探析電子會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對(duì)策

?韓萍

摘 要：電子會(huì)計(jì)檔案是通過數(shù)字設(shè)備和環(huán)境形成，并使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行閱讀、處理、傳輸和存儲(chǔ)于磁帶、磁盤及光盤等設(shè)備的，有保存和利用價(jià)值的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、讀取平臺(tái)等會(huì)計(jì)材料。我國新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的法律地位及管理有了明確的要求及規(guī)定。本文將針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的特征及存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，以及提出相對(duì)應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子會(huì)計(jì)檔案;檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.115

電子會(huì)計(jì)檔案主要包括電子賬單、電子賬簿、電子憑證、會(huì)計(jì)軟件和操作程序，以及銀行對(duì)賬單和其他電子會(huì)計(jì)材料。電子會(huì)計(jì)檔案是歷史數(shù)據(jù)，是反映和記錄企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案的法律地位和管理，這在新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中得到了證實(shí)，并提出了明確的要求，指出了實(shí)際工作的方向。考慮到電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，本文積極討論如何管理電子會(huì)計(jì)檔案，以利于國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，是也目前檔案行業(yè)的急需討論的話題。

1 電子會(huì)計(jì)檔案的管理特征

1）管理對(duì)象載體的不耐久性。電子會(huì)計(jì)檔案的載體主要是磁光介質(zhì)。磁盤載體本身不是耐用的材料，不能永久存儲(chǔ)。在儲(chǔ)存和使用過程中，外部因素（如外部磁場、強(qiáng)摩擦沖擊、不適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取⒐廨椛洌┑挠绊憰?huì)導(dǎo)致載體材料的內(nèi)部結(jié)構(gòu)（如剩磁丟失、磁層霉變、底基老化）的變化，導(dǎo)致磁性材料的耐久性降低。目前，磁體的保質(zhì)期是5到10年。光盤載體的壽命主要取決于存儲(chǔ)在光盤上的信息的穩(wěn)定性和光盤的耐久性。由于環(huán)境條件，如空氣污染、不適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取⒆x取設(shè)備和不適當(dāng)?shù)氖褂茫獗P記錄層的材料會(huì)氧化，造成機(jī)械損壞等。磁盤盤基在存儲(chǔ)和使用過程中會(huì)退化和變形，導(dǎo)致磁盤信息將無法播放。目前，光盤載體檔案的保質(zhì)期通常為10-20年。

2）電子會(huì)計(jì)檔案信息是數(shù)字化的，安全性要求高。電子會(huì)計(jì)檔案是由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)字信息的處理、存儲(chǔ)和使用在很大程度上取決于軟件和硬件的系統(tǒng)環(huán)境，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)很容易被破壞且修復(fù)比較困難。根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字管理特性，不同的財(cái)務(wù)軟件和不同的電子會(huì)計(jì)檔案分析電子會(huì)計(jì)檔案管理問題，并采取有效的管理措施確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和憑證的作用。

3）高效的共享性。電子會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)字化，其傳輸速度快，存檔過程便捷高效。通過對(duì)組織流程、業(yè)務(wù)活動(dòng)、歸檔格式、管理流程、存儲(chǔ)計(jì)劃等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的集中管理及共享，不受時(shí)間和空間的限制，方便快捷地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的訪問和使用;也可以促進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)及挖掘，相關(guān)人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行分析，建立決策數(shù)據(jù)模型和決策計(jì)劃，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要作用。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1）電子會(huì)計(jì)檔案收集不完整。電子會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在光磁介質(zhì)上的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)軟件和開發(fā)文件，以及其他機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案。許多部門一般都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但尚未掌握電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，只注意電子會(huì)計(jì)系統(tǒng)形成的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的打印和保存，卻對(duì)電子會(huì)計(jì)文檔的關(guān)鍵性文件沒有及時(shí)的歸檔并保存，導(dǎo)致一些檔案信息收集保存不完整，企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的完整性不能保證。

2）電子會(huì)計(jì)檔案管理安全隱患多。電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)和使用離不開網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)和信息系統(tǒng)，但是這些設(shè)備也有特定的安全風(fēng)險(xiǎn)。電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)如果收到了保存環(huán)境（受潮、高溫、消磁、灰塵）的影響，就會(huì)影響會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠性。如果網(wǎng)絡(luò)安全防范措施不到位，會(huì)計(jì)信息也會(huì)很容易到改動(dòng)和泄露。當(dāng)前很多企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理意識(shí)都不強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)安全管理的技術(shù)水平也低，大多電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密性系統(tǒng)都未建立好。

