收益。為此，需要對信息系統運行狀況進行全面監控，保障檔案信息安全。

總之，對企業檔案管理信息化建設問題的探討意義重大。相關人員要意識到該項事業建設的重要實用價值及其可能面臨的挑戰，并在此基礎上提出檔案管理信息化建設的創新思路，重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查，規范檔案分類，提高檔案使用效率，提高檔案管理人員的信息化專業素質和水平，推進檔案信息安全保障建設。

參考文獻

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