商業(yè)銀行檔案管理分析

摘 要：在現(xiàn)代金融業(yè)中，銀行是運轉(zhuǎn)國民經(jīng)濟的樞紐，同時也是金融業(yè)的核心部分，其檔案管理工作的質(zhì)量與效率，對公共利益具有重要影響。本文分析了商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀，并且提出了優(yōu)化的措施，為檔案工作人員提供借鑒參考，使其堅持以人為本的理念，在控制經(jīng)濟成本的基礎(chǔ)上增加產(chǎn)出，確保社會穩(wěn)定和國家金融安全，促進商業(yè)銀行的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：商業(yè)銀行;檔案管理;協(xié)作交流;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.093

改革開放以來，經(jīng)濟快速發(fā)展，對金融教育與金融產(chǎn)品的安全性提出了更高要求，商業(yè)銀行檔案管理的重要性不言而喻。在新時期背景下，銀行的檔案管理存在不足之處，日益突出了管理流程與管理模式等方面的問題，嚴重影響了檔案管理質(zhì)量，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因此，提高商業(yè)銀行檔案管理水平勢在必行。

1 商業(yè)銀行檔案管理現(xiàn)狀

在市場經(jīng)濟條件下，經(jīng)濟效益成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的主要目標之一，目前，部分銀行已經(jīng)成功上市，在一定程度上，改變了經(jīng)濟活動和經(jīng)濟形態(tài)，對檔案管理提出了新的要求。由于金融環(huán)境和國際經(jīng)濟的影響，迎來了金融創(chuàng)新的高潮，導致銀行出現(xiàn)了眾多新興產(chǎn)業(yè)例如，中間業(yè)務(wù)、投資業(yè)務(wù)、基金理財業(yè)務(wù)、黃金業(yè)務(wù)等，擴大了業(yè)務(wù)范圍，雖然業(yè)務(wù)擴展為銀行的發(fā)展提供了保障，但是產(chǎn)生的各種銀行業(yè)務(wù)材料，增加了檔案管理的難度，使其向復雜化與多元化發(fā)展，甚至在部分銀行中，檔案數(shù)量的增加已經(jīng)超過了檔案庫房擴大面積，堆積了大量的內(nèi)部管理檔案[1]。

近年來，銀行業(yè)務(wù)快速發(fā)展，加快了檔案信息化的進程，然而，銀行的檔案管理模式始終處于被動局面，檔案的收集、處理、儲存等工作，存在一定的脫節(jié)性與滯后性，影響了檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，拖慢了智能化與數(shù)字化的腳步。此外，大量的檔案資料整理增加了工作人員的負擔，使其難以有精力去開發(fā)利用信息資源，以及投身于檔案信息化發(fā)展中，以至于檔案管理尚未踏入正軌。

2 提高商業(yè)銀行檔案管理的具體措施

2.1 增強員工的檔案管理意識

銀行需要增強員工的檔案管理意識，主要從以下幾點入手：第一，需要對各類檔案的使用效果進行收集，向員工積極宣傳優(yōu)質(zhì)服務(wù)的典型事例，使其充分了解檔案的收集范圍、作用、內(nèi)容等，做好檔案管理工作，將維護銀行的根本權(quán)益作為工作理念。第二，檔案室需要收集具有價值的照片，可以記錄本行歷史、各項業(yè)務(wù)發(fā)展、主要職能活動等，將其分為音像檔案和實物檔案，增強凝聚力與向心力。第三，在開展檔案管理時，需要貼近本行業(yè)務(wù)，提高信息服務(wù)質(zhì)量，主要將服務(wù)功能分為兩方面：一方面，需要優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富服務(wù)內(nèi)容，積極開發(fā)信息資源，另一方面，需要不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，充分發(fā)揮檢索方便、品種齊全、分類科學的優(yōu)勢，為員工提供高效和準確的信息資料。

2.2 將檔案管理與經(jīng)營業(yè)績相結(jié)合

銀行不但需要重視經(jīng)營管理，而且還需要注重檔案管理工作，最大化發(fā)揮其價值的間接性，提高管理水平。首先，需要根據(jù)現(xiàn)代商業(yè)銀行的發(fā)展需求，建立完善的檔案管理體制，做到“兩手抓”，促進商業(yè)銀行的發(fā)展。其次，需要從實際角度出發(fā)，建立檔案工作機構(gòu)，確保因“行”制宜。最后，需要將檔案管理與基本業(yè)務(wù)放在同等水平，完成相應(yīng)的計劃、落實、總結(jié)等，在績效考核中，將檔案工作情況作為評價標準之一，促進業(yè)務(wù)工作與檔案工作共同發(fā)展。

2.3 加強協(xié)作交流

首先，檔案工作具有一定的繁瑣性，在選拔檔案管理人才時，對其業(yè)務(wù)水平具有較高的要求，不但需要熱愛檔案管理工作，而且還需要熟練掌握銀行財會業(yè)務(wù)，才能擔當檔案管理員的職位，銀行可以對在職員工進行培訓，例如，開展檔案工作檢查評比，或者組織員工外出參觀學習，提高其整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，為檔案管理提供保障。其次，銀行需要轉(zhuǎn)變檔案文獻的方式，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的腳步，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于管理員快速找到檔案信息資源，提高技能水平與服務(wù)能力。最后，在銀行內(nèi)部，需要建立檔案協(xié)作小組，加強相互之間的交流，探討檔案管理的工作模式與發(fā)展方向[2]。

2.4 推進檔案信息化建設(shè)

銀行需要編制多種信息檢索工具，建立計算機檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示檔案信息，確保及時、準確、快捷的檔案管理進行開發(fā)利用，提高服務(wù)質(zhì)量與工作效率。檔案管理信息化的基礎(chǔ)是數(shù)字化，從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，完成信息開發(fā)與檔案編研工作，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的檔案共享，提高綜合利用效能，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的價值。此外，需要注重檔案的制度化管理，嚴格檢查檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，及時補充或糾正不符合標準的檔案，建立完善的檔案管理標準制度，做到交接有手續(xù)、歸還有記錄、借閱有審批、鑒定銷毀有依據(jù)，確保檔案統(tǒng)計的完整性。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理是銀行經(jīng)營的重要組成部分之一，記錄了銀行的發(fā)展歷史，為其改革與發(fā)展做出不朽的貢獻。銀行需要創(chuàng)新與改革銀行檔案管理體制，改變傳統(tǒng)的文書檔案、被動借閱、手工管理，使其向業(yè)務(wù)檔案、主動提供服務(wù)、現(xiàn)代化管理等方向發(fā)展，規(guī)范化檔案管理的工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻

[1]路莎.基于監(jiān)管指標下的商業(yè)銀行風險管理分析[J].經(jīng)濟師，2019，000（004）：144-145，147.

[2]趙紅.商業(yè)銀行檔案管理思考[J].財訊，2018，000（024）：191-191.

作者簡介

陳星（1970-），女，漢族，江蘇鹽城人，檔案館員，本科，研究方向：從事金融工作。