3）電子會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)低，缺乏指導(dǎo)與培訓(xùn)。要做好電子會(huì)計(jì)檔案管理的先決條件：檔案管理人員必須具備管理檔案的專業(yè)知識(shí)和技能，另一方面，他們還必須有軟件和硬件維護(hù)的技能，來支持財(cái)務(wù)和審計(jì)管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理和電算化會(huì)計(jì)工作。傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)對(duì)管理員的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)級(jí)別要求不高，因此管理員的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用程序維護(hù)功能不強(qiáng)，電子會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)難以滿足要求。目前，電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)和管理方面的專業(yè)人士很少，而且缺少合格的管理人員。因此，很難保證電子檔案的完整性和完整性。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作意識(shí)性不強(qiáng)，沒有定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，隨著時(shí)代的變化，電子會(huì)計(jì)檔案管理人員不能滿足時(shí)代的變化要求。

3 加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

1）強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案的前端控制和全程管理，確保收集齊全。電子會(huì)計(jì)檔案主要包括主計(jì)算機(jī)硬盤上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以及獨(dú)立存儲(chǔ)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)程序和其他電子記錄檔案。為了確保電子檔案的完整和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)電子檔案的外部控制。電子賬戶的來源和軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)階段必須包含在電子檔案管理的目標(biāo)和要求中。明確收集和記錄有關(guān)電子會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任范圍，并在整個(gè)過程中記錄電子會(huì)計(jì)檔案的形成、存儲(chǔ)和使用，以便在整個(gè)生命周期中嚴(yán)格控制電子會(huì)計(jì)檔案。

2）加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立安全機(jī)制。首先需要充分認(rèn)識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整性是質(zhì)量的安全標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案管理的安全意識(shí)，始終把安全放在第一位。根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案管理的適當(dāng)特征，提高工作人員的安全意識(shí)，定期組織培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的檔案管理技能，全面提高工作人員的信息安全能力。第二，必須定期評(píng)估電子會(huì)計(jì)檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。電子記錄檔案的創(chuàng)建、傳播和保存是有風(fēng)險(xiǎn)的，因此，從保護(hù)和電子記錄檔案的成本和價(jià)值來看，必須明確安全防護(hù)對(duì)象，利用安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估研究電子記錄檔案中的潛在問題，并確定保護(hù)、預(yù)防和監(jiān)測風(fēng)險(xiǎn)所需的安全水平。最后，需要建立相關(guān)的電子會(huì)計(jì)檔案安全保障機(jī)制。在載體安全方面：選擇具有優(yōu)良品質(zhì)和高可靠性的載波，嚴(yán)格控制載波存儲(chǔ)的環(huán)境條件，異地備份;對(duì)于硬件實(shí)體的方面：多機(jī)備份，磁盤鏡像，雙路專線供電，控制機(jī)房溫濕度等;針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全方面：加強(qiáng)訪問控制，包括使用反病毒軟件防止病毒，使用外部備份策略來管理數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，建立完善和強(qiáng)大的安全管理系統(tǒng)。

3）加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，使得會(huì)計(jì)檔案人員跟上管理要求。首先，所有部門都必須加強(qiáng)內(nèi)部教育和培訓(xùn)。通過講座、在線學(xué)習(xí)等方式，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)、會(huì)計(jì)軟件操作、信息安全技術(shù)和其他文件管理人員的知識(shí)和技能，將這一技能培訓(xùn)作為部門的一項(xiàng)基本任務(wù)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和提升。通過這種方式，可以從根本上實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。其次，配備專業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理人員，不僅需要掌握基本理論、基本方法和處理檔案、會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，還需要注意根據(jù)電子會(huì)計(jì)檔案的特征采取措施和管理信息安全技術(shù)，特別是根據(jù)不同條件下的存儲(chǔ)介質(zhì)，定期檢查、分析會(huì)計(jì)電算化文件的存儲(chǔ)狀態(tài)，定期對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移、備份等工作。最后，建立適當(dāng)?shù)膭?dòng)力管理機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格和定期的審查，明確晉升的條件，確保電子會(huì)計(jì)文件管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)大型企業(yè)的發(fā)展和會(huì)計(jì)檔案的管理提出了更高的要求。為了更好地提高財(cái)務(wù)管理效率的大型企業(yè)，有必要充分認(rèn)識(shí)當(dāng)今時(shí)代的特點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，并實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案管理模式，以更好地促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

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作者簡介

韓萍（1976-），女，漢族，遼寧沈陽人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。